10.6 Usimamizi wa miradi

Muhtasari na msukumo

Usimamizi wa miradi ni nidhamu ya kugeuza nia kuwa matokeo yaliyotolewa chini ya vikwazo. Mnaratibu watu, wigo, ratiba, gharama, hatari, na ubora ili kazi imalizike kweli na itoe thamani. Katika programu mara nyingi huchukuliwa kwa mashaka, ikihusishwa na mipango mizito na chati za Gantt ambazo uhalisia unazipuuza. Lakini hitaji la msingi halitoweki kamwe. Mtu lazima ahakikishe kazi sahihi inafanyika kwa mpangilio sahihi, utegemezi unasimamiwa, hatari zinajitokeza mapema, na wadau wanajua cha kutarajia. Swali si kama kusimamia miradi, bali kwa wepesi na kujirekebisha kiasi gani mnaweza kufanya hivyo huku mkitimiza wajibu wenu.

Kwa nini kuishughulikia waziwazi? Miradi ya programu hushindwa kwa viwango vya kutisha, na hushindwa mara nyingi zaidi sana kwa sababu za usimamizi kuliko za kiufundi tu: wigo usio wazi, utegemezi usiosimamiwa, hatari zisizoshughulikiwa, wadau wasiokuwepo, na ndoto ya makadirio sahihi ya muda mrefu. Programu kubwa zimefichuliwa hasa: zikiwa na timu nyingi, wauzaji, na upeo wa robo nyingi, kushindwa kwa uratibu kwa udogo hujilimbikiza. Usimamizi mzuri wa miradi kwa kiasi kikubwa ni mazoea ya kutoa ahadi kwa uaminifu, kugawanya kazi kwa busara, na kuunda maoni ya haraka ili matatizo yajitokeze yakiwa bado nafuu kurekebisha.

Mazingira ya mashirika makubwa na serikali huinua dau na kubadilisha vikwazo. Biashara kubwa husimamia majalada ya mipango inayoingiliana dhidi ya mkakati na mizunguko ya bajeti (sura ya 10.1). Serikali huongeza kanuni za ununuzi, mgao wa miaka mingi, usimamizi wa wakandarasi, na uwajibikaji wa umma. Huko, chaguo-msingi la kihistoria (mikataba mikubwa, ya wigo uliowekwa, ya maporomoko ya maji) lina rekodi ndefu ya kushindwa ghali, kunakoonekana. Sura hii inashughulikia misingi inayotumika kuvuka mbinu za kutabirika, za kujirekebisha, na mseto. Sura ya 10.7 (Agile) inaingia kwa kina kwenye utoaji wa kujirekebisha, na sura ya 10.1 inashughulikia usimamizi wa jalada na programu juu ya mradi mmoja.

Kanuni kuu

Simamia matokeo, si shughuli. Kumaliza kunamaanisha thamani iliyotolewa, si kazi zilizofungwa.
Gawanya na upange mfuatano. Kazi ndogo, iliyopangwa, inayojali utegemezi inashinda mipango ya mlipuko mmoja.
Makadirio ni safu, si ahadi. Wasilisha kutokuwa na uhakika kwa uaminifu.
Fichua hatari mapema na mfululizo. Tatizo nafuu zaidi ni lile lililokamatwa kwanza.
Linganisha mbinu na kazi. Ya kutabirika, ya kujirekebisha, au mseto: ilinganishe na kutokuwa na uhakika na vikwazo.
Fanya hali iwe wazi. Mtiririko unaoonekana unashinda ripoti za faraja.
Wadau ni sehemu ya timu. Kutokuwepo kwa mteja ni hatari ya mradi.

