1.4 Njia za kufanya kazi

Muhtasari na msukumo

“Njia za kufanya kazi” zinaelezea jinsi timu yako inavyoratibu, kupanga, kuwasiliana, na kutoa kila siku kweli. Kazi inavunjwa vipi? Nani anaongea na nani, na lini? Maendeleo yanafuatiliwaje, na maamuzi na maarifa vinatiririkaje?

Mashirika mengi hupokea mbinu iliyotajwa, Scrum, Kanban, mfumo fulani wa kupanua, na kudhani taratibu ni sawa na thamani iliyo chini yake. Sivyo. Mbinu zilizobadilisha utoaji wa programu zilikuwa mwitikio dhidi ya michakato mizito inayoendeshwa na makabidhiano. Lengo lao lilikuwa maoni ya haraka, makundi madogo, na timu zilizowezeshwa. Ukipokea taratibu tu, mikutano ya kila siku, mizunguko ya kazi, pointi za hadithi, bila kanuni, unapata gharama za mchakato bila faida: agile ya ibada ya mizigo.

Kwa timu kubwa, hapa ndipo nia njema hufaulu au kushindwa. Wahandisi elfu moja hawawezi wote kuwa chumba kimoja, kuhudhuria mkutano uleule, au kushiriki muktadha ule ule usioandikwa. Kadiri unavyokua, ndivyo unavyopaswa kutegemea mawasiliano yaliyoandikwa, ushirikiano usio wa wakati mmoja, na uratibu mwepesi badala ya mikutano na mazungumzo ya korido. Ukubwa hubadilisha fizikia. Mazoea yanayofanya kazi kwa uzuri kwa watu nane walio mahali pamoja yanaweza kuporomoka kwa watu themanini waliotawanyika. Na mifumo ya kupanua inayoahidi kurekebisha hili mara nyingi hurudisha makabidhiano na uwekaji kati ambao agile ilikusudiwa kuuondoa.

Mashirika makubwa na ya serikali huhisi kila moja ya shinikizo hizi kwa nguvu kamili. Hufunika maeneo mengi ya saa, huchanganya wafanyakazi wa kudumu na wakandarasi na wasambazaji, na mara nyingi hubeba malango ya hatua na ripoti zilizoamriwa. Hapa, njia ya kufanya kazi inayoanza na nyaraka, isiyo ya wakati mmoja, inayolenga matokeo si fadhila. Ndiyo kitu pekee kinachopanuka. Mapendekezo yaliyo hapa chini yanapendelea kurekebisha kanuni kwa muktadha badala ya kuingiza mifumo kwa jumla, na yanapendelea mazoea yaliyoandikwa, yasiyo ya wakati mmoja, ya uwazi yanayoruhusu nguvukazi kubwa, iliyotawanyika, mchanganyiko kushirikiana kweli.

Kanuni kuu

Pokea kanuni, si taratibu; elewa kwa nini mazoea yapo kabla hujayanakili.
Makundi madogo na maoni ya haraka hushinda mipango mikubwa na mizunguko mirefu.
Pendelea mtiririko (kupunguza kazi inayoendelea) kuliko kupanga muda kwa ukakamavu pale unapofaa.
Kadiria ili kuwezesha mazungumzo na mipango, si kutengeneza usahihi wa uongo.
Chagua mawasiliano yaliyoandikwa, yasiyo ya wakati mmoja kama chaguo-msingi; hifadhi muda wa wakati mmoja kwa kile kinachohitaji kweli.
Fanya kazi na maamuzi yaonekane na kuandikwa ili yeyote aweze kupata habari bila mkutano.
Boresha matokeo yaliyotolewa, si shughuli iliyofanywa wala uwezo uliotumika.

Mapendekezo

Rekebisha Agile, Scrum, Kanban, na Lean kwa muktadha

Zichukulie kama sanduku la zana, si dini. Mizunguko ya Scrum yenye muda uliowekwa inafaa timu zenye kazi ya ugunduzi inayonufaika na ratiba ya mara kwa mara ya kupanga na kupitia. Mtiririko endelevu wa Kanban na mipaka wazi ya kazi inayoendelea inafaa timu zenye kazi isiyotabirika, inayoendeshwa na usumbufu kama jukwaa na uendeshaji. Mkazo wa Lean wa kuondoa upotevu na kufupisha muda wa kuongoza unaunga mkono zote mbili. Chagua kwa makusudi. Changanya pale inapofaa; timu nyingi huendesha ”Scrumban.” Weka mazoea yanayounda thamani, na uache taratibu zilizogeuka kuwa ibada tupu. Mtihani wa mazoea yoyote ni rahisi. Je, yanafupisha maoni, kupunguza ukubwa wa kundi, au kuongeza uwazi? Kama sivyo, yahoji.

