10.15 Amcangyfrif a rhagolygon

Trosolwg a chymhelliant

Gofynnir yr un cwestiwn i bob tîm meddalwedd: pryd fydd hyn wedi’i orffen? Y tu ôl i’r cwestiwn hwnnw mae amcangyfrif ymdrech datblygu meddalwedd, sef y practis o ragfynegi faint o waith fydd angen rhywbeth cyn i chi ei wneud. Dyma un o’r pethau anoddaf a wnawn, ac un o’r rhwyddaf i’w wneud yn wael. Y drafferth yw mai gwaith darganfod yw meddalwedd. Rydych yn adeiladu rhywbeth nad yw erioed wedi bodoli, ac ni fydd llawer o’r hyn a ddysgwch am y broblem yn dod yn weladwy nes i chi ddechrau adeiladu. Mae rhagfynegi ymdrech dysgu yn wirioneddol wahanol i ragfynegi ymdrech ailadrodd tasg gyfarwydd.

Pam trin hyn fel disgyblaeth ynddi’i hun yn hytrach na chornel o reolaeth prosiect (pennod 10.6)? Am fod y methiannau mor gyson a chostus. Mae timau’n rheolaidd yn ymrwymo i ddyddiadau unigol nad oes ganddynt unrhyw dystiolaeth drostynt, ac yna’n amddiffyn y dyddiadau hynny ymhell wedi i’r realiti eu gwrthddweud. Mae arweinwyr yn drysu rhwng amcangyfrif ac addewid. Mae contractau’n rhewi rhif a gynhyrchwyd mewn prynhawn ac yn dal pobl ato am flwyddyn. Y canlyniad yw traddodi hwyr, ymddiriedaeth wedi erydu, a diwylliant lle nad oes neb yn dweud yr hyn y maent yn ei gredu mewn gwirionedd. Mae gwneud hyn yn iawn yn ymwneud llai â mathemateg well a mwy â gonestrwydd: gwahanu’r hyn a wyddoch oddi wrth yr hyn a obeithiwch, a chyfleu ansicrwydd fel ansicrwydd.

Mae’r peryglon yn codi’n sylweddol mewn lleoliadau menter a llywodraeth. Mae mentrau’n ariannu portffolios o fentrau cydgysylltiedig yn erbyn cyllidebau blynyddol ac yn disgwyl rhifau cadarn i ddyrannu cyfalaf (pennod 10.1). Mae llywodraethau’n gwneud ymrwymiadau cyhoeddus o dan reolau dyraniadau cyllid, yn llofnodi contractau pris sefydlog, ac yn ateb i ddeddfwyr pan fydd dyddiad yn llithro. Yn y ddau fyd mae’r pwysau i gynhyrchu un rhif hyderus yn aruthrol, ac nid yw’r ansicrwydd dwfn sy’n gwneud y rhif hwnnw’n annibynadwy yn diflannu am fod rhywun pwysig eisiau sicrwydd. Mae’r bennod hon yn dadlau dros osgo gwahanol: amcangyfrif pan fydd yn eich helpu i benderfynu, rhagolwg gyda thystiolaeth yn hytrach nag optimistiaeth, a dweud y gwir am yr ystod.

Egwyddorion allweddol

Rhagfynegiad yw amcangyfrif, nid addewid. Cadwch ef ar wahân i dargedau ac ymrwymiadau.
Mae ansicrwydd yn real, felly mynegwch ef. Mae ystod gyda thebygolrwydd yn well nag un dyddiad ffug.
Mae’r gorffennol yn rhagfynegi’r dyfodol yn well nag optimistiaeth. Ffafriwch hanes mesuredig dros ddyfaliadau newydd.
Dadelfennwch i ddeall, rhagolygwch i ymrwymo. Mae sleisys bach yn lleihau risg a’r angen i amcangyfrif fel ei gilydd.
Cymerwch yr olwg allanol. Cymharwch â mentrau tebyg yn y gorffennol cyn ymddiried yn eich stori fewnol.
Ail-ragolygwch yn barhaus. Mae rhagfynegiad a wnaed unwaith ac na chafodd ei ddiweddaru byth yn addurniad yn unig.
Amcangyfrifwch dim ond pan fydd yr ateb yn newid penderfyniad. Fel arall, gwastraff yw.

Argymhellion

Gwahanwch yr amcangyfrif, y targed, a’r ymrwymiad

Y symudiad mwyaf defnyddiol yn y bennod gyfan hon, ac nid yw’n costio dim: cadwch dri syniad ar wahân. Mae amcangyfrif yn rhagfynegiad gonest gennych o ba mor hir y bydd rhywbeth yn ei gymryd, gydag ansicrwydd ynghlwm wrtho. Mae targed yn amcan busnes yr hoffech ei gyrraedd, megis lansiad sioe fasnach neu derfyn amser rheoleiddiol. Mae ymrwymiad yn addewid a wnewch i rywun arall eich bod yn bwriadu ei gadw. Mae’r rhain yn dri pheth gwahanol, a chwalu’r gwahaniaeth rhyngddynt yw sut mae prosiectau’n dechrau dweud celwydd wrthynt eu hunain. Pan fydd arweinydd yn clywed “tua thri i bum mis” ac yn ysgrifennu “tri mis,” a’r tîm gwerthu’n addo cwsmer “deuddeg wythnos,” mae amcangyfrif wedi troi’n dawel yn ymrwymiad heb i neb benderfynu derbyn y risg.