Mapendekezo

Chagua kutabirika, kujirekebisha, au mseto kwa makusudi

Hakuna mfano wa utoaji ulio sahihi kwa wote; kuna ulinganifu kati ya mbinu na muktadha:

Wa kutabirika (unaoendeshwa na mpango, “maporomoko ya maji”): wigo umewekwa mapema, kisha ratiba na gharama hutokana. Unafaa kazi yenye mahitaji thabiti, yanayoeleweka vizuri kweli na vikwazo vigumu vya nje (uthibitisho wa kisheria, ujumuishaji wa kimwili). Hali yake ya kushindwa ni kujifanya mahitaji ya programu ni thabiti wakati si hivyo.
Wa kujirekebisha (agile): wigo unanyumbulika; muda na gharama zimewekwa katika mizunguko mifupi inayotoa programu inayofanya kazi na kunyonya kujifunza. Unafaa kazi nyingi za bidhaa na huduma za kidijitali, ambapo mahitaji hugunduliwa (sura za 11.1, 10.7).
Mseto: kiini cha kujirekebisha ndani ya ganda la utawala la kutabirika, cha kawaida na mara nyingi sahihi katika biashara kubwa na serikali, ambapo ufadhili, uzingatiaji, na mikataba hudai hatua muhimu na ukaguzi huku utoaji ukinufaika na kurudia.

Mifumo kama PMBOK (Mwili wa Maarifa ya Usimamizi wa Miradi, kutoka Project Management Institute) na PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) huandika mazoea ya kutabirika na mseto. Hoja ni kukopa nidhamu yao (majukumu, hatari, malango ya hatua) bila kuagiza sherehe ambazo kazi haizihitaji.

Simamia wigo dhidi ya kikwazo cha pembetatu tatu

Wigo, ratiba, na gharama husogea pamoja, vimepakana na ubora: “pembetatu ya chuma” ya kawaida. Huwezi kuweka vyote vitatu na kuongeza wigo bure. Kitu kinatoa nafasi, na kujifanya vinginevyo ndivyo maandamano ya kifo yanavyoanza. Fanya mabadilishano yawe wazi, na uamue ni kigeugeu kipi kinanyumbulika. Mbinu za kujirekebisha huweka muda na gharama na kunyumbulisha wigo. Mikataba ya bei iliyowekwa huweka wigo na gharama, na kwa uhalisia hunyumbulisha ubora au ratiba isipokuwa mnazisimamia. Dhibiti kuongezeka kwa wigo kwa mchakato mwepesi wa mabadiliko (sura ya 12.3), na upendelee kupunguza wigo hadi kiini chenye thamani kuliko kuteleza kwa kila kitu.

Kadiria kwa uaminifu, kwa safu, na utabiri upya

Ukadiriaji ndio mahali ambapo miradi hujidanganya mara nyingi zaidi. Chukulia makadirio kama safu za kiuwezekano, si namba moja, na uzipanue kwa kazi ya mbali, isiyoeleweka vizuri (“koni ya kutokuwa na uhakika”). Pendelea mbinu za kulinganisha na za kimajaribio: upitishaji wa kihistoria na muda wa mzunguko (sura za 11.2, 11.3) hutabiri vizuri zaidi kuliko makisio ya kishujaa ya chini-juu. Pale unapoweza, badilisha ukadiriaji na kipimo. Timu inayofunga vipengee 8 kwa wiki itachukua takriban wiki 5 kwa vipengee 40, bila kujali pointi za hadithi (Sheria ya Little tena: upitishaji na kazi inayoendelea, si makadirio, huweka muda wa utoaji). Tabiri upya mfululizo uhalisia unapofika. Mpango usiobadilika kamwe haujasimamiwa.

Simamia utegemezi na njia muhimu

Kwa ukubwa, hatari kuu mara chache ni kasi ya timu moja. Ni utegemezi kati ya timu na wauzaji. Uchore ramani waziwazi, tambua njia muhimu (mfuatano unaoamua mwisho wa mapema zaidi), na ushambulie utegemezi mrefu na hatari zaidi kwanza. Punguza uunganishaji pale unapoweza (utegemezi ulioondolewa una thamani kuliko utegemezi unaofuatiliwa) na utumie violesura na mikataba wazi ili timu ziweze kupiga hatua sambamba (sura za 1.2, 2.3). Kwa programu za timu mbalimbali, usawazishaji wa kawaida wa utegemezi na hatari unashinda ripoti ya hali ambayo hakuna anayeisoma.