Panua kwa tahadhari, si ibada ya mizigo

Mifumo ya kupanua, SAFe (Scaled Agile Framework), LeSS (Large-Scale Scrum), “mfano wa Spotify” ulioenezwa, huahidi kuratibu timu nyingi. Ziangalie kwa jicho la shaka. SAFe huleta muundo na mara nyingi huchaguliwa na mashirika makubwa na serikali kwa ukamilifu wake na mfumo wake wa mafunzo, lakini inaweza kurudisha mipango mizito, madaraja, na makabidhiano yanayodhoofisha wepesi. LeSS hukaa karibu zaidi na kanuni za lean, lakini inadai mabadiliko halisi ya shirika. “Mfano” wa Spotify ulikuwa picha ya utamaduni unaobadilika wa kampuni moja, kamwe si kiolezo, na hata Spotify haikuuendesha jinsi watu wanavyodhani. Pendelea kupanua kwa kupunguza haja ya uratibu, kupitia topolojia za timu za sura iliyotangulia, badala ya kubandika mfumo wa uratibu kwenye muundo uliogawanyika.

Kadiria kwa uaminifu na kwa wepesi

Pointi za hadithi na kasi husaidia timu yako kupanga kazi yake ya karibu na kuzungumzia ugumu wa kulinganisha. Si kipimo cha tija, sarafu ya kuvuka timu, wala ahadi. Kamwe usigeuze kasi kuwa lengo: itadanganywa kupitia kuongeza pointi. Kwa utabiri wa muda mrefu, pendelea kuhesabu uwezo wa kupitisha na kutumia data ya kihistoria ya muda wa mzunguko, ambayo mara nyingi ni sahihi zaidi kuliko kujumlisha makadirio. Timu nyingi zilizokomaa hupunguza mzigo wa kukadiria kwa kukata kazi katika vipande vidogo vinavyofanana na kuvihesabu tu. Njia yoyote, kumbuka kwamba makadirio ni utabiri chini ya kutokuwa na uhakika, si ahadi. Yawasilishe kama masafa.

Chagua mawasiliano yasiyo ya wakati mmoja, yanayoanza na nyaraka

Katika mashirika makubwa, yaliyotawanyika, mikutano ya wakati mmoja haipanuki, na huwafungia nje watu walio katika maeneo mengine ya saa. Fanya kuandika kuwe chaguo-msingi: nyaraka za usanifu, rekodi za maamuzi, taarifa zilizoandikwa za hali, na tiketi kamili zinazobeba muktadha wa kutosha kutenda bila mazungumzo ya moja kwa moja. Rekodi na ufupishe mikutano usiyoweza kuikwepa. Utamaduni unaoanza na nyaraka humruhusu mtu aliye eneo jingine la saa kuchangia kikamilifu, huruhusu wanaojiunga na wakandarasi kujitambulisha kwa kusoma, na huacha rekodi ya kudumu. Hifadhi muda wa wakati mmoja kwa ushirikiano wa kweli, kujenga mahusiano, na kutatua utata haraka. Linda vipindi vikubwa vya muda wa kuzingatia dhidi ya mgawanyiko wa mikutano.

Fanya kazi vizuri kuvuka maeneo ya saa, wakandarasi, na wasambazaji

Nguvukazi zilizotawanyika na mchanganyiko ndizo kawaida kwa ukubwa. Buni kwa ”kufuata jua,” ambapo makabidhiano yameandikwa na kamili, si ya mdomo. Weka saa chache za msingi zinazoingiliana kwa mawasiliano ya wakati mmoja unayohitaji, na ushiriki maumivu ya saa zisizofaa za mikutano kwa haki badala ya kubebesha eneo lilelile daima. Kwa wakandarasi na wasambazaji, wekeza zaidi katika muktadha ulioandikwa, violesura wazi, na zana za pamoja, kwa sababu hawana maarifa yasiyoandikwa ambayo wafanyakazi wako wa kudumu hukusanya. Waingize wasambazaji kwenye bodi na nyaraka zilezile zinazoonekana badala ya kuwasimamia kupitia njia tofauti, isiyo wazi. Pale unapoweza, panga mikataba kuzunguka matokeo badala ya saa.