Dywedwch pa un ohonynt yr ydych yn ei roi, bob tro. Os gofynnir i chi am ddyddiad, atebwch gydag amcangyfrif wedi’i fynegi fel ystod, yna gadewch i’r busnes osod targed yn ei erbyn a phenderfynu, yn fwriadol, beth i ymrwymo iddo. Dylai ymrwymiad fod yn ddewis a wneir gyda llygaid agored, gan bwyso ansicrwydd yr amcangyfrif yn erbyn cost methu. Mae’r ddisgyblaeth hon yn cysylltu’n uniongyrchol â sut mae eich sefydliad yn gwneud ac yn cofnodi penderfyniadau (pennod 1.5): mae ymrwymiad yn benderfyniad, ac mae’n haeddu trylwyredd penderfyniad yn hytrach na nòd yn y coridor.

Deallwch pam mae amcangyfrifon yn anghywir, a pha gyfeiriad

Nid yw amcangyfrifon meddalwedd yn anghywir ar hap. Maent yn anghywir mewn ffyrdd rhagweladwy, systematig, a gall gwybod y patrwm eich galluogi i gywiro amdano. Yn gynnar mewn unrhyw fenter rydych yn eistedd o fewn y côn ansicrwydd: ar y dechrau gall eich amcangyfrif fod allan o’i le hyd at ffactor o bedwar i unrhyw gyfeiriad, ac ni fydd yr ystod yn culhau ond wrth i chi adeiladu a dysgu. Mae ymrwymo i rif manwl gywir wrth geg lydan y côn yn ymrwymo i ffigwr na allwch eto ei gefnogi.

Ar ben yr ansicrwydd strwythurol hwnnw mae rhagfarn ddynol. Mae’r camsyniad cynllunio yn dueddiad dibynadwy gennym i danamcangyfrif amser, cost, a risg ein cynlluniau ein hunain wrth ddychmygu’r achos gorau. Rydym yn darlunio’r llwybr hapus, yn anghofio’r ymyriadau a synau annisgwyl integreiddio a’r dyddiau salwch, ac yn cynhyrchu rhif sy’n tybio na aiff dim o’i le. Ychwanegu padin yw’r ymateb amddiffynnol arferol, ond mae padin a ychwanegir yn ôl teimlad yn ddim ond ail ddyfaliad wedi’i bentyrru ar y cyntaf, ac fe’i negodir i ffwrdd yr eiliad y tynhau amserlenni. Nid ewyllys mwy yw’r feddyginiaeth; dull yw. Seiliwch ragfynegiadau ar yr hyn a gymerodd gwaith tebyg mewn gwirionedd, nid ar sut mae’r gwaith hwn yn teimlo o’r tu mewn.

Defnyddiwch ddadelfennu a barn arbenigol, a gwybyddwch eu terfynau

Mae’r technegau gweithdy’n werth eu gwybod a’u ffinio. Mae dadelfennu yn torri traddodyn mawr yn ddarnau llai y gallwch resymu drostynt, yna’n rholio’r darnau i fyny. Mae’n helpu am fod pobl yn amcangyfrif pethau bach, cyfarwydd yn llawer gwell na phethau mawr, amwys, ac am fod crynhoi llawer o eitemau annibynnol yn caniatáu i rai gorbrisiadau ganslo rhai tanbrisiadau. Ei derfyn yw bod dadelfennu’n colli’r gwaith rhwng y blychau: integreiddio, cydgysylltu, a’r tasgau na feddyliwyd amdanynt i’w rhestru. Mae barn arbenigol ac amcangyfrif drwy gyfatebiaeth (“mae hwn fel y modiwl adrodd a adeiladwyd gennym y llynedd, a gymerodd ddau fis”) yn gyflym ac yn aml yn syndod o dda, ond maent yn etifeddu optimistiaeth a mannau dall yr amcangyfrifwr.

Ar gyfer unrhyw beth y mae’n rhaid i chi roi rhif arno, ffafriwch amcangyfrif tri phwynt, sy’n gofyn am ffigwr optimistaidd, mwyaf tebygol, a phesimistaidd ac yn eu cyfuno, yn aml fel cyfartaledd pwysol PERT (optimistaidd plws pedwar gwaith y mwyaf tebygol plws pesimistaidd, wedi’i rannu â chwech). Nid y fformiwla fanwl gywir sy’n werthfawr. Yr hyn sy’n werthfawr yw bod amcangyfrif tri phwynt yn eich gorfodi i ddatgan eich ansicrwydd yn uchel ac yn cynhyrchu ystod yn lle pwynt ffug. Mae dulliau meintioli cymharol megis pwyntiau stori a meintiau crys-T (bach, canolig, mawr, mawr iawn) yn osgoi’r fagl o ragfynegi oriau manwl gywir drwy gymharu eitemau â’i gilydd. Maent yn gweithio’n dda ar gyfer trefnu a chapasiti bras, ond trinwch nhw fel mewnbynnau i ragolwg, nid fel arian cyfred. Nid oriau yw pwyntiau, ac mae lluosi cyflymder â phwyntiau i gynhyrchu dyddiad yn ailgyflwyno pob problem yr oedd meintioli cymharol i fod i’w hosgoi.

Rhagolygwch yn debygolaethol o’ch data llif eich hun

Dyma’r newid sy’n newid popeth: peidiwch â gofyn i bobl ddyfalu pa mor hir y bydd gwaith yn ei gymryd, a dechreuwch fesur pa mor gyflym mae eich tîm mewn gwirionedd yn gorffen gwaith. Mae eich piblinell draddodi (pennod 11.2) eisoes yn cynhyrchu’r data sydd ei angen arnoch. Os dilynwch trwybwn, nifer yr eitemau y mae eich tîm yn eu cwblhau bob wythnos, gallwch ragolygu’r dyfodol o’r gorffennol yn hytrach nag o obaith. Bydd tîm sydd wedi cau chwech i unarddeg eitem yr wythnos am y tri mis diwethaf, gyda thebygolrwydd uchel, yn cymryd tua phedair i saith wythnos i orffen deugain eitem sy’n weddill. Mae’r rhagolwg hwnnw’n gorffwys ar dystiolaeth, ac mae’n diweddaru ei hun bob wythnos wrth i ddata newydd gyrraedd.