Endesha rejista hai ya hatari

Usimamizi wa hatari ndiyo shughuli ya usimamizi wa miradi yenye nguvu kubwa zaidi ya kunufaika, na ile inayorukwa mara nyingi zaidi. Weka rejista ya hatari rahisi, hai: kila hatari na uwezekano wake, athari, mmiliki, na kupunguza au mpango wa dharura (sura ya 12.3). Ipitie mara kwa mara, stafisha hatari zilizopita, na uongeze mpya zinapojitokeza. Tofautisha hatari (zinaweza kutokea) na masuala (tayari yanatokea) na maamuzi (sura ya 1.6). Lengo si waraka. Ni tabia ya kutazama mbele, ili mtarajie matatizo badala ya kuyagundua kwenye tarehe ya mwisho.

Washirikishe wadau na uwasiliane kwa uwazi

“Kushindwa kwa mshangao” kwa miradi mingi kulionekana mapema kwa mtu ambaye hakusikilizwa. Tambua wadau, elewa wasiwasi wao, na uwaweke wakishirikishwa kweli. Kutokuwepo kwa mteja ni hatari kuu yenyewe. Wasilisha hali kupitia mtiririko wa uwazi (mbao zinazoonekana, chati za kuongezeka, programu inayofanya kazi iliyoonyeshwa) badala ya ripoti za kijani-njano-nyekundu zinazozawadia matumaini. Pandisha kwa uaminifu na mapema. Mradi unaoendeshwa vizuri hufanya habari mbaya isafiri haraka.

Mabadilishano: faida na hasara

Mbinu	Faida	Hasara
Ya kutabirika / maporomoko ya maji	Wigo na gharama zinazotabirika; rafiki kwa mikataba na ukaguzi	Hailingani na mahitaji yasiyo na uhakika; maoni ya kuchelewa; hatari ya mlipuko mmoja
Ya kujirekebisha / agile	Maoni ya haraka; hunyonya mabadiliko; thamani ya mapema	Ni ngumu kuweka wigo/gharama mapema; inahitaji mteja aliyeshirikishwa
Mseto	Kurudia ndani ya utawala; inafaa biashara kubwa/serikali	Mvutano kati ya mizunguko; inaweza kurithi mizigo yote miwili
Makadirio ya kina ya mapema	Faraja kwa wapangaji na wafadhili	Yamekosewa kwa usahihi; ghali kuzalisha; huoza haraka
Utabiri wa kimajaribio (vipimo vya mtiririko)	Yenye msingi, yanayojirekebisha	Yanahitaji historia na nidhamu; yanaonekana “si hakika” sana
Sherehe nzito za hatari/mchakato	Kamilifu; nzuri kwa programu za dau kubwa	Hupunguza kasi ya timu ndogo; zinaweza kuwa kujaza visanduku

Mvutano wa kati ni kutabirika dhidi ya kujirekebisha. Wafadhili, mikataba, na ukaguzi vinataka ahadi thabiti. Kazi ya programu isiyo na uhakika inahitaji nafasi ya kujifunza. Uutatue kama Agile inavyofanya (sura ya 10.7): ahidi kwa uthabiti matokeo na tarehe za mwisho huku ukiacha wigo unyumbulike, na utumie utawala mseto kutimiza usimamizi bila kugandisha utoaji.

