10.15 Ukadiriaji na utabiri

Muhtasari na msukumo

Kila timu ya programu huulizwa swali lilelile: itakamilika lini? Nyuma ya swali hilo kuna ukadiriaji wa juhudi za uundaji wa programu, mazoea ya kutabiri kazi kiasi gani kitu fulani kitahitaji kabla hujakifanya. Ni mojawapo ya mambo magumu zaidi tunayoyafanya, na mojawapo ya yaliyo rahisi kufanya vibaya. Tatizo ni kwamba programu ni kazi ya ugunduzi. Mnajenga kitu ambacho hakijawahi kuwepo, na mengi ya mtakayojifunza kuhusu tatizo yanaonekana tu wakati wa kujenga. Kutabiri juhudi ya kujifunza ni tofauti kweli na kutabiri juhudi ya kurudia kazi inayojulikana.

Kwa nini kuichukulia kama nidhamu yake mwenyewe badala ya kona ya usimamizi wa miradi (sura ya 10.6)? Kwa sababu kushindwa ni kwa uthabiti na ghali sana. Timu mara kwa mara huahidi tarehe moja ambazo hazina ushahidi nazo, kisha huzitetea muda mrefu baada ya uhalisia kuzipinga. Viongozi huchanganya kadirio na ahadi. Mikataba hugandisha namba iliyozalishwa alasiri moja na kuwashikilia watu kwayo kwa mwaka. Matokeo ni utoaji wa kuchelewa, uaminifu uliomomonyoka, na utamaduni ambapo hakuna anayesema anachoamini kweli. Kuipata sawa kunahusu uaminifu zaidi kuliko hesabu bora: kutenganisha unachojua na unachotumaini, na kuwasilisha kutokuwa na uhakika kama kutokuwa na uhakika.

Dau linapanda kwa kasi katika mazingira ya mashirika makubwa na serikali. Biashara kubwa hufadhili majalada ya mipango inayoingiliana dhidi ya bajeti za kila mwaka na zinatarajia namba thabiti kugawa mtaji (sura ya 10.1). Serikali hutoa ahadi za umma chini ya kanuni za mgao, husaini mikataba ya bei iliyowekwa, na kujibu kwa wabunge tarehe inapoteleza. Katika ulimwengu wote mbili shinikizo la kuzalisha namba moja ya kujiamini ni kubwa mno, na kutokuwa na uhakika kwa kina kunakofanya namba hiyo isiaminike hakutoweki kwa sababu mtu muhimu anataka uhakika. Sura hii inahoji msimamo tofauti: kadiria pale kunaposaidia kuamua, tabiri kwa ushahidi badala ya matumaini, na sema ukweli kuhusu safu.

Kanuni kuu

Kadirio ni utabiri, si ahadi. Liweke tofauti na malengo na ahadi.
Kutokuwa na uhakika ni halisi, kwa hiyo kieleze. Safu yenye uwezekano inashinda tarehe moja ya uongo.
Yaliyopita yanatabiri yajayo bora kuliko matumaini. Pendelea historia iliyopimwa kuliko makisio mapya.
Gawanya kuelewa, tabiri kuahidi. Vipande vidogo hupunguza hatari na hitaji la kukadiria.
Chukua mtazamo wa nje. Linganisha na juhudi zilizopita zinazofanana kabla ya kuamini hadithi yako ya ndani.
Tabiri upya mfululizo. Utabiri uliofanywa mara moja na kamwe usiosasishwa ni pambo.
Kadiria tu pale jibu litabadilisha uamuzi. Vinginevyo ni upotevu.

Mapendekezo

Tenganisha kadirio, lengo, na ahadi

Hatua moja yenye manufaa zaidi katika sura hii yote haigharimu chochote: weka mawazo matatu tofauti. Kadirio ni utabiri wenu wa uaminifu wa muda kitu fulani kitachukua, ukiwa na kutokuwa na uhakika kwake ulioambatishwa. Lengo ni lengo la biashara ungependa kulifikia, kama uzinduzi wa maonyesho ya biashara au tarehe ya mwisho ya kisheria. Ahadi ni ahadi unayomtolea mtu mwingine unayokusudia kuitimiza. Hivi ni vitu vitatu tofauti, na kuviunganisha ndivyo miradi inavyoanza kujidanganya. Kiongozi anaposikia “takriban miezi mitatu hadi mitano” na kuandika “miezi mitatu,” na timu ya mauzo ikamwahidi mteja “wiki kumi na mbili,” kadirio limekuwa ahadi kimyakimya bila yeyote kuamua kukubali hatari.

Sema ni kipi unatoa, kila mara. Ukiulizwa tarehe, jibu kwa kadirio lililoonyeshwa kama safu, kisha uiache biashara iweke lengo dhidi yake na kuamua, kwa makusudi, nini cha kuahidi. Ahadi inapaswa kuwa chaguo lililofanywa kwa macho wazi, likipima kutokuwa na uhakika wa kadirio dhidi ya gharama ya kukosa. Nidhamu hii inaunganishwa moja kwa moja na jinsi shirika lenu linavyofanya na kurekodi maamuzi (sura ya 1.5): ahadi ni uamuzi, na inastahili ukali wa uamuzi badala ya kutikisa kichwa barazani.