Mae’r fersiwn drylwyr yn rhedeg efelychiad dull Monte Carlo: samplu o’ch trwybwn wythnosol hanesyddol filoedd o weithiau i adeiladu dosbarthiad o ddyddiadau gorffen posibl, yna darllen yr ateb fel tebygolrwydd. Mae “rydym 85% yn debygol o orffen erbyn 14 Mawrth, a 50% yn debygol erbyn 28 Chwefror” yn ddatganiad llawer mwy defnyddiol a gonest na “bydd wedi’i orffen erbyn 1 Mawrth.” Mae’r dull hwn yn cysylltu’n uniongyrchol â theori ciwio (pennod 11.3): mae amser arwain yn hafal i waith ar y gweill wedi’i rannu â thrwybwn, felly mae’r un metrigau llif sy’n llywodraethu sut mae gwaith yn symud hefyd yn llywodraethu pryd y bydd yn cyrraedd. Mae angen hanes a phroses gymharol sefydlog ar ragolygu tebygolaethol, a dyna’n union pam mae’n gwobrwyo timau sy’n cadw gwaith yn fach a llif yn gyson. Mae hefyd yn distewi’n dawel y rhan fwyaf o seremoni amcangyfrif, am nad oes angen i chi bellach feintioli pob eitem i wybod pryd y bydd y swp yn glanio.

Cymerwch yr olwg allanol ar gyfer rhaglenni mawr

Ar gyfer rhaglenni mawr, hir, drud, gall amcangyfrifon unigol a hyd yn oed ragolygon llif eich camarwain, am nad oes gan raglen newydd hanes trwybwn eto ac mai yn union yn ei stori fewnol y mae’r camsyniad cynllunio’n brathu galetaf. Y gwrthwenwyn yw rhagolygu dosbarth cyfeirio: dewch o hyd i ddosbarth cyfeirio o fentrau cyflawn tebyg, edrychwch pa mor hir a faint a gymerwyd mewn gwirionedd, a gosodwch eich rhaglen yn y dosbarthiad hwnnw cyn ymddiried yn eich cynllun eich hun o’r gwaelod i fyny. Os yw amnewidiadau platfform cymaradwy yn eich cwmni wedi mynd dros eu hamcangyfrifon cychwynnol o 60% ar gyfartaledd, mae’r rhif hwnnw’n dystiolaeth well am eich un chi na’r cynllun taclus y mae eich tîm newydd ei gasglu. Mae’r olwg allanol yn teimlo’n ddigalonnol, a dyna’n union ei gwerth: mae’n gwrthweithio’r optimistiaeth y mae pob cynllun newydd yn ei chario. Defnyddiwch hi ar gyfer ariannu portffolio a chyllidebu megaraglenni (pennod 10.1), lle mae cost gorwariant systematig yn cael ei mesur mewn miliynau ac mewn hygrededd.

Amcangyfrifwch lai drwy sleisio’n llai, a threfnwch yn ôl cost oedi

Weithiau’r swm cywir o amcangyfrif yw bron dim. Mae dadl #NoEstimates, yn ei chraidd rhesymol, yn nodi os byddwch yn sleisio gwaith yn ddarnau bach digon y bydd pob un yn cymryd diwrnod neu ddau, mae amcangyfrif unrhyw ddarn unigol yn peidio â bod o bwys. Rydych yn syml yn cyfrif trwybwn ac yn rhagolygu o’r cyfrif hwnnw. Pan fydd sleisys yn unffurf ac yn fach, gwastraff yw meintioli manwl: mae’n treulio ymdrech yn cynhyrchu manwl gywirdeb nad oes ei angen ar y rhagolwg. Nid dadl yn erbyn meddwl ymlaen llaw yw hon. Dadl yw dros wneud rhagfynegiadau unigol yn rhad drwy wneud darnau unigol yn fach.

Yr hyn sy’n dal angen penderfyniad yw trefn. Pan na allwch wneud popeth ar unwaith, trefnwch yn ôl cost oedi: y gwerth a gollwch am bob uned amser y mae darn penodol o waith yn hwyr. Mae gan nodwedd sy’n datgloi contract mawr y chwarter nesaf gost oedi uchel a dylai neidio o flaen “byddai’n neis” heb un, hyd yn oed os yw’r “byddai’n neis” yn haws. Mae pwyso cost oedi yn erbyn ymdrech (yr heuristig “y dasg fyrraf a bwysolir yn gyntaf” o feddwl main) yn dweud wrthych beth i’w wneud nesaf yn llawer mwy dibynadwy na ôl-gronfa wedi’i threfnu yn ôl teimlad perfedd. Sylwch fod hyn yn ailfframio’r sgwrs gyfan: yn lle “pryd fydd popeth wedi’i orffen,” sy’n gwahodd manwl gywirdeb ffug, gofynnwch “beth yw’r peth mwyaf gwerthfawr i’w orffen nesaf,” y gallwch mewn gwirionedd ei ateb.