Mabadilishano: faida na hasara

Mbinu	Faida	Hasara
Agile (mwingiliano na wadau)	Ushirikiano wa juu na thamani ya haraka zaidi	Inahitaji uaminifu na unyumbufu
Scrum (mizunguko ya muda uliowekwa)	Ratiba ya mara kwa mara, mdundo unaotabirika, tafakari iliyojengewa ndani	Mzigo wa taratibu; haifai kazi inayoendeshwa na usumbufu
Kanban (mtiririko endelevu, mipaka ya kazi inayoendelea)	Inayobadilika, hufichua vikwazo, nzuri kwa uendeshaji	Mdundo mdogo; inahitaji nidhamu kupunguza kazi inayoendelea
SAFe / mfumo mzito wa kupanua	Muundo, mafunzo, inayojulikana kwa mashirika makubwa na serikali	Inarudisha madaraja na makabidhiano; inaweza kunyonga wepesi
LeSS / kupanua kwa wepesi	Inakaa karibu na kanuni za lean	Inadai mabadiliko ya kina ya shirika
Isiyo ya wakati mmoja / nyaraka-kwanza	Inapanuka kuvuka maeneo ya saa; ya kudumu; jumuishi	Polepole kwa mada zenye utata; inahitaji nidhamu ya kuandika

Mabadilishano makuu ni uratibu dhidi ya uhuru, na muundo dhidi ya kubadilika. Mfumo zaidi na uratibu zaidi wa wakati mmoja hununua utabirika na mpangilio, kwa gharama ya kasi, mzigo, na kuwezesha timu. Mfumo mdogo hununua kasi na umiliki, kwa gharama ya kutopangiliana kuvuka timu nyingi. Kwa mashirika makubwa mengi, jibu bora ni ratiba ndogo ya pamoja pamoja na mazoea imara ya kuandika. Hilo hupunguza mzigo wa uratibu kwenye chanzo chake badala ya kuusimamia kwa mchakato mzito zaidi.