Maswali ya kujadili na timu yako

Mtazungushaje timu za utoaji wa kujirekebisha kwa ganda la utawala la kutabirika bila kurithi mzigo wa yote mawili? Mseto ni wa kawaida na mara nyingi sahihi katika biashara kubwa na serikali, ambapo mizunguko ya ufadhili, uzingatiaji, na mikataba hudai hatua muhimu na ukaguzi huku utoaji ukinufaika na kurudia. Hatari ni halisi: mseto uliobuniwa vibaya hurithi nyaraka nzito za maporomoko ya maji na sherehe za agile kwa wakati mmoja, na timu zinahisi msuguano wa mizunguko miwili ikipigana. Leta ushahidi: chora ramani ya mahali malango yenu ya ufadhili, vituo vya ukaguzi vya uzingatiaji, na hatua muhimu za mikataba zinapoangukia kweli, na angalia kama kila moja inadai waraka ambao kazi ya utoaji haizalishi vinginevyo. Jibu linapaswa kuruhusu kurudia kutimiza usimamizi badala ya kuupinga, kwa kulisha nyongeza za programu zilizoonyeshwa na rejista hai ya hatari kwenye mdundo wa utawala badala ya kusimama kukusanya ripoti tofauti. Kopa nidhamu ya mfumo kama PRINCE2 bila kuagiza sherehe ambazo kazi haizihitaji.
Hali ya mradi wenu ni mtiririko wa uwazi, au ripoti za kijani-njano-nyekundu zinazozawadia matumaini? Kushindwa kwa mshangao mwingi kulionekana mapema kwa mtu ambaye hakusikilizwa, na hali ya tikiti maji (kijani nje, nyekundu ndani) ndiyo jinsi habari mbaya ya uaminifu inavyobaki imezikwa hadi tarehe ya mwisho. Badilisha ripoti za faraja na mbao zinazoonekana, chati za kuongezeka, na programu inayofanya kazi iliyoonyeshwa, na ufanye kupandisha mapema kuwe kitendo salama badala ya hatari ya kazi. Leta ushahidi: tazama mradi wenu wa mwisho uliokumbwa na matatizo na uulize ishara ya kwanza ya onyo ilikuwepo lini dhidi ya lini uongozi ulisikia. Kutokuwepo kwa mteja ni hatari kuu yenyewe, kwa hiyo angalia kama mdau aliyeshirikishwa yuko kwenye mzunguko kweli au mnajenga kwa kujiamini kuelekea kitu kisicho sahihi. Mradi unaoendeshwa vizuri hufanya habari mbaya isafiri haraka, na suluhisho ni la kitamaduni kama lilivyo la zana.
Mnajua kiini cha thamani cha chini ambacho mngepunguza wigo hadi kiwe nacho ratiba na gharama zikiacha kusonga? Wigo, ratiba, na gharama husogea pamoja vimepakana na ubora, na wafadhili wanapoweka vyote vitatu, ubora unakuwa valvu ya kimya ya kutoa shinikizo na maandamano ya kifo yanaanza. Mbinu za kujirekebisha huweka muda na gharama na kunyumbulisha wigo, jambo linalofanya kazi tu ikiwa tayari mmeamua kipande kipi kinatoa thamani halisi na vipengele vipi vinaweza kujadiliwa. Leta ushahidi: kwa toleo lenu la sasa, mnaweza kutaja kiini kinachopaswa kusafirishwa na orodha mtakayokata kwanza, au kila kipengele kinachukuliwa kimyakimya kama cha lazima? Jibu linapaswa kuwaruhusu kupunguza wigo hadi kiini chenye thamani badala ya kuteleza kwa kila kitu, na lipangwe kabla ya shinikizo kufika, si kubuniwa kwenye tarehe ya mwisho. Dhibiti mengine kwa mchakato mwepesi wa mabadiliko ili kuongezeka kwa wigo kusile ukingo mliokuwa mkiutegemea.
Utegemezi upi wa timu mbalimbali uko kwenye njia yenu muhimu sasa hivi, na nani anamiliki kuuondoa au kupunguza hatari yake? Kwa ukubwa tishio kuu mara chache ni kasi ya timu moja; ni mfuatano wa utegemezi kati ya timu na wauzaji unaoweka mwisho wa mapema zaidi unaowezekana. Ikiwa hakuna anayeweza kutaja utegemezi wa sasa wa njia muhimu, mnasimamia maendeleo ya ndani huku kinachotawala tarehe yenu kinateleza bila kutazamwa. Leta ushahidi: ramani ya utegemezi inayoonyesha makabidhiano yapi yanalisha yapi, mnyororo mrefu zaidi unakimbia wapi, na viungo vipi bado havijajengwa au vimezuiwa kimkataba, pamoja na mmiliki aliyetajwa kwa kila kiungo hatari. Lenga kushambulia utegemezi mrefu na hatari zaidi kwanza na kuondoa uunganishaji pale unapoweza, kwa sababu utegemezi uliofutwa una thamani kuliko utegemezi unaofuatiliwa. Katika programu za mashirika makubwa na serikali, viungo vigumu zaidi mara nyingi vinavuka mipaka ya muuzaji au wakala, kwa hiyo taja mmiliki anayewajibika upande wote mbili na uthibitishe mkataba unawaruhusu kutenda, la sivyo utegemezi utakaa bila kutatuliwa hadi unakuwa ucheleweshaji wa umma.
Mnatabiri upya vipi uhalisia unapofika, na kuteleza kunaonekana kwa haraka kiasi gani kwa watu wanaofadhili kazi? Mpango usiobadilika haujasimamiwa; unatetewa, na tarehe ya namba moja inayotetewa zaidi ya ushahidi ndivyo miradi inavyoteleza kimya hadi tarehe ya mwisho. Badilisha ukadiriaji na kipimo popote unapoweza, kutabiri kutoka upitishaji wa kihistoria na muda wa mzunguko badala ya makisio ya kishujaa ya chini-juu, na upanue safu kwa kazi ya mbali, isiyoeleweka vizuri. Leta ushahidi: kiwango chenu halisi cha kila wiki cha kukamilisha, ukubwa wa sasa wa mrundikano, na mwisho uliokadiriwa unaotokana navyo, ukilinganishwa na tarehe ambayo uongozi unaiamini sasa. Jibu linapaswa kuwapa wafadhili makadirio ya uaminifu, yanayopungua wanayoyaona kila mzunguko badala ya tarehe thabiti inayoshikilia hadi inaporomoka. Katika serikali na mazingira mengine yaliyofungwa na mgao, utabiri unaofichua kuteleza mapema unawaruhusu kupanga upya wigo au msingi ndani ya kanuni, wakati kuteleza kulikofichwa kunakuwa kushindwa kwa usimamizi na kichwa cha habari.
Mchakato mwepesi zaidi unaotimiza wajibu wenu halisi ni upi, na wapi sherehe imejitenga na kupunguza hatari? Kusimamia pungufu na kusimamia kupita kiasi vyote viwili vina gharama halisi: machafuko, kazi upya, na utegemezi uliokosekana upande mmoja, na kujaza visanduku kunakopunguza kasi ya utoaji bila kupunguza hatari upande mwingine. Mvutano ni kwamba ukaguzi, uzingatiaji, na masharti ya mkataba huweka mahitaji halisi, hata hivyo timu huwa zinaweka kila ibada muda mrefu baada ya kuacha kustahili nafasi yake. Leta ushahidi: kwa kila ripoti, lango, na mkutano unaojirudia, taja wajibu au hatari mahususi inayoshughulikia, na uweke alama zozote ambazo hakuna anayeweza kuzifuatilia hadi vyote viwili. Jibu linapaswa kuwaruhusu kustaafisha sherehe inayozalisha faraja tu huku mkihifadhi mabaki yanayomridhisha mkaguzi au mfadhili halisi. Katika mazingira ya mashirika makubwa na serikali, linganisha kila sherehe na mgao ulioitwa, ununuzi, au kanuni ya udhibiti inayoihudumia, ili muweze kutetea kukata mengine kwa usimamizi badala ya kukisia uzingatiaji unadai nini.