Cyfaddawdau: manteision ac anfanteision

Dull	Manteision	Anfanteision
Amcangyfrif un dyddiad	Syml; yr hyn y mae rhanddeiliaid yn gofyn amdano	Anghywir yn fanwl gywir; yn cuddio risg; yn troi’n ymrwymiad ddamweiniol
Amcangyfrif tri phwynt / PERT	Yn gorfodi ansicrwydd i’r amlwg; rhad	Dyfaliad o hyd; mae’r fformiwla’n awgrymu trylwyredd ffug
Pwyntiau stori / meintiau crys-T	Cyflym; da ar gyfer trefnu a chapasiti bras	Nid oriau ydynt; mae mathemateg cyflymder yn llithro dyddiadau unigol yn ôl i mewn
Rhagolwg llif tebygolaethol	Yn seiliedig ar dystiolaeth; yn hunan-ddiweddaru; ystodau gonest	Angen hanes a llif sefydlog; yn edrych yn llai “sicr”
Rhagolygu dosbarth cyfeirio	Yn cywiro optimistiaeth ar raglenni mawr	Angen mentrau blaenorol cymaradwy; yn ddigalonnol i’w glywed
#NoEstimates (sleisys bach)	Yn dileu gwastraff; rhagolwg drwy gyfrif	Angen sleisio disgybledig; yn anesmwytho ariannwyr sydd eisiau rhif

Y tensiwn canolog yw y sicrwydd y mae pobl ei eisiau yn erbyn yr onestrwydd y mae’r gwaith yn ei fynnu. Mae ariannwyr, cyfarwyddwyr, contractau, a deddfwyr yn gofyn am un dyddiad cadarn am fod un dyddiad yn hawdd ei gyllido, ei addo, a’i amddiffyn. Anaml y mae meddalwedd yn cefnogi un. Datryswch y tensiwn nid drwy ffugio sicrwydd ac nid drwy wrthod ateb, ond drwy ateb yn arian cyfred tebygolrwydd: ystod gyda lefelau hyder, wedi’i ail-ragolygu wrth i dystiolaeth gyrraedd. Parwch hyn â sleisys bach fel bod traddodiadau cynnar, real yn disodli rhai pell, dychmygol fel y peth y mae pobl yn ymddiried ynddo. Mae cynyddran wedi’i harddangos yn werth mwy nag unrhyw amcangyfrif.