Maswali ya kujadili na timu yako

Uongozi ukitaka utabirika ambao mfumo wa kupanua unaahidi, utawapa vipi hilo bila kurudisha makabidhiano ambayo agile ilikusudiwa kuyaondoa? Mashirika makubwa na programu za serikali mara nyingi huamuru mipango ya chumba kikubwa ya mtindo wa SAFe na ripoti za malango ya hatua kwa sababu vyombo vya usimamizi vinadai utabiri na uratibu wanaoweza kuona. Mambo yanayoshindana ni ya kweli: uongozi unahitaji utabirika na mpangilio kuvuka timu nyingi, na mifumo mizito hununua hilo kwa gharama ya kasi, mzigo, na makabidhiano yenyewe yanayopunguza kasi ya utoaji. Leta ushahidi katika mjadala, kama sehemu ngapi ya wiki ya kazi inapotea katika matukio ya kupanga na uratibu wa utegemezi kati ya timu, na kama matukio hayo yanaondoa utegemezi au yanaibua tu. Hatua yenye nguvu zaidi ni kupanua kwa kupunguza haja ya kuratibu kupitia topolojia ya timu, kisha kutimiza ripoti kutoka kwa bodi hai na violesura vilivyoandikwa badala ya marathoni za kupanga. Amua uratibu upi ni halisi na upi ni taratibu, na uwape viongozi utabiri wanaouhitaji kutoka kwa data ya uwezo wa kupitisha na muda wa mzunguko badala ya mzigo wa mfumo.
Utafanya nini hasa kuzuia kasi isigeuzwe kuwa kipimo cha tija kuvuka timu? Pointi za hadithi husaidia timu moja kupanga kazi yake ya karibu, na huwa hazina thamani mara tu zinapolinganishwa kuvuka timu au kuwekwa kama lengo, kwa sababu kuongeza pointi ndiyo mwitikio wa busara. Katika shirika kubwa, mvuto wa kukusanya kasi hadi dashibodi ambayo watendaji wanalinganisha una nguvu, na unaharibu kimyakimya makadirio ambayo timu zinayategemea. Leta ushahidi wa kuteleza: je, pointi zinaongezeka kwa muda, je, timu zinaongeza makadirio, je, yeyote anapangwa kwa kasi? Pendelea kuhesabu uwezo wa kupitisha na kutumia data ya kihistoria ya muda wa mzunguko kwa utabiri wowote unaotoka kwenye timu, na uwasilishe makadirio kama masafa chini ya kutokuwa na uhakika badala ya ahadi. Jibu linapaswa kuzalisha makubaliano wazi kwamba kasi kamwe haitoki kwenye timu, na kwamba utabiri wa kuvuka timu hutumia vipimo vya mtiririko badala yake.
Kigezo chenu madhubuti cha “kimeandikwa” ni kipi, na maamuzi gani bado yanahitaji mazungumzo ya wakati mmoja kweli? Chaguo-msingi la nyaraka-kwanza ndilo linalopanuka kuvuka maeneo ya saa, wakandarasi, na wasambazaji, na linagharimu nidhamu halisi ya kuandika ambayo si kila mtu anayo bado. Kuwa mahususi kuhusu kigezo: je, tiketi inabeba muktadha wa kutosha kutenda bila simu ya moja kwa moja, je, maamuzi yanatua kwenye rekodi ya kudumu, je, mikutano usiyoweza kuikwepa inarekodiwa na kufupishwa? Kwa mashirika makubwa na programu za serikali zinazochanganya wafanyakazi wa kudumu na wakandarasi wasio na maarifa yasiyoandikwa, muktadha ulioandikwa ndio unaoruhusu nguvukazi mchanganyiko, iliyotawanyika kuchangia kikamilifu. Mabadilishano ni kwamba mada zenye utata au zinazobishaniwa mara nyingi hutatuliwa haraka zaidi kwa wakati mmoja, kwa hiyo zitaje waziwazi na uhifadhi muda adimu wa wakati mmoja kwazo. Amua nani anabeba gharama ya kujenga tabia ya kuandika na ya saa zisizofaa za mikutano, na ushiriki gharama hiyo kwa haki badala ya kubebesha eneo lilelile daima.
Ni taratibu zipi zetu za sasa zingeokoka kama tungehukumu kila moja kwa kama inafupisha maoni, inapunguza ukubwa wa kundi, au inaongeza uwazi tu? Taratibu hujilimbikiza kimyakimya: mkutano wa kila siku hapa, kikao cha uboreshaji pale, mapitio na tafakari na tukio la kupanga, hadi timu kubwa inatumia sehemu kubwa ya wiki yake katika mikutano ya mara kwa mara kuliko katika kazi ambayo mikutano hiyo inakusudiwa kuihudumia. Mambo yanayoshindana ni ya kweli, kwa sababu ibada inayohisi kama mzigo mtupu kwa mtu mmoja inaweza kuwa mahali pekee ambapo timu iliyotawanyika hujenga muktadha wa pamoja au huibua kikwazo. Leta ushahidi katika mjadala: jumla ya saa za mikutano ya mara kwa mara kwa kila mtu kwa wiki, mahudhurio na ushiriki katika kila utaratibu, na ni uamuzi au ishara gani kila moja inazalisha ambayo isingeweza kutoka kwa taarifa iliyoandikwa. Kwa shirika kubwa au programu ya serikali ambapo kila timu inaendesha ratiba ileile iliyowekwa, gharama inayojumlika ni kubwa mno, kwa hiyo kubaliana mtihani wazi ambao kila utaratibu lazima upite ili kuhifadhi nafasi yake, na uwe tayari kukata au kuunganisha zile zinazodumu kwa mazoea tu.
Kazi inapokwama, je, tunajua inasubiri wapi hasa, na tunasimamia mtiririko au tunaajiri tu? Katika kazi nyingi za maarifa, kazi hutumia sehemu kubwa zaidi ya maisha yake ikisubiri kwenye foleni, makabidhiano, na mapitio kuliko inapofanyiwa kazi kikamilifu, hata hivyo timu kwa silika hujibu utoaji wa polepole kwa kuongeza watu au kusukuma matumizi ya juu zaidi, jambo linalorefusha foleni badala ya kuzifupisha. Mvutano ni kwamba kupunguza kazi inayoendelea huhisi kama kuacha uwezo bila kutumika, na watu wanaoonekana kutofanya kazi huwakosesha mameneja na vyombo vya usimamizi utulivu. Leta ushahidi unaofichua ukweli: usambazaji wa muda wa mzunguko, uwiano wa muda amilifu kwa jumla ya muda wa kuongoza, mahali vitu vinakaa vimezuiwa kwenye bodi yenu, na jinsi mipaka ya kazi inayoendelea (kikomo cha vitu vingapi vinaweza kuwa mbioni kwa wakati mmoja) inavyobadilisha uwezo wa kupitisha ukiitekeleza. Kwa shirika kubwa au la serikali linalopimwa kwa matumizi ya wafanyakazi, hii inabadilisha lengo kutoka kuwafanya wote wawe na shughuli hadi kuweka kazi iliyokamilika ikitiririka, na mabadiliko hayo mara nyingi ndiyo kiegemeo kikubwa zaidi cha kasi ya utoaji.
Njia yetu ya kufanya kazi itawajumuishaje watu ambao si wafanyakazi wa kudumu walio katika eneo letu kuu la saa, wakandarasi, wasambazaji, na maeneo yaliyo saa nyingi mbali na makao makuu? Kwa ukubwa nguvukazi mchanganyiko, iliyotawanyika ndiyo kawaida, na mazoea yaliyosanifiwa kwa timu kuu iliyo mahali pamoja huwatenga wengine wote kimyakimya: msambazaji anayesimamiwa kupitia kituo cha faragha, mkandarasi asiye na muktadha usioandikwa, eneo ambalo siku yake ya kazi haingiliani na mkutano wa maamuzi. Mambo hayo yanavutana, kwa sababu violesura vikali zaidi vilivyoandikwa na makabidhiano kamili yaliyoandikwa yanagharimu nidhamu halisi na kupunguza kasi ya uratibu wa haraka usio rasmi ambao kikundi kilicho mahali pamoja kinafurahia. Leta ushahidi kama nani hukosekana mara kwa mara kwenye mikutano ambapo maamuzi yanafanywa, mara ngapi maeneo yaliyo mbali yanazuiwa yakisubiri makabidhiano, na kama wasambazaji wanafanya kazi kwenye bodi zilezile zinazoonekana kama wafanyakazi au katika njia tofauti, isiyo wazi. Kwa mashirika makubwa na programu za serikali zinazochanganya wafanyakazi wa kudumu, wakandarasi, na wasambazaji kuvuka maeneo mengi ya saa chini ya ripoti zilizoamriwa, chukulia mazoea yaliyoandikwa, ya uwazi, ya kufuata-jua kama msingi unaoruhusu nguvukazi nzima kuchangia, na ushiriki mzigo wa saa zisizofaa badala ya kuuweka kila mara kwa eneo lilelile.