Mtazamo wa sekta

Kampuni changa. Simamia kwa karibu bila sherehe lakini kwa nidhamu halisi. Gawanya toleo kuwa vipande vidogo vilivyopangwa, ahidi tarehe ya uzinduzi huku ukiacha wigo unyumbulike hadi kiini chenye thamani, na uwape waanzilishi safu badala ya tarehe moja, ukitabiri upya kila wiki kutoka vipande vingapi unavyofunga kweli. Rejista ya hatari ya mistari kumi kwenye waraka wa pamoja inayotaja utegemezi mmoja unaoweza kuzamisha tarehe, yenye mmiliki na mbadala, ina thamani kuliko zana yoyote, kwa sababu rasilimali yako adimu zaidi ni umakini na kuteleza unakoligundua kwa kuchelewa kunaweza kumaliza kampuni.

Biashara ndogo. Huna meneja wa miradi na nafasi ya ziada ni ndogo, kwa hiyo egemea zana ambazo tayari unaendesha badala ya kusimamisha ofisi ya utawala. Fuatilia kazi kwenye ubao mmoja unaoonekana, weka orodha fupi hai ya hatari, na upendelee kununua bidhaa ya kupanga au ya tiketi kuliko kujenga mchakato kuanzia mwanzo. Amua mapema ni kipengele kipi kimoja lazima kisafirishwe ili toleo liwe na thamani ya kufanya, kwa sababu ratiba inapobana hutakuwa na watu wa ziada wa kujadili wigo papo hapo.