Cwestiynau i’w trafod gyda’ch tîm

Pan fydd rhywun yn gofyn i chi am ddyddiad, ai amcangyfrif, targed, neu ymrwymiad ydych chi’n ei roi, ac a yw pawb yn yr ystafell yn gwybod pa un? Dyma’r cwestiwn sy’n atal y niwed mwyaf am yr ymdrech leiaf. Yn y rhan fwyaf o sefydliadau mae’r tri hyn yn chwalu’n un rhif yr eiliad y mae’n gadael ceg y tîm, ac ni benderfynodd neb dderbyn y risg bod rhagfynegiad wedi troi’n addewid. Dewch ag enghraifft go iawn: cymerwch eich terfyn amser ymrwymedig diwethaf ac olrheiniwch yn ôl i’r sgwrs lle y’i llefarwyd gyntaf, a gofynnwch a fu erioed yn ddim byd amgen na dyfaliad gobeithiol mewn siwt. Dylai’r ateb newid eich iaith yn barhaol, fel bod amcangyfrifon yn mynd allan fel ystodau, targedau’n cael eu henwi fel dymuniadau busnes, ac ymrwymiadau’n cael eu gwneud yn fwriadol gyda’r ansicrwydd wedi’i bwyso a’i gofnodi fel penderfyniad (pennod 1.5). Os na all eich tîm nodi lle y derbyniwyd ymrwymiad yn ymwybodol, rydych yn gwneud addewidion yn ddamweiniol.
A allech chi ragolygu eich rhyddhad nesaf o drwybwn a fesurwyd yn hytrach nag o amcangyfrifon newydd, a beth sy’n eich atal? Mae gan y rhan fwyaf o dimau’r data eisoes i ateb “pryd fydd hyn wedi’i orffen” yn empirig, yn eistedd heb ei ddefnyddio yn y teclyn sy’n olrhain eu gwaith. Os gwyddoch faint o eitemau y mae eich tîm wedi’u cwblhau bob wythnos dros y chwarter diwethaf, gallwch efelychu dosbarthiad dyddiad-gorffen a dyfynnu tebygolrwydd yn hytrach na dymuniad. Dewch â’ch hanes trwybwn gwirioneddol a nifer eich eitemau sy’n weddill, a chymharwch y rhagolwg yn seiliedig ar lif â’r dyddiad bynnag a amcangyfrifwyd gan y tîm yn ôl teimlad; mae’r bwlch fel arfer yn addysgiadol. Os mai’r rhwystr yw bod eich eitemau’n amrywio’n wyllt o ran maint neu fod eich llif yn ansefydlog, dyna’r canfyddiad ei hun, gan fod llif ansefydlog yn broblem draddodi sy’n werth ei datrys beth bynnag (penodau 11.2, 11.3). Mae symud o amcangyfrif i fesuriad yn aml yn llai o newid offer ac yn fwy o benderfyniad i ymddiried yn eich hanes eich hun yn hytrach na’ch optimistiaeth.
Ar gyfer eich rhaglen bresennol fwyaf, a ydych wedi cymryd yr olwg allanol, neu ai dim ond adeiladu cynllun mewnol a wnaethoch? Rhaglenni mawr yw lle mae optimistiaeth yn cyfansoddi’n orwariannau costus, a lle mae cynllun hyderus o’r gwaelod i fyny fwyaf hudolus a lleiaf dibynadwy. Y ddisgyblaeth yw enwi dosbarth cyfeirio o fentrau cyflawn tebyg y tu mewn neu’r tu allan i’ch sefydliad, canfod beth a gostiodd mewn gwirionedd a pha mor hir y cymerodd mewn gwirionedd, a lleoli eich rhaglen yn onest yn y dosbarthiad hwnnw cyn amddiffyn eich rhifau eich hun. Dewch â’r data: sut mae mentrau cymaradwy yma wedi mynd dros eu hamcangyfrifon cyntaf, ac a yw eich cynllun presennol yn dawel yn tybio y byddwch yn curo pob un ohonynt? Os felly, rydych yn betio ar fod yn eithriadol, sef bet y mae’r cyfraddau sylfaenol yn ei cholli’n ddibynadwy. Bydd yr olwg allanol yn gwneud eich rhagolwg yn llai ffafriol ac yn llawer mwy amddiffynadwy i’r ariannwyr a’r archwilwyr a fydd yn cofio’r rhif a roesoch (pennod 10.1).
Pan fydd ariannwr, contract, neu ddeddfwr yn mynnu un dyddiad sefydlog, sut ydych chi’n ateb heb naill ai ddweud celwydd neu wrthod? Dyma lle mae’r pwysau’n ffyrnicaf a lle mae timau gonest amlaf yn ildio, gan fod “70% yn debygol erbyn Medi” yn swnio’n osgoi’r cwestiwn wrth ymyl “Medi” hyderus cystadleuydd. Ar gyfer sefydliad mawr mae’r peryglon yn lluosi: mae un dyddiad sefydlog yn ymledu i gyllidebau, rhaglenni dibynnol, ac addewidion cyhoeddus, felly mae rhif a ddewiswyd am gysur yn troi’n rwystr systemig yr eiliad y bydd yn llithro. Dewch â’r iaith rydych wir yn bwriadu ei defnyddio, enghraifft wedi’i gweithio o ystod gyda lefelau hyder, a chynyddran gynnar fach y gallwch ymrwymo iddi’n gadarn tra’n gadael cwmpas diweddarach fel ystod wedi’i hariannu. Mae’r ystyriaeth gystadleuol yn real, gan fod rhai terfynau amser (trosglwyddiad rheoleiddiol, lansiad sioe fasnach) yn wirioneddol sefydlog, a’r symudiad cywir yno yw sefydlogi’r dyddiad a hyblygu’r cwmpas yn hytrach na cymryd arnoch fod yr ymdrech yn sicr. Mewn lleoliadau menter a llywodraeth, cysylltwch hyn â sut y siapiwyd y contract: mae cytundeb modiwlaidd, wedi’i ariannu’n gynyddrannol yn caniatáu i chi ymrwymo’n onest i graidd gwerthfawr, tra bo contract sengl pris sefydlog, cwmpas sefydlog wedi’i angori i garreg filltir bell yn gorfodi’r union sicrwydd ffug sy’n cynhyrchu’r gorwariant a’r pennawd.
Sut mae eich tîm yn penderfynu beth i’w adeiladu nesaf, ac a fyddai trefnu’n benodol yn ôl cost oedi’n newid y drefn? Mae’r rhan fwyaf o ôl-gronfeydd wedi’u trefnu gan gymysgedd o deimlad perfedd, pwy bynnag a waeddodd uchaf, ac ymdrech fras, sy’n dawel yn optimeiddio ar gyfer buddugoliaethau hawdd yn hytrach na rhai gwerthfawr. Mae cost oedi, y gwerth a gollwch am bob uned amser y mae darn o waith yn hwyr, yn ailfframio’r cwestiwn o “pryd fydd popeth wedi’i orffen” i “beth yw’r peth mwyaf gwerthfawr i’w orffen nesaf,” y gallwch mewn gwirionedd ei ateb gyda thystiolaeth. Dewch â thri neu bedwar eitem ôl-gronfa go iawn gydag amcangyfrif gonest o’r gwerth y mae pob un yn ei ddatgloi a phryd mae’r gwerth hwnnw’n dod i ben, yna eu graddio yn ôl gwerth-a-gollwyd-fesul-wythnos yn erbyn ymdrech a chymharu’r drefn honno â’ch cynllun presennol; mae’r ad-drefnu fel arfer yn syndod ac yn anodd dadlau yn ei erbyn. Yr ystyriaeth gystadleuol yw bod cost oedi ei hun yn amcangyfrif ac y gellir ei gemio gan bwy bynnag sydd eisiau i’w heitem fod yn gyntaf, felly enwch pwy sy’n berchen ar y rhifau a sut y cânt eu herio. Ar gyfer portffolio menter neu raglen lywodraeth, dyma’r ddisgyblaeth sy’n eich galluogi i amddiffyn penderfyniadau trefnu i randdeiliaid sydd bob un yn credu y dylai eu menter hwy ddod yn gyntaf, am fod y drefn yn gorffwys ar werth datganedig yn hytrach na gwleidyddiaeth.
Pwy sy’n ail-ragolygu, pa mor aml, a phwy sy’n atebol am weithredu pan fydd y rhagolwg yn symud? Mae rhagfynegiad a wnaed unwaith ar gychwyn ac na chafodd ei ailedrych byth yn addurniad, ac mai’r llithriannau mwyaf costus yw’r rhai y byddai rhagolwg byw wedi’u dangos fisoedd cyn i’r terfyn amser eu gwneud yn anwadadwy. Ar gyfer tîm mawr, prin yw’r methiant o ran diffyg data ac fel arfer diffyg trefn safonol a pherchennog wedi’i enwi: mae trwybwn yn drifftio, mae dosbarthiad y dyddiad-gorffen yn symud i’r dde, ac nid oes neb y mae’n waith iddynt sylwi yn edrych. Dewch â’ch rhythm ail-ragolygu gwirioneddol (neu gyfaddefwch nad oes un), yr amser diwethaf i ragolwg newid penderfyniad, a’r drifft rydych wedi’i weld ers gosod yr ymrwymiad presennol. Yr ystyriaeth gystadleuol yw blinder rhagolygu, gan fod ail-ragolygu’n rhy swnllyd yn gwahodd cynnwrf ac yn erydu ymddiriedaeth, felly cytunwch ar gyfnod synhwyrol a throthwy sy’n sbarduno uwch-gyfeirio yn hytrach nag ymateb i bob simsanu. Mewn cyd-destunau menter a llywodraeth, cysylltwch hyn â goruchwyliaeth: briffiwch gyrff llywodraethu â’r ystod tebygolrwydd diweddaraf ar amserlen sefydlog, fel bod llithriad yn ymddangos fel ail-ragolwg wedi’i reoli y gall arweinwyr weithredu arno yn hytrach na syrpréis a ddatgelir yn y garreg filltir.