Mtazamo wa sekta

Kampuni changa. Ukiwa na watu wachache na muda mfupi wa fedha, ruka orodha ya taratibu na uendeshe kwa mtiririko mwepesi zaidi iwezekanavyo: bodi ya pamoja, taarifa fupi iliyoandikwa ya kila siku, na maamuzi yaliyonaswa kwenye waraka ili hakuna anayezuiwa akisubiri mwenzake aamke. Fanya kuandika kuwe chaguo-msingi tangu siku ya kwanza, kwa sababu tabia isiyo ya wakati mmoja ni nafuu zaidi sana kuijenga na watu watano kuliko kuirekebisha na hamsini. Usipokee mfumo wa kupanua ambao hutauhitaji kwa miaka; faida yako ni kwamba hauna karibu chochote cha kuratibu, kwa hiyo ilinde.

Biashara ndogo. Bila mkufunzi wa agile au meneja wa utoaji kwenye wafanyakazi na bajeti finyu, pendelea mazoea yaliyotengenezwa tayari badala ya mifumo iliyonunuliwa yenye gharama za mafunzo na vyeti usiloweza kuhalalisha. Chagua mbinu moja inayofaa kazi yako, Kanban kwa kazi ya huduma inayoendeshwa na usumbufu au ratiba nyepesi ya Scrum kwa kazi ya mradi, na upinge mvuto wa kununua zana nzito wakati bodi rahisi na tiketi wazi zinafanya kazi. Tumia juhudi zako adimu za uratibu kwenye kuandika mambo ili timu ndogo isitekwe na kumbukumbu ya mtu mmoja.

Biashara kubwa. Kuvuka timu nyingi tatizo ni gharama ya uratibu na uthabiti: ratiba ndogo ya pamoja, ufafanuzi wa pamoja wa “kimeandikwa” kinamaanisha nini, na vipimo vya mtiririko vinavyokusanyika bila kugeuza kasi kuwa lengo la kuvuka timu. Panua kwa kupunguza haja ya kuratibu kupitia topolojia ya timu badala ya kubandika mfumo unaorudisha makabidhiano, na tawala njia ya kufanya kazi kama kitu unachokirekebisha kwa ushahidi, si usambazaji wa mara moja. Sawazisha violesura na ripoti ili usimamizi utimizwe kutoka kwa bodi hai badala ya marathoni za kupanga.