Biashara kubwa. Tatizo ni uratibu kuvuka timu nyingi, wauzaji, na mizunguko ya ufadhili. Zungushia timu za kujirekebisha ganda la utawala la kutabirika, lisha nyongeza zilizoonyeshwa na rejista hai ya hatari kwenye mdundo wa hatua muhimu badala ya kukusanya ripoti tofauti, na dumisha ramani ya utegemezi ya timu mbalimbali ili njia muhimu isimamiwe badala ya kugunduliwa. Sawazisha makadirio ya safu, yanayotabiriwa upya kimajaribio kuvuka jalada ili uongozi ulinganishe miradi kwa makadirio ya uaminifu, yanayopungua badala ya tarehe thabiti za matumaini.

Serikali. Kanuni za ununuzi, mgao wa miaka mingi, na uwajibikaji wa umma huumba kila uchaguzi. Pendelea nyongeza za kimoduli, za msingi wa matokeo zinazotolewa kwa kujirekebisha chini ya mfumo wa utawala unaotimiza mgao na usimamizi, badala ya mkataba mmoja wa bei na wigo uliowekwa wa maporomoko ya maji wenye uzinduzi wa mbali. Rejista hai ya hatari na nyongeza za uwazi zilizoonyeshwa huwapa wakaguzi na wabunge mwonekano halisi, na kunyumbulisha wigo hadi kiini chenye thamani ndani ya ufadhili uliowekwa kunakuruhusu kusafirisha uwezo wenye manufaa mapema badala ya kuhatarisha kila kitu kwenye tarehe moja.

Mifano

Kampuni changa. Kampuni changa ya watu saba inayokimbia kusafirisha bidhaa yake ya kwanza ya kulipia inasimamia mradi kwa karibu bila sherehe lakini kwa nidhamu halisi. Inagawanya toleo kuwa vipande vidogo vilivyopangwa, inaahidi tarehe ya uzinduzi huku ikiacha wigo unyumbulike hadi kiini chenye thamani badala ya kuahidi kila kipengele, na inawapa waanzilishi safu badala ya tarehe moja, ikitabiri upya kila wiki kutoka vipande vingapi timu inavyofunga kweli. Rejista ya hatari ya mistari kumi kwenye waraka wa pamoja inataja utegemezi mmoja unaoweza kuzamisha tarehe, muunganisho wa malipo ambao haujakamilika, ukiwa na mmiliki na mbadala, kwa hiyo tishio kuu linatazamwa badala ya kugunduliwa kwenye tarehe ya mwisho.

Biashara kubwa. Benki inayobadilisha jukwaa lake la kuanzisha mikopo inaendesha programu mseto: ganda la kutabirika lenye hatua muhimu za ufadhili za kila robo na malango ya uzingatiaji, likizungushia timu za kujirekebisha zinazotoa nyongeza zinazofanya kazi kila wiki mbili. Ramani ya utegemezi ya timu mbalimbali inafichua kwamba huduma ya utambulisho ya pamoja iko kwenye njia muhimu. Kwa hiyo programu inaipanga kwanza na kupunguza hatari yake, ikiepuka mfululizo wa kuchelewa. Makadirio yanaonyeshwa kama safu na kutabiriwa upya kila mwezi kutoka upitishaji halisi, kwa hiyo uongozi unaona makadirio ya uaminifu, yanayopungua badala ya tarehe thabiti inayoteleza kimya.

Serikali. Wakala unaacha mkataba mmoja wa bei na wigo uliowekwa wa maporomoko ya maji (mfumo ulio nyuma ya kushindwa kadhaa kwa umma) na kuchagua ununuzi wa kimoduli: nyongeza ndogo zaidi, za msingi wa matokeo zinazotolewa kwa kujirekebisha chini ya mfumo wa utawala unaotimiza mgao na usimamizi. Rejista hai ya hatari na nyongeza za uwazi zilizoonyeshwa huwapa wakaguzi na wabunge mwonekano halisi. Kwa sababu wigo unanyumbulika hadi kiini chenye thamani ndani ya ufadhili uliowekwa, programu inaweza kusafirisha uwezo wenye manufaa mapema badala ya kuhatarisha kila kitu kwenye uzinduzi mmoja wa mbali (sura za 10.1, 10.3).