Elewa kwa nini makadirio yana makosa, na kwa mwelekeo gani

Makadirio ya programu hayana makosa kwa nasibu. Yana makosa kwa njia zinazotabirika, za kimfumo, na kujua mfumo huo kunakuruhusu kusahihisha. Mapema katika juhudi yoyote mko ndani ya koni ya kutokuwa na uhakika: mwanzoni kadirio lenu linaweza kuwa na kosa la kigezo cha nne kwa urahisi pande zote mbili, na safu hupungua tu mnapojenga na kujifunza. Kuahidi namba sahihi kwenye mdomo mpana wa koni ni kuahidi kielelezo ambacho huwezi kukitetea bado.

Juu ya kutokuwa na uhakika huko kwa kimuundo kuna upendeleo wa binadamu. Uongo wa upangaji ni mwelekeo wetu wa kuaminika wa kudharau muda, gharama, na hatari ya mipango yetu wenyewe huku tukifikiria hali bora zaidi. Tunafikiria njia ya furaha, tunasahau usumbufu na mshangao wa ujumuishaji na siku za ugonjwa, na kuzalisha namba inayodhania hakuna kitakachoenda vibaya. Kuongeza ziada ndilo jibu la kawaida la kujilinda, lakini ziada iliyoongezwa kwa hisia ni makisio ya pili yaliyorundikwa juu ya ya kwanza, na hujadiliwa kuondolewa ratiba zinapobana. Tiba si nguvu zaidi ya nia; ni mbinu. Weka utabiri kwa kile kazi inayofanana ilichukua kweli, si jinsi kazi hii inavyohisi kutoka ndani.

Tumia kugawanya na hukumu ya mtaalamu, na ujue mipaka yake

Mbinu za kazi nzito zinastahili kujulikana na kuwekewa mipaka. Kugawanya hugawa kitoleo kikubwa kuwa vipande vidogo unavyoweza kuvifikiria, kisha kuvikunja juu. Kunasaidia kwa sababu watu hukadiria vitu vidogo, vinavyojulikana bora zaidi sana kuliko vikubwa, visivyo wazi, na kwa sababu kujumlisha vipengee vingi huru huacha makadirio ya juu mengine kufuta ya chini mengine. Kikomo chake ni kwamba kugawanya hukosa kazi iliyo kati ya masanduku: ujumuishaji, uratibu, na kazi ambazo hukufikiria kuziorodhesha. Hukumu ya mtaalamu na ukadiriaji kwa ulinganisho (“hiki ni kama moduli ya ripoti tuliyojenga mwaka jana, iliyochukua miezi miwili”) ni vya haraka na mara nyingi ni vizuri kwa kushangaza, lakini hurithi matumaini na pembe zisizoonekana za mkadiriaji.

Kwa chochote lazima uwekee namba, pendelea ukadiriaji wa pointi tatu, unaoomba namba ya matumaini, ya uwezekano mkubwa, na ya kukata tamaa na kuziunganisha, mara nyingi kama wastani wenye uzito wa PERT (ya matumaini pamoja na mara nne ya uwezekano mkubwa pamoja na ya kukata tamaa, imegawanywa kwa sita). Thamani si fomula halisi. Ni kwamba ukadiriaji wa pointi tatu unakulazimisha kutaja kutokuwa na uhakika kwako kwa sauti na kuzalisha safu badala ya pointi ya uongo. Mbinu za ukubwa wa kulinganisha kama pointi za hadithi na ukubwa wa fulana (ndogo, ya kati, kubwa, kubwa zaidi) huepuka mtego wa kutabiri masaa kamili kwa kulinganisha vipengee na kila kimoja. Zinafanya kazi vizuri kwa kupanga na uwezo wa takriban, lakini zichukulie kama pembejeo za utabiri, si sarafu. Pointi si masaa, na kuzidisha kasi ya timu kwa pointi kuzalisha tarehe kunarudisha kila tatizo ambalo ukubwa wa kulinganisha ulikusudiwa kuliepuka.

Tabiri kwa uwezekano kutoka data yako mwenyewe ya mtiririko

Hapa kuna mabadiliko yanayobadilisha kila kitu: acha kuwauliza watu wakisie kazi itachukua muda gani, na uanze kupima timu yako inamaliza kazi kwa kasi gani kweli. Bomba lako la utoaji (sura ya 11.2) tayari linazalisha data unayohitaji. Ukifuatilia upitishaji, idadi ya vipengee ambavyo timu yako inakamilisha kwa wiki, unaweza kutabiri siku zijazo kutoka zilizopita badala ya kutoka matumaini. Timu iliyofunga vipengee sita hadi kumi na moja kwa wiki kwa miezi mitatu iliyopita itachukua, kwa uwezekano mkubwa, takriban wiki nne hadi saba kumaliza vipengee arobaini vilivyobaki. Utabiri huo unasimama juu ya ushahidi, na unajisasisha kila wiki data mpya inapofika.