Serikali. Kanuni za ununuzi, malango ya hatua yaliyoamriwa, na uwajibikaji wa umma huunda kila chaguo, na nguvukazi mchanganyiko za wafanyakazi wa kudumu, wakandarasi, na wasambazaji hufunika maeneo mengi ya saa chini ya ripoti za maendeleo zinazohitajika. Pendelea njia ya kufanya kazi ya uwazi, inayoanza na nyaraka ambapo kila kipande cha kazi kinabeba muktadha kamili ulioandikwa kwenye bodi inayoonekana kwa wafanyakazi na wasambazaji vilevile, ili ripoti za hali zitoke moja kwa moja kwenye rekodi badala ya mikutano tofauti. Panga mikataba ya wasambazaji kuzunguka matokeo na uonekano wa pamoja badala ya kutoza kwa saa kusiko wazi, na uchukulie njia iliyoandikwa, inayokaguliwa kama mali ya uzingatiaji badala ya mzigo.

Mifano

Kampuni changa. Kampuni changa iliyotawanyika ya watu wanane inaruka orodha kamili ya taratibu za Scrum na kuendeshwa kwa bodi ya pamoja ya Kanban pamoja na taarifa fupi iliyoandikwa ya kila siku kwenye Slack. Kwa sababu waanzilishi wawili wako katika maeneo tofauti ya saa, wanafanya kuandika kuwe chaguo-msingi tangu siku ya kwanza: kila uamuzi unatua kwenye waraka, kwa hiyo hakuna anayezuiwa akimsubiri mwingine aamke. Wanapoajiri baadaye katika eneo la tatu la saa, utambulisho unakuwa kusoma tu, na tabia isiyo ya wakati mmoja inapanuka bila mabadiliko. Mazoea ambayo hawakuwahi kuyapokea, mkutano wa hali wa wakati mmoja, ndio ambao hawakosi kamwe.

Biashara kubwa. Benki ya kimataifa ilisambaza mfumo wa kupanua kuvuka mamia ya timu, ikiwa na mipango ya chumba kikubwa ya robo mwaka. Mpangilio uliboreka kwenye karatasi, lakini utoaji ulipungua kasi. Timu zilitumia siku katika matukio ya kupanga na kuratibu utegemezi kati ya timu ambao mfumo uliuibua lakini haukuuondoa. Benki ilirekebisha mwelekeo. Ilihifadhi mpangilio mwepesi tu wa kuvuka timu iliouhitaji kweli, ilipanga upya timu zimiliki mikondo yao ya thamani mwanzo hadi mwisho, na kuhamisha uratibu mwingi kwenye violesura vilivyoandikwa na masasisho yasiyo ya wakati mmoja. Muda wa kuongoza wa utoaji ulishuka, na marathoni za kupanga zinazochosha zilipungua kuwa mikutano ya kuzingatia, ya mara chache.

Serikali. Wakala wa serikali unaotoa huduma kwa raia ulifanya kazi na wafanyakazi wa kudumu katika eneo moja na timu za wakandarasi katika maeneo mengine mawili, ukivuka maeneo mengi ya saa, chini ya ripoti za maendeleo zilizoamriwa. Ulipokea njia ya kufanya kazi inayoanza na nyaraka, yenye msingi wa Kanban. Kila kipande cha kazi kilibeba muktadha kamili ulioandikwa kwenye bodi ya pamoja inayoonekana kwa wafanyakazi na wasambazaji vilevile. Makabidhiano kati ya maeneo yaliandikwa na kamili. Ripoti za hali zinazohitajika zilitoka moja kwa moja kwenye bodi badala ya mikutano tofauti. Hili liliruhusu nguvukazi iliyotawanyika, mchanganyiko kushirikiana kila wakati, lilitimiza ripoti za usimamizi kama zao la pembeni, na kupunguza utegemezi wa wakala kwenye mikutano ya kuvuka maeneo ya saa ngumu kupanga.

