10.1 Usimamizi wa jalada na programu

Muhtasari na msukumo

Usimamizi wa jalada na usimamizi wa programu ni nidhamu ya kuamua shirika kubwa la uhandisi linapaswa kujenga nini, kufadhili kazi hiyo kwa muda, kuipanga kwa mfuatano kuvuka timu nyingi, na kuielekeza kwenye matokeo ya kimkakati badala ya pato lililotengwa. Timu moja inaweza kujikimu kwa upatanisho usio rasmi na mrundikano wa pamoja. Biashara kubwa au wakala wa serikali unaoendesha makumi au mamia ya timu hauwezi. Kazi hiyo yote hushindania bajeti ileile finyu, ujuzi maalumu uleule, majukwaa ya pamoja yaleyale, na umakini ule ule wa uongozi. Bila tabaka la makusudi la jalada, mnaishia na uboreshaji wa ndani: kila timu ina shughuli, kila ramani ya njia inaonekana yenye busara, na bado mzima unatoa thamani ya kimkakati ndogo sana kuliko inavyostahili.

Kwa timu kubwa dau hujilimbikiza. Juhudi zilizorudiwa, vipaumbele visivyolingana, na utegemezi wa timu mbalimbali usiosimamiwa hutoza kimyakimya kila mpango. Kipengele ambacho timu moja ingeweza kusafirisha ndani ya mbio moja kinasubiri robo tatu kwa sababu kinategemea timu ya jukwaa ambayo haikuwahi kukisikia. Serikalini tatizo ni kali zaidi. Mgao wa kila mwaka, ufadhili wa mtaji wa miaka mingi, sheria ya ununuzi, na uwajibikaji wa umma vinamaanisha programu iliyowekwa vibaya inaweza kufunga wakala kwenye miaka ya matumizi yaliyoahidiwa kwa kitu kisicho sahihi. Kwa hiyo kupata usimamizi wa jalada sawa si mzigo wa urasimu. Ndio jinsi shirika kubwa linavyogeuza mkakati kuwa programu iliyosafirishwa.

Sura hii inachukulia usimamizi wa jalada na programu kama wasiwasi wa uongozi wa kihandisi, si kazi ya ofisi ya usimamizi wa miradi (PMO) tu. Lengo ni kuunganisha mkakati na malengo na ramani za njia, kupa kipaumbele kwa uaminifu chini ya vikwazo halisi, kuchukulia utegemezi na wauzaji kama hatari za daraja la kwanza, na kuabiri mizunguko ya bajeti na ununuzi, hasa midundo ya ufadhili wa miaka mingi inayotawala kazi ya sekta ya umma.

Kanuni kuu

Matokeo kuliko pato. Fadhili na upime mabadiliko duniani (upokeaji, gharama, kutegemewa, matokeo ya dhamira), si kiasi cha vipengele vilivyosafirishwa.
Mkakati lazima usomeke. Kila timu inapaswa kuweza kufuatilia kazi yake hadi idadi ndogo ya malengo yaliyochapishwa.
Kupa kipaumbele ni kutoa. Jalada linalosema ndiyo kwa kila kitu halina mkakati; thamani iko katika kile usichokifanya kwa makusudi.
Utegemezi ndio ratiba halisi. Kwa mashirika makubwa, gharama ya uratibu, si juhudi ya kuandika msimbo, kwa kawaida ndicho kikwazo kinachobana.
Fadhili timu za kudumu, si miradi ya muda. Timu thabiti zilizooanishwa na bidhaa hushinda makundi ya wafanyakazi yanayokusanywa upya kwa kila mradi.
Linganisha mzunguko wa ufadhili na mzunguko wa kujifunza. Ahidi fedha kwa nyongeza zinazokuruhusu kusimama, kugeuka, au kuongeza ushahidi unapofika.
Wauzaji ni viendelezi vya jalada, si nje yake. Kazi ya wakandarasi na wajumuishaji wa mifumo lazima itawaliwe kwa mwonekano ule ule kama kazi ya ndani.

Mapendekezo

Oanisha uhandisi na mkakati na OKR

Chapisha seti ndogo ya malengo ya ngazi ya shirika (ikiwezekana matatu hadi matano) na uyashushe kwa wepesi. Acha timu ziweke matokeo yao muhimu zenyewe kuhudumia malengo hayo ya pamoja badala ya kuzikabidhi kazi zilizogawiwa. Weka mteremko usio na kina: ngazi mbili au tatu zaidi, la sivyo tishu ya kuunganisha kati ya mkakati na kazi ya kila siku inageuka hadithi. Pitia malengo kwa mzunguko uliowekwa (kwa kawaida kila robo kwa maendeleo, kila mwaka kwa malengo yenyewe) na ustaafishe au uandike upya kwa wazi yale yasiyojali tena. Pinga kugeuza OKR (malengo na matokeo muhimu) kuwa silaha ya tathmini ya utendaji. Mara matokeo muhimu yanapoendesha bonasi za mtu binafsi, timu hupunguza malengo yao na mnapoteza ishara.