Kesi ya biashara: sababu, ROI, na TCO

Faida ya usimamizi mzuri wa miradi inatawaliwa na kushindwa kulikoepukwa. Miradi mikubwa ya programu ina uwezekano mkubwa wa kuchelewa, kuzidi bajeti, au kufutwa kuliko kufikia mpango wa awali uliowekwa, na hasara ni kubwa: gharama iliyozama, pamoja na thamani iliyopotea, pamoja na, serikalini, uharibifu wa umma na wa kisiasa. Nidhamu zilizo hapa (ukadiriaji wa uaminifu, usimamizi wa utegemezi, kazi ya mapema ya hatari, wadau walioshirikishwa, na wigo wa kujirekebisha) ndizo hasa zinazohamisha mradi kutoka mkunjo wa kushindwa. Hata kupunguza kidogo uwezekano wa kuzidi sana bajeti au kufutwa kunazidi gharama ya kusimamia mradi vizuri.

Kwenye jumla ya gharama ya umiliki, usimamizi mwepesi, wa kujirekebisha hupunguza gharama kuvuka maisha ya kazi. Maoni ya haraka hukamata makosa ghali mapema. Utoaji wa nyongeza huanza kurejesha thamani mapema, jambo linaloboresha wakati wa ROI. Mtiririko wa uwazi hupunguza mzigo wa kuripoti ambao utawala mzito unaweka. Kusimamia pungufu (machafuko, kazi upya, utegemezi uliokosekana) na kusimamia kupita kiasi (sherehe zinazopunguza kasi ya utoaji) vyote viwili vina gharama halisi. Lengo ni mchakato mwepesi zaidi unaotimiza wajibu wenu halisi. Toa hoja kwa uongozi kwa kulinganisha gharama kamili ya mradi wa hivi karibuni uliokumbwa na matatizo na gharama ya karibu sifuri ya rejista ya hatari, ramani ya utegemezi, na utabiri wa uaminifu wa safu.

Mifumo mibaya na mitego

Mipango ya kila kitu kimewekwa: wigo, ratiba, na gharama vyote vimefungwa, huku ubora ukiwa valvu ya kimya ya kutoa shinikizo.
Makadirio kama ahadi: tarehe za namba moja zinachukuliwa kama ahadi, kisha kutetewa zaidi ya ushahidi.
Kupuuza utegemezi: kusimamia kasi ya kila timu huku njia muhimu ya timu mbalimbali ikiteleza.
Maigizo ya rejista ya hatari: waraka ulioundwa mara moja na kamwe usiopitiwa.
Hali ya tikiti maji: kijani nje, nyekundu ndani; matumaini yanazawadiwa kuliko uaminifu.
Mteja asiyekuwepo: hakuna mdau aliyeshirikishwa, kwa hiyo kitu kisicho sahihi kinajengwa kwa kujiamini.
Utoaji wa mlipuko mmoja: kila kitu kinaunganishwa na kutolewa mwishoni, kuongeza hatari kwa kiwango cha juu (linganisha sura ya 11.2).
Mchakato kwa ajili yake: sherehe na ripoti zinazotumia juhudi bila kupunguza hatari.