Toleo kali linaendesha uigaji wa mbinu ya Monte Carlo: chukua sampuli kutoka upitishaji wenu wa kila wiki wa kihistoria maelfu ya mara kujenga usambazaji wa tarehe zinazowezekana za kumaliza, kisha usome jibu kama uwezekano. “Kuna uwezekano wa asilimia 85 tutamaliza kufikia Machi 14, na asilimia 50 kufikia Februari 28” ni kauli yenye manufaa zaidi na ya uaminifu zaidi sana kuliko “itakamilika Machi 1.” Mbinu hii inaunganishwa moja kwa moja na nadharia ya foleni (sura ya 11.3): muda wa kuongoza ni sawa na kazi inayoendelea ikigawanywa kwa upitishaji, kwa hiyo vipimo vilevile vya mtiririko vinavyotawala jinsi kazi inavyosonga pia vinatawala itakapofika. Utabiri wa uwezekano unahitaji historia na mchakato unaotulia kwa busara, ndiyo sababu unazawadia timu zinazoweka kazi ndogo na mtiririko thabiti. Pia unaondoa kimyakimya sherehe nyingi za ukadiriaji, kwa sababu hauhitaji tena kupima kila kipengee kujua kundi litatua lini.

Chukua mtazamo wa nje kwa programu kubwa

Kwa programu kubwa, ndefu, ghali, makadirio ya mtu mmoja mmoja na hata utabiri wa mtiririko vinaweza kupotosha, kwa sababu programu mpya haina historia ya upitishaji bado na hadithi yake ya ndani ndipo uongo wa upangaji unauma zaidi. Dawa ni utabiri wa darasa la marejeo: pata darasa la marejeo la juhudi zilizokamilika zinazofanana, tazama zilichukua muda na fedha kiasi gani kweli, na uweke programu yako kwenye usambazaji huo kabla ya kuamini mpango wako wa chini-juu. Ikiwa uingizwaji wa jukwaa unaolingana katika kampuni yako umezidi makadirio yao ya awali kwa asilimia 60 kwa wastani, namba hiyo ni ushahidi bora kuhusu wako kuliko mpango nadhifu ambao timu yako imekusanya tu. Mtazamo wa nje unahisi kukatisha tamaa, na hiyo ndiyo thamani yake hasa: unapinga matumaini ambayo kila mpango mpya hubeba. Utumie kwa ufadhili wa jalada na bajeti za programu kubwa mno (sura ya 10.1), ambapo gharama ya kuzidisha kimfumo inapimwa kwa mamilioni na uaminifu.

Kadiria kidogo kwa kugawanya vipande vidogo, na panga mfuatano kwa gharama ya kuchelewa

Wakati mwingine kiasi sahihi cha ukadiriaji ni karibu hakuna kabisa. Hoja ya #NoEstimates, katika kiini chake cha busara, inaona kwamba ukigawanya kazi kuwa vipande vidogo vya kutosha hivi kwamba kila kimoja kinachukua siku moja au mbili, kadirio la kipande chochote kimoja huacha kujali. Mnahesabu tu upitishaji na kutabiri kutoka hesabu. Vipande vinapokuwa sare na vidogo, upimaji wa kina ni upotevu: unatumia juhudi kuzalisha usahihi ambao utabiri hauuhitaji. Hii si hoja dhidi ya kufikiri mbele. Ni hoja ya kufanya utabiri wa kila kipande kuwa nafuu kwa kufanya vipande vidogo.

Kinachohitaji uamuzi bado ni mpangilio. Huwezi kufanya kila kitu kwa mara moja; panga mfuatano kwa gharama ya kuchelewa: thamani unayopoteza kwa kila kitengo cha muda ambacho kipande fulani cha kazi kinachelewa. Kipengele kinachofungua mkataba mkubwa robo ijayo kina gharama ya juu ya kuchelewa na kinapaswa kuruka mbele ya kitu cha hiari chenye hakuna, hata kama cha hiari ni rahisi zaidi. Kupima gharama ya kuchelewa dhidi ya juhudi (mbinu ya “kazi fupi zaidi yenye uzito kwanza” kutoka kufikiri kwa lean) kunakuambia nini cha kufanya baadaye kwa kuaminika zaidi sana kuliko mrundikano uliopangwa kwa hisia. Angalia kwamba hili linabadilisha mazungumzo yote: badala ya “yote yatakamilika lini,” linalokaribisha usahihi wa uongo, unauliza “kitu chenye thamani zaidi cha kumaliza kinachofuata ni kipi,” ambalo unaweza kulijibu kweli.