Lens sector

Cwmni newydd. Osgowch y seremoni amcangyfrif bron yn gyfan gwbl. Sleisiwch waith yn ddarnau diwrnod-i-ddau, cyfrwch beth rydych yn ei orffen bob wythnos, a dyfynnwch sefydlwyr a buddsoddwyr ag ystod sy’n culhau yn hytrach nag un dyddiad arwrol. Mae eich hanes yn fyr a’ch proses yn anwadal, felly pwyswch ar y côn ansicrwydd fel esboniad gonest yn hytrach nag esgus, ac ail-ragolygwch bob dydd Gwener wrth i’r darlun finiogi.

Busnes bach. Nid oes gennych arbenigwr amcangyfrif nac awydd am gyfarfodydd meintioli, felly gadewch i’r offer rydych eisoes yn eu rhedeg wneud y gwaith: mae’r rhan fwyaf o olrheinwyr tasgau’n datgelu trwybwn am ddim, ac mae rhagolwg ysgafn o hwnnw’n well na therfyn amser a ddyfalwyd. Gwrthsefwch yr ysfa i brynu meddalwedd cynllunio trwm na allwch ei staffio; mae cyfrif wythnosol syml o eitemau cyflawn ac ystod plaen yn ateb “pryd fydd hyn wedi’i orffen” yn ddigon da ar gyfer yr ymrwymiadau rydych chi mewn gwirionedd yn eu gwneud i gwsmeriaid.

Menter. Y broblem yw cysondeb ar draws llawer o dimau sy’n ariannu portffolio yn erbyn cylchred cyfalaf blynyddol (pennod 10.1). Safonwch ar ystodau gyda lefelau hyder yn hytrach na dyddiadau unigol, mynnwch gymariaethau dosbarth cyfeirio ar gyfer rhaglenni mawr, a sefydlwch fetrigau llif fel bod dyfaliadau’n ildio i ragolygon yn seiliedig ar drwybwn o fewn chwarter. Llywodraethwch amcangyfrif fel practis a rennir gyda diffiniadau clir o amcangyfrif, targed, ac ymrwymiad, fel bod rhif a gynhyrchir mewn un adran yn golygu’r un peth pan gyrhaedda’r bwrdd.

Llywodraeth. Mae rheolau caffael ac atebolrwydd cyhoeddus yn siapio popeth. Mae dyddiad cyhoeddus a gollir yn troi’n bennawd ac yn ganfyddiad archwilio, felly ffafriwch gontractau modiwlaidd, wedi’u hariannu’n gynyddrannol dros un ymrwymiad pris sefydlog, cwmpas sefydlog wedi’i angori i garreg filltir bell. Briffiwch gyrff goruchwylio gyda rhagolygon tebygolaethol a thystiolaeth dosbarth cyfeirio mewn iaith blaen, cyhoeddwch lefelau hyder yn onest, a gadewch i gynyddrannau gweithredol wedi’u harddangos ddod yn dystiolaeth y mae’r cyhoedd a’r archwilwyr yn ymddiried ynddi yn hytrach na llofnod contractwr ar gynllun optimistaidd.

Enghreifftiau

Cwmni newydd. Mae angen ar gwmni newydd naw person sy’n paratoi ei arddangosiad Series A wybod a fydd integreiddiad allweddol yn barod. Yn hytrach na gadael i’r sefydlwyr addo dyddiad i fuddsoddwyr, mae’r arweinydd yn dyfynnu amcangyfrif fel ystod ac yn esbonio’r côn ansicrwydd y tu ôl iddo. Mae’r tîm wedi bod yn cau pump i naw eitem ôl-gronfa’r wythnos, felly maent yn rhedeg rhagolwg Monte Carlo cyflym ar y gwaith sy’n weddill ac yn adrodd “80% yn debygol erbyn trydedd wythnos y chwarter, siawns gyfartal wythnos yn gynt.” Maent yn sleisio’r integreiddiad yn ddarnau diwrnod-i-ddau fel nad oes unrhyw amcangyfrif unigol o bwys mawr, yn trefnu yn ôl cost oedi i adeiladu’r llwybr gweladwy i fuddsoddwyr yn gyntaf, ac yn ail-ragolygu bob dydd Gwener. Mae buddsoddwyr yn cael rhagamcan gonest, sy’n culhau, yn hytrach na rhif hyderus a fyddai wedi llithro.

Menter. Rhaid i fanwerthwr sy’n disodli ei blatfform rheoli archebion ariannu’r rhaglen drwy gylchred cyfalaf blynyddol sy’n mynnu rhif. Mae’r swyddfa raglen yn gwrthsefyll yr ysfa i amddiffyn y cynllun taclus o’r gwaelod i fyny ac yn hytrach yn adeiladu dosbarth cyfeirio o dri amnewidiad platfform cymaradwy, dau fewnol ac un wedi’i ddogfennu’n gyhoeddus, a aeth dros eu hamcangyfrifon cychwynnol o 50% i 80%. Maent yn ariannu yn erbyn y ffigwr golwg-allanol, yn mynegi’r amserlen fel ystod tebygolrwydd yn hytrach na dyddiad-byw-go-iawn sefydlog, ac yn sefydlu metrigau llif o’r tîm traddodi cyntaf fel bod y dyfaliad, o fewn chwarter, yn cael ei ddisodli gan ragolwg yn seiliedig ar drwybwn sy’n diweddaru’n fisol. Pan fydd un ffrwd yn poethi, mae’r ail-ragolwg yn dangos hynny’n gynnar, ac mae arweinyddiaeth yn ail-gydbwyso yn hytrach na darganfod y llithriad yn y terfyn amser.