Kielelezo cha ukomavu

Ngazi ya 1 (Kuanzisha): Miradi inaendeshwa kwa ushujaa na matumaini; wigo, hatari, na utegemezi vinasimamiwa kwa papo hapo kama vinasimamiwa kabisa; makadirio ni namba moja zinazotetewa zaidi ya ushahidi; mshangao unafika kwenye tarehe ya mwisho.
Ngazi ya 2 (Kuendeleza): Upangaji wa msingi, kuripoti hali, na orodha ya hatari vipo kwenye baadhi ya miradi lakini si mingine; mbinu ya utoaji huchaguliwa kwa mazoea badala ya ulinganifu; ukadiriaji na ufuatiliaji wa utegemezi vinatofautiana timu kwa timu, kwa hiyo mazoea hayana uthabiti kuvuka shirika.
Ngazi ya 3 (Kusawazisha): Mbinu iliyoandikwa inatekelezwa kote shirikani: mbinu ya utoaji huchaguliwa kulingana na kazi, wigo unasimamiwa dhidi ya pembetatu tatu, rejista hai ya hatari na ramani ya utegemezi vinatarajiwa kwenye kila mradi, na makadirio ni ya safu na kutabiriwa upya na wadau walioshirikishwa.
Ngazi ya 4 (Kusimamia): Utoaji unapimwa na kudhibitiwa dhidi ya vipimo vya msingi. Upitishaji, muda wa mzunguko, usahihi wa utabiri, viwango vya kufunga utegemezi na hatari, na tofauti ya ratiba na gharama vinafuatiliwa kwa kila mradi na kukunjwa kuvuka jalada; makadirio ni ya kimajaribio na yanapungua; kuteleza kunajitokeza mapema na kuchochea kupanga upya wigo au msingi kwa ushahidi badala ya matumaini.
Ngazi ya 5 (Kuratibu): Usimamizi wa miradi umeunganishwa na upangaji wa jalada, ufadhili, na hatari na unaboreshwa mfululizo. Utawala mseto unatimiza usimamizi bila kupunguza kasi ya utoaji, utegemezi wa timu na wauzaji mbalimbali unasimamiwa kikamilifu, tafakari za nyuma zinalisha mabadiliko yaliyopimwa kurudi kwenye mazoea, na shirika linarekebisha mbinu zake na kusawazisha upya kazi vikwazo na vipaumbele vinapohama.

Mawazo ya kujadili

Mbinu ipi ya utoaji (ya kutabirika, ya kujirekebisha, mseto) kila mpango wenu wa sasa unahitaji kweli, na je, inalingana na mnayotumia?
Mara ya mwisho mlipoahidi tarehe, ilikuwa safu au namba moja, na hilo liliumba matarajio vipi?
Utegemezi wa njia muhimu kuvuka timu zenu sasa hivi ni upi, na nani anamiliki kupunguza hatari yake?
Rejista yenu ya hatari ni tabia hai au waraka wa mara moja?
Wapi ubora unanyonya shinikizo kimyakimya wigo, ratiba, na gharama vyote vikiwa vimewekwa?
Utabiri wenu ungebadilikaje mkibadilisha ukadiriaji na upitishaji uliopimwa?

Mambo muhimu ya kukumbuka

Usimamizi wa miradi hugeuza nia kuwa matokeo yaliyotolewa chini ya kikwazo cha wigo-ratiba-gharama-ubora.
Linganisha mbinu na kazi: ya kutabirika, ya kujirekebisha, au mseto, na upendelee utawala mseto katika biashara kubwa/serikali.
Chukulia makadirio kama safu, tabiri upya kutoka vipimo vya kimajaribio vya mtiririko, na usiruhusu tarehe za namba moja ziwe uongo.
Utegemezi na hatari ndizo njia kuu za kushindwa kwa ukubwa: zichore ramani na uzisimamie mfululizo.
Weka wadau wakishirikishwa na hali iwe ya uwazi; fanya habari mbaya isafiri haraka.
ROI ni kushindwa kulikoepukwa; mchakato mwepesi zaidi unaotimiza wajibu wenu unashinda. Tazama sura za 10.7 (Agile), 10.1 (usimamizi wa jalada na programu), 11.2 (utoaji), na 11.3 (nadharia ya foleni).

Marejeo na usomaji zaidi

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).
AXELOS, Managing Successful Projects with PRINCE2.
Frederick Brooks, The Mythical Man-Month (why adding people to a late project makes it later).
Tom DeMarco and Timothy Lister, Peopleware and Waltzing with Bears (risk management).
Steve McConnell, Software Estimation: Demystifying the Black Art.
Daniel Vacanti, Actionable Agile Metrics for Predictability (empirical forecasting).
Standish Group, CHAOS Report (software project outcomes, read critically).
U.S. Digital Service, Digital Services Playbook; UK Government, Government Service Standard (modern public-sector delivery).
Bent Flyvbjerg and Dan Gardner, How Big Things Get Done (megaproject delivery).