Tengeneza ramani ya njia kwa nia na upeo wa uaminifu

Weka ramani za njia katika urefu mbalimbali. Ramani ya njia ya jalada inaonyesha mada na matokeo kuvuka robo; ramani za njia za timu zinaonyesha vitu vya kutolewa vya karibu. Ziweke kuzunguka matatizo na matokeo, kwa imani inayopungua kwa muda. Upeo wa “sasa / ifuatayo / baadaye” huwasilisha kutokuwa na uhakika bora zaidi sana kuliko chati za Gantt zenye tarehe zinazoashiria usahihi wa uongo. Pitia ramani za njia kwa mzunguko wa kawaida, na uzichukulie kama ahadi kwa mwelekeo, si mikataba ya tarehe maalumu za mbali.

Pa kipaumbele kwa mifumo wazi na mabadilishano yaliyotajwa

Chagua njia nyepesi, thabiti ya kupa kipaumbele na uitumie kwa usawa, ili uweze kulinganisha kuvuka jalada zima. Chaguo za kawaida ni pamoja na upimaji wenye uzito (thamani, gharama, hatari, ulinganifu wa kimkakati), gharama ya kuchelewa (thamani inayopotea kwa kila kitengo cha muda utoaji wenye thamani unaposubiri) na lahaja yake ya Weighted-Shortest-Job-First (WSJF), na RICE (ufikiaji, athari, imani, juhudi). Hakuna fomula inayoamua kwa niaba yako. Thamani halisi ya mfumo ni kwamba unalazimisha dhana zitoke wazi, ambapo viongozi wanaweza kuzibishania. Rekodi daima mabadilishano unayofanya (unachoahirisha, na kwa nini) ili uweze kupitia uamuzi ukweli unapobadilika.

Simamia utegemezi kuvuka timu nyingi

Fanya utegemezi uonekane kabla haujauma. Weka ramani ya utegemezi au rejista inayotaja, kwa kila mpango muhimu, kile unachohitaji kutoka timu nyingine na kufikia lini. Tumia tukio la kawaida la upangaji wa timu mbalimbali (kikao cha upangaji cha chumba kikubwa cha kila robo ni cha kawaida katika mifumo iliyopanuliwa) kuibua na kujadili utegemezi hadharani. Bora zaidi, uondoe kwa usanifu: wekeza kwenye majukwaa ya kujihudumia, API zilizoandikwa vizuri, na mikataba wazi ya ndani ili timu ziweze kuendelea bila kusubiriana. Mpe kila utegemezi unaovuka mipaka mmiliki mmoja anayewajibika. Utegemezi usio na mmiliki ndipo programu zinapoteleza kimyakimya.

Tawala wauzaji, wakandarasi, na wajumuishaji wa mifumo

Chukulia washirika wa nje wa utoaji kama sehemu ya jalada. Omba mwonekano ule ule kwenye mrundikano wao, kasi, ubora, na hatari ambao mnautarajia ndani. Panga mikataba kuzunguka matokeo na programu inayofanya kazi inayotolewa kwa nyongeza, si kiasi cha nyaraka wala watu kwenye viti. Weka uwezo wa kutosha wa kiufundi ndani wa kubainisha kazi, kuhukumu ubora, na kuchukua nafasi muuzaji akishindwa. Kamwe usitoe nje kazi ya mnunuzi mwerevu. Jikinge na kufungwa kwa kumiliki data yako, kudai violesura wazi, na kusisitiza masharti ya kutoka na mpito tangu siku ya kwanza.

Abiri ununuzi, bajeti, na ufadhili wa miaka mingi

Elewa mdundo wa ufadhili mnaofanya kazi ndani yake, na buni programu zilingane nao. Serikalini hasa, mgao unaweza kuwa wa kila mwaka huku mifumo ikichukua miaka kujengwa, jambo linalozaa shinikizo la kutumia kabla ya mwisho wa mwaka na kuweka wigo mkubwa kupita kiasi katika ahadi ya awali. Pambana na hili kwa njia tatu: panga programu kuwa nyongeza zenye thamani huru (mikataba ya kimoduli), tafuta mamlaka ya ufadhili wa nyongeza na wa agile pale kanuni zinaporuhusu, na jenga makadirio halisi ya gharama yanayotenganisha kujenga, kuendesha, na kudumisha. Washirikishe ununuzi, fedha, na sheria mapema (wanaumba kinachowezekana zaidi sana kuliko wahandisi wengi wanavyofahamu) na utafsiri mipango ya kiufundi kuwa makundi ya bajeti na mipaka ya mwaka wa fedha ambayo kazi hizo zinahitaji.