Kesi ya biashara: sababu, ROI, na TCO

Hoja ya kiuchumi inasimama juu ya ufanisi wa mtiririko. Katika kazi nyingi za maarifa, muda ambao kipande cha kazi kinafanyiwa kazi kikamilifu ni sehemu ndogo ya jumla ya muda wake wa kuongoza. Wengine ni kusubiri: kwenye foleni, kwenye mikutano, kwenye makabidhiano, kwenye mapengo ya maeneo ya saa. Njia za kufanya kazi zinazopunguza ukubwa wa kundi, kupunguza kazi inayoendelea, na kubadilisha vikwazo vya wakati mmoja na mtiririko ulioandikwa usio wa wakati mmoja hushambulia kusubiri huko moja kwa moja. Faida ni muda mfupi wa kuongoza na uwezo wa juu wa kupitisha bila kuongeza watu, pamoja na kasoro chache, kwa sababu maoni hufika mapema muktadha ukiwa bado mpya.

Pima gharama ya kupokea dhidi ya gharama ya hali ilivyo. Nyaraka-kwanza, isiyo ya wakati mmoja, na mtiririko wa lean hugharimu hasa mabadiliko ya mazoea na uwekezaji wa awali katika kuandika na zana. Hazihitaji leseni za gharama. Mifumo mizito ya kupanua, kinyume chake, hubeba gharama halisi: mafunzo, vyeti, majukumu maalumu, na mzigo endelevu wa matukio makubwa ya kupanga. Mahitaji halisi ya uratibu tu ndiyo yanahalalisha hilo. Gharama ya kutofanya chochote huonekana kama kalenda zilizojaa mikutano, wachangiaji wa mbali waliotengwa, taratibu za ibada ya mizigo zinazotumia muda bila kuboresha matokeo, na utoaji wa polepole. Kuwashawishi uongozi, pima muda wa kuongoza wa utoaji, mzunguko wa utoaji, na sehemu ya wiki ya kazi inayopotea kwenye mikutano yenye thamani ndogo. Maboresho madogo ya mtiririko kuvuka nguvukazi kubwa hujumlika kuwa faida kubwa za uwezo.

Mifumo mibaya na mitego

Agile ya ibada ya mizigo: kufanya taratibu bila kanuni za msingi.
Kasi kama lengo: huchochea kuongeza pointi na kuharibu manufaa ya kipimo.
Kuabudu mfumo: kulazimisha SAFe au kiolezo cha “mfano wa Spotify” bila kujali kufaa.
Makadirio kama ahadi: kuchukulia utabiri chini ya kutokuwa na uhakika kama ahadi zinazofunga.
Utamaduni unaoendeshwa na mikutano: kuchagua simu za wakati mmoja zinazotenga maeneo mengine ya saa.
Maamuzi yasiyoandikwa: maarifa yaliyonaswa vichwani mwa watu na mazungumzo ya zamani.
Masanduku meusi ya wasambazaji: kusimamia wakandarasi kupitia njia za pembeni zisizo wazi badala ya uonekano wa pamoja.
Kuhangaikia matumizi: kuongeza shughuli za kila mtu badala ya mtiririko wa kazi iliyokamilika.