Mabadilishano: faida na hasara

Mbinu	Faida	Hasara
Kadirio la tarehe moja	Rahisi; ndicho wadau wanachoomba	Si sahihi kwa usahihi; huficha hatari; huwa ahadi kwa bahati mbaya
Kadirio la pointi tatu / PERT	Linalazimisha kutokuwa na uhakika kutoka wazi; nafuu	Bado ni makisio; fomula inaashiria ukali wa uongo
Pointi za hadithi / ukubwa wa fulana	Haraka; nzuri kwa kupanga na uwezo wa takriban	Si masaa; hesabu ya kasi ya timu inarudisha tarehe moja
Utabiri wa mtiririko wa kiuwezekano	Wa msingi wa ushahidi; unajisasisha; safu za uaminifu	Unahitaji historia na mtiririko thabiti; unaonekana “si hakika” sana
Utabiri wa darasa la marejeo	Unasahihisha matumaini kwa programu kubwa	Unahitaji juhudi zilizopita zinazolinganishwa; wa kukatisha tamaa kusikia
#NoEstimates (vipande vidogo)	Huondoa upotevu; tabiri kwa kuhesabu	Inahitaji kugawanya kwa nidhamu; inawatia wasiwasi wafadhili wanaotaka namba

Mvutano wa kati ni uhakika ambao watu wanataka dhidi ya uaminifu ambao kazi inadai. Wafadhili, watendaji, mikataba, na wabunge wanaomba tarehe moja thabiti kwa sababu tarehe moja ni rahisi kuweka bajeti, kuahidi, na kutetea. Programu mara chache inaiunga mkono. Utatue mvutano si kwa kutengeneza uhakika wala kukataa kujibu, bali kwa kujibu kwa sarafu ya uwezekano: safu yenye viwango vya imani, inayotabiriwa upya ushahidi unapofika. Ioanishe na vipande vidogo ili utoaji wa mapema, halisi uchukue nafasi ya wa mbali, wa kufikirika kama kitu ambacho watu wanakiamini. Nyongeza iliyoonyeshwa ina thamani kuliko kadirio lolote.