Llywodraeth. Mae asiantaeth sy’n moderneiddio system fudd-daliadau’n gweithredu o dan ddyraniadau cyllid a chraffu cyhoeddus, lle mae dyddiad cyhoeddus a gollir yn bennawd. Yn lle un contract pris sefydlog, cwmpas sefydlog wedi’i angori i un garreg filltir bell, mae’n caffael cynyddrannau modiwlaidd ac yn ymrwymo’n gyhoeddus i graidd gwerthfawr a draddodir yn gynnar, gyda chwmpas diweddarach wedi’i fynegi fel ystod wedi’i hariannu yn hytrach nag addewid. Mae arweinwyr rhaglen yn briffio cyrff goruchwylio gan ddefnyddio rhagolygon tebygolaethol a chymariaethau dosbarth cyfeirio, gan esbonio lefelau hyder mewn iaith blaen, fel bod “70% erbyn Medi” yn cael ei ddeall fel yn union hynny. Mae cynyddrannau gweithredol wedi’u harddangos yn dod yn dystiolaeth y mae’r cyhoedd yn ymddiried ynddi, sy’n gadarnach nag unrhyw amcangyfrif y gallai contractwr ei lofnodi.

Achos busnes: cymhellion, ROI, a TCO

Caiff yr elw ar amcangyfrif a rhagolygu gonest ei lywodraethu gan drychineb a osgowyd. Mae mentrau meddalwedd mawr yn mynd dros ben llestri neu’n methu yn llawer amlach nag y maent yn taro cynllun sefydlog gwreiddiol, ac mae’r colledion yn cyfansoddi: cost suddedig, gwerth a gollwyd o draddodiad hwyr, gwariant argyfwng i adfer, ac erydiad ymddiriedaeth sy’n dilyn ymrwymiad cyhoeddus a dorrwyd. Y practisau yma (gwahanu amcangyfrif oddi wrth ymrwymiad, rhagolygu o drwybwn go iawn, cymryd yr olwg allanol ar raglenni mawr) yw’r rhai sy’n symud rhaglen oddi ar y gromlin fethiant honno. Nid ydych yn prynu belen risial fwy manwl gywir. Rydych yn prynu gwybodaeth gynharach, wirionach am ble rydych chi’n sefyll, sy’n eich galluogi i gywiro tra bo cywiro’n dal yn rhad.

O ran cyfanswm cost perchnogaeth, mae’r symud o seremoni amcangyfrif i ragolygu mesuredig fel arfer yn gostwng cost yn hytrach na’i chodi. Mae amcangyfrif ymhelaethedig ymlaen llaw’n ddrud i’w gynhyrchu ac yn dadfeilio’r eiliad y dechreua’r gwaith, tra bo rhagolwg yn seiliedig ar drwybwn bron yn rhad ac am ddim unwaith y bydd eich piblinell draddodi’n allyrru’r data. Mae’r ddau eithaf yn costio arian: gorfeintioli (cyfarfodydd meintioli diddiwedd yn cynhyrchu manwl gywirdeb nad oes neb yn ei ddefnyddio) a than-ragolygu (ymrwymo’n ddall a thalu am y gorwariant yn ddiweddarach). I wneud yr achos i arweinyddiaeth, rhowch gost lawn eich gorwariant mawr diwethaf wrth ochr cost bron-yn-ddim olrhain trwybwn a dyfynnu ystodau, a dangoswch sut y byddai rhagolwg golwg-allanol wedi gosod disgwyliad y gellid ei ariannu o’r cychwyn.

Gwrth-batrymau a pheryglon

Ymrwymiadau un dyddiad: ystod wedi’i chwalu’n un rhif, ac yna wedi’i hamddiffyn ymhell wedi’r dystiolaeth.
Golchi amcangyfrifon: dyfaliad gobeithiol a basiwyd i fyny’r gadwyn nes iddo galedu’n addewid contractiol.
Cyflymder fel peiriant amserlen: lluosi pwyntiau stori â chyflymder i lunio dyddiad manwl gywir.
Padin yn ôl teimlad: ail ddyfaliad wedi’i bentyrru ar y cyntaf, wedi’i negodi i ffwrdd o dan bwysau.
Golwg fewnol yn unig: ymddiried mewn cynllun newydd o’r gwaelod i fyny wrth anwybyddu’r hyn a gymerodd rhaglenni tebyg mewn gwirionedd.
Amcangyfrif popeth: meintioli sleisys bach, unffurf nad yw eu hamcangyfrifon unigol yn newid unrhyw benderfyniad.
Rhagolygon wedi rhewi: rhagfynegiad a wnaed unwaith ar gychwyn ac na chafodd ei ddiweddaru byth wrth i realiti gyrraedd.
Theatr manwl gywirdeb: dyfynnu oriau i ddau ddegolyn wrth geg lydan y côn ansicrwydd.