Kielelezo cha ukomavu

Ngazi ya 1, Kuanzisha. Mchakato ni wa papo hapo au wa ibada ya mizigo; timu hufanya taratibu zilizoazimwa bila kanuni nyuma yake, au hubuni papo hapo bila mbinu ya pamoja kabisa. Mawasiliano yanaendeshwa na mikutano na hayajaandikwa, maamuzi yanaishi vichwani mwa watu, na makadirio huchukuliwa kama ahadi. Wachangiaji waliotawanyika, wakandarasi, na maeneo ya saa yaliyo mbali huratibiwa kwa mdomo na huachwa wamezuiwa mtu sahihi anapokuwa amelala.
Ngazi ya 2, Kuendeleza. Timu binafsi hupokea mbinu iliyotajwa kama Scrum au Kanban na kuifuata kwa uthabiti fulani, lakini mazoea hutofautiana timu hadi timu na taratibu mara nyingi ni za kukariri. Baadhi ya timu huandika nyaraka za usanifu na rekodi za maamuzi huku nyingine bado zikitegemea mikutano. Kukadiria na kuratibu hufanyika, lakini bila kigezo cha pamoja cha “kimeandikwa” kinamaanisha nini, kwa hiyo muktadha bado unavuja na makabidhiano kati ya timu yanabaki mazito.
Ngazi ya 3, Kusawazisha. Mazoea huchaguliwa kwa makusudi kufaa kazi na kuandikwa kama matarajio ya shirika zima: ratiba ndogo ya pamoja, kigezo kilichofafanuliwa cha muktadha ulioandikwa kwenye tiketi na rekodi za maamuzi, mawasiliano yasiyo ya wakati mmoja yanayoanza na nyaraka kama chaguo-msingi, na kukadiria kutumika kwa mazungumzo badala ya udhibiti. Kiwango kinatekelezwa kwa uthabiti, kwa hiyo mkandarasi au anayejiunga katika timu yoyote anaweza kujitambulisha kwa kusoma, na wasambazaji hufanya kazi kwenye bodi zilezile zinazoonekana kama wafanyakazi.
Ngazi ya 4, Kusimamia. Njia ya kufanya kazi inapimwa dhidi ya vipimo vya msingi badala ya kudhaniwa. Timu hufuatilia muda wa kuongoza wa utoaji, usambazaji wa muda wa mzunguko, mzunguko wa utoaji, uwezo wa kupitisha, na sehemu ya wiki ya kazi inayopotea kwenye mikutano yenye thamani ndogo, na hutazama kasi isidanganywe kwa kuongeza pointi. Mipaka ya kazi inayoendelea inatekelezwa kwa ushahidi, mtiririko unasimamiwa badala ya matumizi, na data, si maoni, inaamua taratibu zipi zihifadhi nafasi yake na wapi foleni zinarefuka. Kuripoti kwa uongozi na vyombo vya usimamizi kunatoka moja kwa moja kwenye vipimo hivi hai.
Ngazi ya 5, Kuratibu. Shirika hurekebisha kila wakati njia yake ya kufanya kazi kutoka kwa vipimo vya mtiririko na ushahidi wa tafakari, na haja ya uratibu inapunguzwa kwenye chanzo kupitia topolojia ya timu badala ya kusimamiwa kwa mchakato mzito zaidi. Njia za kufanya kazi, vipimo vya utoaji, na usanifu wa shirika vimeunganishwa na hubadilika nguvukazi, soko, na mazingira ya udhibiti yanapohama; timu zilizotawanyika, mchanganyiko za wafanyakazi, wakandarasi, na wasambazaji kuvuka maeneo mengi ya saa hushirikiana kwa utulivu, na mazoea yanayoacha kulipa gharama yake hustaafishwa bila sherehe.

Mawazo ya kujadili

Ni taratibu zipi zetu tungezihifadhi tungezihukumu kwa thamani wanayounda tu?
Je, tunapanua kwa kuongeza mfumo au kwa kupunguza haja ya kuratibu?
Je, kasi yetu ni msaada wa kupanga au lengo tunalolidanganya kimyakimya?
Ni maamuzi na hali gani zinaishi tu kwenye mikutano na kumbukumbu za watu, na zinapaswa kuandikwa?
Eneo la saa la nani linabeba gharama ya mikutano yetu ya wakati mmoja, na je, hilo ni la haki?
Je, wakandarasi na wasambazaji wetu wanafanya kazi katika mtiririko uleule unaoonekana kama wafanyakazi wetu?

Mambo muhimu ya kukumbuka

Pokea kanuni zilizo nyuma ya mbinu, si taratibu zake tu.
Chagua Agile, Kanban, au mchanganyiko kufaa kazi; pendelea makundi madogo na maoni ya haraka.
Mifumo ya kupanua ipokee kwa shaka; panua kwa kupunguza uratibu, si kuongeza mchakato.
Tumia makadirio kwa mazungumzo na utabiri, kamwe si kama malengo ya tija wala ahadi.
Chagua mawasiliano yasiyo ya wakati mmoja, yanayoanza na nyaraka ili timu kubwa, zilizotawanyika, mchanganyiko zishirikiane.
Boresha matokeo na mtiririko, si shughuli wala matumizi.

Marejeo na usomaji zaidi

David J. Anderson, “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business”
Donald Reinertsen, “The Principles of Product Development Flow”
Mary and Tom Poppendieck, “Lean Software Development: An Agile Toolkit”
Craig Larman and Bas Vodde, “Large-Scale Scrum (LeSS)”
Nicole Forsgren, Jez Humble, Gene Kim, “Accelerate” (delivery metrics)
The Agile Manifesto and its twelve principles
Henrik Kniberg, “Scaling Agile @ Spotify” (with the caution that it is a snapshot, not a model)
GitLab’s public Handbook on asynchronous, remote-first working