Maswali ya kujadili na timu yako

Mtu anapokuomba tarehe, unatoa kadirio, lengo, au ahadi, na je, kila mtu chumbani anajua ni kipi? Hili ndilo swali linalozuia madhara mengi zaidi kwa juhudi ndogo zaidi. Katika mashirika mengi vitatu hivi huporomoka kuwa namba moja mara inapotoka kinywani mwa timu, na hakuna aliyeamua kukubali hatari kwamba utabiri uligeuka ahadi. Leta mfano halisi: chukua tarehe yenu ya mwisho ya ahadi ya hivi karibuni na uifuatilie nyuma hadi mazungumzo ambapo ilitamkwa kwanza, na uulize kama iliwahi kuwa kitu kingine zaidi ya makisio ya matumaini yaliyovaa suti. Jibu linapaswa kubadilisha lugha yenu daima, ili makadirio yatoke kama safu, malengo yataje kama matakwa ya biashara, na ahadi zifanywe kwa makusudi kutokuwa na uhakika kikipimwa na kurekodiwa kama uamuzi (sura ya 1.5). Timu yenu isipoweza kuonyesha mahali ahadi ilikubaliwa kwa ufahamu, mnatoa ahadi kwa bahati mbaya.
Mngeweza kutabiri toleo lenu lijalo kutoka upitishaji uliopimwa badala ya makadirio mapya, na nini kinawazuia? Timu nyingi tayari zina data ya kujibu “itakamilika lini” kwa majaribio, ikikaa bila kutumika kwenye zana inayofuatilia kazi yao. Ukijua vipengee vingapi timu yenu imekamilisha kwa wiki robo iliyopita, unaweza kuigiza usambazaji wa tarehe ya kumaliza na kutaja uwezekano badala ya matakwa. Leta historia yenu halisi ya upitishaji na idadi ya vipengee vilivyobaki, na ulinganishe utabiri wa msingi wa mtiririko na tarehe yoyote ambayo timu ilikadiria kwa hisia; pengo kwa kawaida lina mafunzo. Kizuizi kikiwa kwamba vipengee vyenu ni vya ukubwa tofauti sana au mtiririko wenu hauna utulivu, hilo lenyewe ndilo tokeo, kwa sababu mtiririko usio thabiti ni tatizo la utoaji linalostahili kurekebishwa bila kujali (sura za 11.2, 11.3). Kuhama kutoka ukadiriaji hadi kipimo mara nyingi ni uamuzi wa kuamini historia yako mwenyewe kuliko matumaini yako kuliko badiliko la zana.
Kwa programu yenu kubwa ya sasa, mmechukua mtazamo wa nje, au mmejenga mpango wa ndani tu? Programu kubwa ndizo ambazo matumaini hujilimbikiza kuwa kuzidisha ghali, na ambapo mpango wa chini-juu wa kujiamini unavutia zaidi na kuaminika kidogo zaidi. Nidhamu ni kutaja darasa la marejeo la juhudi zilizokamilika zinazofanana ndani au nje ya shirika lenu, kupata zilichogharimu na kuchukua muda kiasi gani kweli, na kuweka programu yenu kwa uaminifu kwenye usambazaji huo kabla ya kutetea namba zenu. Leta data: mipango inayolingana hapa imezidi makadirio yake ya kwanza kwa kiasi gani, na mpango wenu wa sasa unadhania kimyakimya mtashinda kila mmoja wao? Ukifanya hivyo, mnaweka dau kwamba mtakuwa wa kipekee, ambalo ni dau ambalo viwango vya msingi hupoteza kwa uhakika. Mtazamo wa nje utafanya utabiri wenu usiwe wa kupendeza na uweze kutetewa zaidi sana kwa wafadhili na wakaguzi watakaokumbuka namba mliyotoa (sura ya 10.1).
Mfadhili, mkataba, au mbunge anapodai tarehe moja thabiti, mnajibu vipi bila kusema uongo wala kukataa? Hapa ndipo shinikizo ni kali zaidi na ambapo timu za uaminifu hukubali mara nyingi, kwa sababu “uwezekano wa asilimia 70 kufikia Septemba” kinasikika cha kukwepa karibu na “Septemba” ya kujiamini ya mshindani. Kwa shirika kubwa dau linazidishwa: tarehe moja thabiti inaenea kwenye bajeti, programu tegemezi, na ahadi za umma, kwa hiyo namba iliyochaguliwa kwa faraja inakuwa dhima ya kimfumo mara inapoteleza. Leta lugha mnayopanga kutumia kweli, mfano uliofanyiwa kazi wa safu yenye viwango vya imani, na nyongeza ndogo ya mapema mnayoweza kuiahidi kwa uthabiti huku mkiacha wigo wa baadaye kama safu iliyofadhiliwa. Mazingatio yanayoshindana ni halisi, kwa kuwa baadhi ya tarehe za mwisho (mpito wa kisheria, uzinduzi wa maonyesho ya biashara) zimewekwa kweli, na hatua sahihi hapo ni kuweka tarehe na kunyumbulisha wigo badala ya kujifanya juhudi ni ya uhakika. Katika mazingira ya mashirika makubwa na serikali, funga hili na jinsi mkataba unavyoundwa: makubaliano ya kimoduli, yaliyofadhiliwa kwa nyongeza yanakuruhusu kuahidi kwa uaminifu kiini chenye thamani, wakati mkataba mmoja wa bei na wigo uliowekwa uliofungwa kwa hatua muhimu ya mbali unalazimisha hasa uhakika wa uongo unaozalisha kuzidisha na kichwa cha habari.
Timu yenu inaamuaje cha kujenga baadaye, na je, kupanga mfuatano waziwazi kwa gharama ya kuchelewa kungebadilisha mpangilio? Mirundikano mingi hupangwa kwa mchanganyiko wa hisia, aliyepiga kelele zaidi, na juhudi ya takriban, jambo linaloboresha kimyakimya ushindi rahisi badala ya wenye thamani. Gharama ya kuchelewa, thamani mnayopoteza kwa kila kitengo cha muda kipande cha kazi kinapochelewa, inabadilisha swali kutoka “yote yatakamilika lini” hadi “kitu chenye thamani zaidi cha kumaliza baadaye ni kipi,” ambalo mnaweza kulijibu kwa ushahidi. Leta vipengee vitatu au vinne halisi vya mrundikano vyenye kadirio la uaminifu la thamani ambayo kila kimoja kinafungua na lini thamani hiyo inaisha, kisha uvipange kwa thamani-inayopotea-kwa-wiki dhidi ya juhudi na ulinganishe mpangilio huo na mpango wenu wa sasa; kupangwa upya kwa kawaida ni kwa kushangaza na ngumu kubishana nako. Mazingatio yanayoshindana ni kwamba gharama ya kuchelewa yenyewe ni kadirio na inaweza kuchezewa na yeyote anayetaka kipengee chake kiwe cha kwanza, kwa hiyo taja nani anamiliki namba na jinsi zinavyopingwa. Kwa jalada la biashara kubwa au programu ya serikali, nidhamu hii ndiyo inayokuruhusu kutetea maamuzi ya mfuatano kwa wadau ambao kila mmoja anaamini mpango wake unapaswa kuwa wa kwanza, kwa sababu mpangilio unasimama juu ya thamani iliyotajwa badala ya siasa.
Nani anatabiri upya, mara ngapi, na nani anawajibika kutenda utabiri unaposonga? Utabiri uliofanywa mara moja mwanzoni na kamwe usiopitiwa ni pambo, na kuteleza ghali zaidi ni kule ambako utabiri hai ungeonyesha miezi kabla ya tarehe ya mwisho kuifanya isiyokanushika. Kwa timu kubwa kushindwa mara chache ni kukosekana kwa data na mara nyingi ni kukosekana kwa mdundo wa kudumu na mmiliki aliyetajwa: upitishaji unateleza, usambazaji wa tarehe ya kumaliza unahamia kulia, na hakuna ambaye kazi yake ni kuona anayetazama. Leta mdundo wenu halisi wa kutabiri upya (au ukiri hakuna), mara ya mwisho utabiri ulipobadilisha uamuzi, na kuteleza mliokuwa mkikiona tangu ahadi ya sasa iwekwe. Mazingatio yanayoshindana ni uchovu wa utabiri, kwa kuwa kutabiri upya kwa kelele nyingi mno kunaalika fujo na kumomonyoa uaminifu, kwa hiyo kubaliani kipindi cha busara na kizingiti kinachochochea kupandisha badala ya kuitikia kila mtikisiko. Katika mazingira ya mashirika makubwa na serikali, unganisha hili na usimamizi: julisha vyombo vya utawala safu iliyosasishwa ya uwezekano kwa ratiba iliyowekwa, ili kuteleza kujitokeze kama utabiri upya unaosimamiwa ambao viongozi wanaweza kuutendea badala ya mshangao unaofichuliwa kwenye hatua muhimu.