Model aeddfedrwydd

Lefel 1, Cychwyn: Mae amcangyfrifon yn ddyddiadau unigol a gynhyrchir yn ôl teimlad perfedd ac a drinnir fel addewidion; nid oes gwahaniaeth rhwng amcangyfrif, targed, ac ymrwymiad; mae rhagolygu’n adweithiol ac achlysurol; mae gorwariannau’n synnu pawb ac yn cael eu beio ar y tîm.
Lefel 2, Datblygu: Mae rhywfaint o amcangyfrif strwythuredig yn bodoli (dadelfennu, pwyntiau stori, ffigyrau tri phwynt), ond mae’r practis yn amrywio o dîm i dîm; mae amcangyfrifon yn dal yn bennaf yn rhifau unigol; defnyddir cyflymder i ragamcanu dyddiadau; gwneir rhagolygon unwaith ar y cychwyn ac ni chânt eu hailedrych yn aml.
Lefel 3, Safoni: Gorfodir safon ddogfennedig ar draws y sefydliad: mynegir amcangyfrifon fel ystodau gydag ansicrwydd datganedig, cedwir amcangyfrif, targed, ac ymrwymiad ar wahân yn ôl diffiniad, mae timau’n olrhain trwybwn ac yn ail-ragolygu ar gyfnod penodol, a mynnir bod rhaglenni mawr yn defnyddio cymariaethau dosbarth cyfeirio.
Lefel 4, Rheoli: Caiff y practis ei fesur a’i reoli gyda data. Olrheinir cywirdeb rhagolwg yn erbyn canlyniadau gwirioneddol a gwirir graddnodiad, felly gallwch ddweud a yw eich dyddiadau “80% erbyn” yn mewn gwirionedd yn glanio wyth allan o ddeg gwaith; cedwir llinellau sylfaen trwybwn ac amser cylchred; meintiolir cost oedi; monitorir drifft rhagolwg yn erbyn trothwyon ac mae’n sbarduno uwch-gyfeirio; gwneir ymrwymiadau yn erbyn tystiolaeth yn hytrach nag optimistiaeth.
Lefel 5, Cydgordio: Mae rhagolygu tebygolaethol o ddata llif yn barhaus ac yn ymddiriedol am fod hanes graddnodi wedi profi ei fod yn onest; mae ymrwymiadau’n benderfyniadau bwriadol yn pwyso hyder yn erbyn cost; sleisir gwaith yn ddigon bach fel bod amcangyfrif yn isafol a bod cost oedi’n gyrru trefn; caiff amcangyfrif ei integreiddio ag ariannu portffolio a chynllunio risg, ac mae’r sefydliad yn rheolaidd yn ail-gwmpasu ac yn ail-gydbwyso wrth i ragolygon symud, gan addasu’r cynllun i dystiolaeth yn hytrach nag amddiffyn y rhif gwreiddiol.

Syniadau ar gyfer trafodaeth

Beth fyddai’n newid yn eich sefydliad pe bai’n rhaid i bob amcangyfrif adael y tîm fel ystod gyda lefel hyder, a bod dyddiadau unigol wedi’u gwahardd?
Ble rydych chi’n treulio ymdrech yn amcangyfrif gwaith sydd eisoes yn fach ac yn unffurf ddigon i’w ragolygu drwy gyfrif?
Pe baech chi’n bwydo dau chwarter diwethaf eich trwybwn i mewn i efelychiad Monte Carlo, a fyddai’r rhagolwg yn cytuno â’r dyddiadau rydych chi mewn gwirionedd wedi ymrwymo iddynt?
Ar gyfer eich rhaglen fwyaf, beth yw’r dosbarth cyfeirio gonest, a pha mor wael y mae’r cyfradd sylfaenol yn gwrthddweud eich cynllun presennol?
Sut mae eich tîm yn penderfynu trefn heddiw, ac a fyddai trefnu’n benodol yn ôl cost oedi’n newid yr hyn a adeiladwch nesaf?
Pan dderbynnir ymrwymiad yn eich sefydliad, a gaiff yr ansicrwydd ei gofnodi fel rhan o’r penderfyniad, neu a yw’n diflannu’r eiliad y caiff y dyddiad ei ysgrifennu i lawr?

Casgliadau allweddol

Cadwch yr amcangyfrif, y targed, a’r ymrwymiad ar wahân; chwalu’r gwahaniaeth rhyngddynt yw sut mae prosiectau’n dechrau dweud celwydd wrthynt eu hunain.
Mae amcangyfrifon yn systematig anghywir mewn cyfeiriadau hysbys: mae’r côn ansicrwydd yn lledu gwaith cynnar, ac mae’r camsyniad cynllunio yn gwneud optimistiaeth yn ddiofyn.
Ffafriwch ragolygu tebygolaethol o drwybwn a fesurwyd dros ddyfaliadau newydd; dyfynnwch ystodau a lefelau hyder, ac ail-ragolygwch yn barhaus.
Cymerwch yr olwg allanol gyda rhagolygu dosbarth cyfeirio ar raglenni mawr, lle mae optimistiaeth ddrutaf (pennod 10.1).
Sleisiwch yn fach fel bod amcangyfrifon unigol yn peidio â bod o bwys, a threfnwch yn ôl cost oedi yn hytrach na theimlad perfedd.
Amcangyfrifwch dim ond pan fydd yn newid penderfyniad; fel arall, gwastraff yw. Gweler penodau 10.6 (rheolaeth prosiect), 11.2 (traddodi), 11.3 (theori ciwio), a 1.5 (gwneud penderfyniadau a llywodraethu).

Cyfeiriadau a darllen pellach

Steve McConnell, Software Estimation: Demystifying the Black Art.
Daniel Vacanti, Actionable Agile Metrics for Predictability a When Will It Be Done? (rhagolygu tebygolaethol o ddata llif).
Troy Magennis, Forecasting and Simulating Software Development Projects (dulliau Monte Carlo).
Bent Flyvbjerg a Dan Gardner, How Big Things Get Done (rhagolygu dosbarth cyfeirio a megaprosiectau).
Daniel Kahneman, Thinking, Fast and Slow (y camsyniad cynllunio a’r olwg allanol).
Donald Reinertsen, The Principles of Product Development Flow (cost oedi ac economeg ciw).
Vasco Duarte, NoEstimates: How to Measure Project Progress Without Estimating.
Frederick Brooks, The Mythical Man-Month (pam mae amserlenni meddalwedd yn mynd o’i le).
Todd Little, “Schedule Estimation and Uncertainty Surrounding the Cone of Uncertainty” (IEEE Software, 2006).