Mtazamo wa sekta

Kampuni changa. Ruka sherehe ya ukadiriaji karibu kabisa. Gawa kazi kuwa vipande vya siku moja hadi mbili, hesabu unachomaliza kila wiki, na uwape waanzilishi na wawekezaji safu inayopungua badala ya tarehe moja ya kishujaa. Historia yako ni fupi na mchakato wako hauna utulivu, kwa hiyo egemea koni ya kutokuwa na uhakika kama maelezo ya uaminifu badala ya kisingizio, na utabiri upya kila Ijumaa picha inapoongezeka makali.

Biashara ndogo. Huna mtaalamu wa ukadiriaji wala hamu ya vikao vya kupima, kwa hiyo acha zana ambazo tayari unaendesha zifanye kazi: zana nyingi za kufuatilia kazi zinafichua upitishaji bure, na utabiri mwepesi kutoka hapo unashinda tarehe ya mwisho iliyokisiwa. Pinga hamu ya kununua programu nzito ya kupanga usioweza kuihudumia; hesabu rahisi ya kila wiki ya vipengee vilivyokamilika na safu iliyo wazi hujibu “itakamilika lini” vya kutosha kwa ahadi unazotoa kwa wateja kweli.

Biashara kubwa. Tatizo ni uthabiti kuvuka timu nyingi zinazofadhili jalada dhidi ya mzunguko wa mtaji wa kila mwaka (sura ya 10.1). Sawazisha safu zenye viwango vya imani badala ya tarehe moja, hitaji ulinganisho wa darasa la marejeo kwa programu kubwa, na uweke vipimo vya mtiririko ili makisio yaachie nafasi kwa utabiri wa msingi wa upitishaji ndani ya robo. Tawala ukadiriaji kama mazoea ya pamoja yenye fasili wazi za kadirio, lengo, na ahadi, ili namba iliyozalishwa katika kitengo kimoja iwe na maana ileile inapofika kwa bodi.

Serikali. Kanuni za ununuzi na uwajibikaji wa umma huumba kila kitu. Tarehe ya umma iliyokosa inakuwa kichwa cha habari na tokeo la ukaguzi, kwa hiyo pendelea mikataba ya kimoduli, iliyofadhiliwa kwa nyongeza badala ya ahadi moja ya bei na wigo uliowekwa iliyofungwa kwa hatua muhimu ya mbali. Wajulishe vyombo vya usimamizi kwa utabiri wa uwezekano na ushahidi wa darasa la marejeo kwa lugha rahisi, chapisha viwango vya imani kwa uaminifu, na uache nyongeza zilizoonyeshwa ziwe ushahidi ambao umma na wakaguzi wanauamini badala ya saini ya mkandarasi kwenye mpango wa matumaini.

Mifano

Kampuni changa. Kampuni changa ya watu tisa inayojiandaa kwa onyesho lake la Series A inahitaji kujua kama muunganisho muhimu utakuwa tayari. Badala ya kuwaacha waanzilishi kuwaahidi wawekezaji tarehe, kiongozi anatoa kadirio kama safu na kuelezea koni ya kutokuwa na uhakika nyuma yake. Timu imekuwa ikifunga vipengee vitano hadi tisa vya mrundikano kwa wiki, kwa hiyo wanaendesha utabiri wa haraka wa Monte Carlo kwa kazi iliyobaki na kuripoti “uwezekano wa asilimia 80 kufikia wiki ya tatu ya robo, nafasi sawa wiki moja mapema.” Wanagawanya muunganisho kuwa vipande vya siku mbili ili hakuna kadirio moja linalojali sana, wanapanga mfuatano kwa gharama ya kuchelewa kujenga njia inayoonekana kwa wawekezaji kwanza, na kutabiri upya kila Ijumaa. Wawekezaji wanapata makadirio ya uaminifu, yanayopungua badala ya namba ya kujiamini ambayo ingeteleza.

Biashara kubwa. Muuzaji wa rejareja anayebadilisha jukwaa lake la usimamizi wa oda lazima afadhili programu kupitia mzunguko wa mtaji wa kila mwaka unaodai namba. Ofisi ya programu inapinga hamu ya kutetea mpango nadhifu wa chini-juu na badala yake inajenga darasa la marejeo kutoka uingizwaji tatu unaolingana, miwili wa ndani na mmoja ulioandikwa hadharani, ambao ulizidi makadirio yao ya awali kwa asilimia 50 hadi 80. Wanafadhili dhidi ya takwimu ya mtazamo wa nje, kuonyesha ratiba kama safu ya uwezekano badala ya tarehe thabiti ya kuanza, na kuweka vipimo vya mtiririko kutoka timu ya kwanza ya utoaji ili ndani ya robo makisio yabadilishwe na utabiri wa msingi wa upitishaji unaosasishwa kila mwezi. Mkondo mmoja unapokimbia moto, utabiri upya unaonyesha mapema, na uongozi unasawazisha upya badala ya kugundua kuteleza kwenye tarehe ya mwisho.

Serikali. Wakala unaosasisha mfumo wa mafao unafanya kazi chini ya mgao na uchunguzi wa umma, ambapo tarehe ya umma iliyokosa ni kichwa cha habari. Badala ya mkataba mmoja wa bei na wigo uliowekwa uliofungwa kwa hatua muhimu moja ya mbali, unanunua nyongeza za kimoduli na kuahidi hadharani kiini chenye thamani kinachotolewa mapema, huku wigo wa baadaye ukionyeshwa kama safu iliyofadhiliwa badala ya ahadi. Viongozi wa programu wanawajulisha vyombo vya usimamizi kwa kutumia utabiri wa uwezekano na ulinganisho wa darasa la marejeo, wakieleza viwango vya imani kwa lugha rahisi, ili “asilimia 70 kufikia Septemba” ieleweke kama hivyo hasa. Nyongeza zilizoonyeshwa zinakuwa ushahidi ambao umma unauamini, ulio imara kuliko kadirio lolote ambalo mkandarasi angeweza kulisaini.

Kesi ya biashara: sababu, ROI, na TCO

Faida ya ukadiriaji na utabiri wa uaminifu inatawaliwa na janga lililoepukwa. Juhudi kubwa za programu huzidi bajeti au kushindwa mara nyingi zaidi sana kuliko kufikia mpango wa awali uliowekwa, na hasara hujilimbikiza: gharama iliyozama, thamani iliyopotea kwa utoaji wa kuchelewa, matumizi ya dharura kupona, na mmomonyoko wa uaminifu unaofuata ahadi ya umma iliyovunjika. Mazoea hapa (kutenganisha kadirio na ahadi, kutabiri kutoka upitishaji halisi, kuchukua mtazamo wa nje kwa programu kubwa) ndiyo yanayohamisha programu kutoka mkunjo huo wa kushindwa. Hamnunui mpira wa kioo sahihi zaidi. Mnanunua taarifa ya mapema na ya kweli zaidi ya mahali mnaposimama, inayowaruhusu kusahihisha urekebishaji ukiwa bado nafuu.

Kwenye jumla ya gharama ya umiliki, kuhama kutoka sherehe ya ukadiriaji hadi utabiri uliopimwa kwa kawaida hupunguza gharama badala ya kuiongeza. Ukadiriaji wa kina wa mapema ni ghali kuzalisha na huoza mara kazi inapoanza, wakati utabiri wa msingi wa upitishaji ni karibu bure bomba lenu la utoaji linapotoa data. Pande zote mbili za kupita kiasi zinagharimu fedha: kukadiria kupita kiasi (vikao visivyoisha vya kupima vinavyozalisha usahihi ambao hakuna anayeutumia) na kutabiri pungufu (kuahidi kipofu na kulipia kuzidisha baadaye). Kutoa hoja kwa uongozi, weka gharama kamili ya kuzidisha kwenu kwa mwisho mkubwa kando ya gharama ya karibu sifuri ya kufuatilia upitishaji na kutaja safu, na uonyeshe jinsi utabiri wa mtazamo wa nje ungeweka matarajio yanayoweza kufadhiliwa tangu mwanzo.

Mifumo mibaya na mitego

Ahadi za tarehe moja: safu iliyoanguka kuwa namba moja, kisha kutetewa zaidi ya ushahidi.
Kutakasa kadirio: makisio ya matumaini yanayopitishwa juu ya mnyororo hadi yanagumu kuwa ahadi ya kimkataba.
Kasi ya timu kama injini ya ratiba: kuzidisha pointi za hadithi kwa kasi kutengeneza tarehe sahihi.
Ziada kwa hisia: makisio ya pili yaliyorundikwa juu ya ya kwanza, yanayojadiliwa kuondolewa chini ya shinikizo.
Mtazamo wa ndani tu: kuamini mpango mpya wa chini-juu huku ukipuuza programu zinazofanana zilichukua nini kweli.
Kukadiria kila kitu: kupima vipande vidogo, sare ambavyo makadirio yao hayabadilishi uamuzi wowote.
Utabiri uliogandishwa: utabiri uliofanywa mara moja kwenye kuanza na kamwe usiosasishwa uhalisia unapofika.
Maigizo ya usahihi: kutaja masaa kwa desimali mbili kwenye mdomo mpana wa koni ya kutokuwa na uhakika.

Kielelezo cha ukomavu

Ngazi ya 1, Kuanzisha: Makadirio ni tarehe moja zinazozalishwa kwa hisia na kuchukuliwa kama ahadi; hakuna tofauti kati ya kadirio, lengo, na ahadi; utabiri ni wa kuitikia na wa papo hapo; kuzidisha kunashtua kila mtu na kunalaumiwa kwa timu.
Ngazi ya 2, Kuendeleza: Ukadiriaji fulani uliopangwa upo (kugawanya, pointi za hadithi, namba za pointi tatu), lakini mazoea yanatofautiana timu kwa timu; makadirio bado kwa kiasi kikubwa ni namba moja; kasi ya timu inatumika kutabiri tarehe; utabiri unafanywa mara moja kwenye kuanza na mara chache hupitiwa.
Ngazi ya 3, Kusawazisha: Kiwango kilichoandikwa kinatekelezwa kuvuka shirika: makadirio yanaonyeshwa kama safu zenye kutokuwa na uhakika kulikotajwa, kadirio, lengo, na ahadi vimewekwa tofauti kwa fasili, timu zinafuatilia upitishaji na kutabiri upya kwa mzunguko uliowekwa, na programu kubwa zinahitajika kutumia ulinganisho wa darasa la marejeo.
Ngazi ya 4, Kusimamia: Mazoea yanapimwa na kudhibitiwa kwa data. Usahihi wa utabiri unafuatiliwa dhidi ya matokeo halisi na ulinganifu unakaguliwa, ili muweze kusema kama tarehe zenu za “asilimia 80 kufikia” zinatua mara nane kati ya kumi kweli; vipimo vya msingi vya upitishaji na muda wa mzunguko vinadumishwa; gharama ya kuchelewa inapimwa; kuteleza kwa utabiri kunafuatiliwa dhidi ya vizingiti na kuchochea kupandisha; ahadi zinafanywa dhidi ya ushahidi badala ya matumaini.
Ngazi ya 5, Kuratibu: Utabiri wa uwezekano kutoka data ya mtiririko ni endelevu na unaaminika kwa sababu historia ya ulinganifu imethibitisha uaminifu wake; ahadi ni maamuzi ya makusudi yanayopima imani dhidi ya gharama; kazi inagawanywa vidogo vya kutosha hivi kwamba ukadiriaji ni mdogo kabisa na gharama ya kuchelewa inaendesha mfuatano; ukadiriaji umeunganishwa na ufadhili wa jalada na upangaji wa hatari, na shirika kwa kawaida linapanga upya wigo na kusawazisha upya utabiri unaposonga, likirekebisha mpango kwa ushahidi badala ya kutetea namba ya awali.

Mawazo ya kujadili

Nini kingebadilika katika shirika lenu kama kila kadirio lingelazimika kuondoka kwenye timu kama safu yenye kiwango cha imani, na tarehe moja zingepigwa marufuku?
Mnatumia wapi juhudi kukadiria kazi ambayo tayari ni ndogo na sare vya kutosha kutabiri kwa kuhesabu?
Mkiingiza upitishaji wenu wa robo mbili zilizopita kwenye uigaji wa Monte Carlo, je, utabiri ungekubaliana na tarehe mlizoahidi kweli?
Kwa programu yenu kubwa zaidi, darasa la uaminifu la marejeo ni lipi, na kiwango cha msingi kinapingana na mpango wenu wa sasa kwa kiasi gani?
Timu yenu inaamuaje mfuatano leo, na je, kupanga waziwazi kwa gharama ya kuchelewa kungebadilisha mtakachojenga baadaye?
Ahadi inapokubaliwa katika shirika lenu, kutokuwa na uhakika kunarekodiwa kama sehemu ya uamuzi, au kunatoweka mara tarehe inapoandikwa?

Mambo muhimu ya kukumbuka

Weka kadirio, lengo, na ahadi tofauti; kuviunganisha ndivyo miradi inavyoanza kujidanganya.
Makadirio yana makosa kwa utaratibu katika mwelekeo unaojulikana: koni ya kutokuwa na uhakika inapanua kazi ya mapema, na uongo wa upangaji unafanya matumaini kuwa chaguo-msingi.
Pendelea utabiri wa uwezekano kutoka upitishaji uliopimwa kuliko makisio mapya; taja safu na viwango vya imani, na utabiri upya mfululizo.
Chukua mtazamo wa nje kwa utabiri wa darasa la marejeo kwenye programu kubwa, ambapo matumaini ni ghali zaidi (sura ya 10.1).
Gawanya vidogo ili makadirio ya mtu mmoja mmoja yaache kujali, na panga mfuatano kwa gharama ya kuchelewa badala ya hisia.
Kadiria tu inapobadilisha uamuzi; vinginevyo ni upotevu. Tazama sura za 10.6 (usimamizi wa miradi), 11.2 (utoaji), 11.3 (nadharia ya foleni), na 1.5 (kufanya maamuzi na utawala).

Marejeo na usomaji zaidi

Steve McConnell, Software Estimation: Demystifying the Black Art.
Daniel Vacanti, Actionable Agile Metrics for Predictability and When Will It Be Done? (probabilistic forecasting from flow data).
Troy Magennis, Forecasting and Simulating Software Development Projects (Monte Carlo methods).
Bent Flyvbjerg and Dan Gardner, How Big Things Get Done (reference class forecasting and megaprojects).
Daniel Kahneman, Thinking, Fast and Slow (the planning fallacy and the outside view).
Donald Reinertsen, The Principles of Product Development Flow (cost of delay and queue economics).
Vasco Duarte, NoEstimates: How to Measure Project Progress Without Estimating.
Frederick Brooks, The Mythical Man-Month (why software schedules go wrong).
Todd Little, “Schedule Estimation and Uncertainty Surrounding the Cone of Uncertainty” (IEEE Software, 2006).