Mabadilishano: faida na hasara

Mbinu	Faida	Hasara
Udhibiti wa jalada wa kati	Ulinganifu imara wa kimkakati; marudio madogo; mabadilishano ya ufadhili rahisi zaidi	Maamuzi ya polepole; yanaweza kukandamiza uhuru wa timu na ubunifu wa ndani
Uhuru wa timu uliogatuliwa	Timu za haraka, zenye motisha; utaalamu wa ndani unaheshimiwa	Marudio; mshikamano dhaifu wa kimkakati; hatari iliyofichwa ya timu mbalimbali
Ufadhili wa msingi wa mradi	Wigo wazi na uwajibikaji kwa kila mpango	Timu kubadilika; fikra za muda mfupi; umiliki dhaifu wa muda mrefu
Ufadhili wa msingi wa bidhaa/timu	Umiliki wa kudumu; ubora endelevu	Ni ngumu kugawa upya; hatari ya kufadhili juhudi za zombie
Kupa kipaumbele kwa fomula	Wazi, inayolinganishwa, inayotetewa	Usahihi wa uongo; pembejeo zinazochezewa; inaweza kusukuma nje hukumu
Programu za miaka mingi zisizobadilika	Utulivu wa ufadhili; uwekezaji wa upeo mrefu	Hufunga dhana za mapema; ghali kusahihisha mwelekeo

Mvutano wa kati ni kati ya mshikamano na kasi. Udhibiti mwingi mno wa kati na shirika linasonga polepole na kupunguza motisha ya watu wake bora. Kidogo mno na linavunjika kuwa mamia ya maboresho ya ndani. Mashirika yaliyokomaa yanaweka kati tu mambo machache yanayopaswa kuwa na mshikamano (mkakati, majukwaa ya pamoja, viwango vinavyovuka mipaka, na mabadilishano ya ufadhili) na kusukuma maamuzi ya utekelezaji karibu iwezekanavyo na timu. Mvutano kati ya utulivu wa ufadhili na kujirekebisha hutatuliwa kwa njia ileile: si kwa kuchagua mmoja, bali kwa kuahidi fedha kwa nyongeza dhidi ya timu za kudumu, ili utulivu wa watu uishi pamoja na unyumbulifu wa mwelekeo.

Maswali ya kujadili na timu yako

Ni mambo gani machache yanayopaswa kubaki na mshikamano kuvuka shirika zima, na maamuzi yapi mnapaswa kuyasukuma chini kwa timu? Mvutano wa kati katika jalada ni mshikamano dhidi ya kasi, na kupata mpaka vibaya ni ghali pande zote mbili. Weka kati sana na maamuzi yanatambaa huku watu wenu bora wakipoteza uhuru; weka kati kidogo mno na mnavunjika kuwa mamia ya maboresho ya ndani yenye mifumo iliyorudiwa na hatari iliyofichwa ya timu mbalimbali. Mashirika yaliyokomaa yanashikilia orodha fupi tu katikati: mkakati, majukwaa ya pamoja, viwango vinavyovuka mipaka, na mabadilishano ya ufadhili. Leta ushahidi kwenye mkutano: hesabu timu ngapi zinatatua tatizo lilelile kwa kujitegemea, na maamuzi mangapi ya hivi karibuni yalikwama yakisubiri idhini ya kati. Namba yoyote ikiwa juu, mmechora mstari mahali pasipo sahihi, kwa hiyo hamisha haki mahususi za uamuzi badala ya kubishana kuhusu kuweka kati kwa dhahania.
Mtafadhili vipi matokeo badala ya pato bila kupoteza uwajibikaji ambao ufadhili wa mradi uliwapa? Kufadhili timu za kudumu zilizooanishwa na bidhaa kunashinda kufadhili miradi ya muda, kwa sababu timu thabiti hudumisha ubora na kumiliki uendeshaji, si kujenga tu. Kikwazo: ufadhili wa mradi uliwapa viongozi wigo safi na mstari wazi wa uwajibikaji, na ufadhili wa timu endelevu unaweza kuteleza kulipia juhudi za zombie muda mrefu baada ya dhana yake kushindwa. Litatue kwa kuahidi fedha kwa nyongeza dhidi ya timu za kudumu, kupitia kila mada kwa mzunguko wa robo mwaka, na kugawa upya uwezo kati ya mada badala ya kuvunja timu. Leta ushahidi unaojali: kwa kila timu iliyofadhiliwa, matokeo gani (upokeaji, gharama, kutegemewa, matokeo ya dhamira) yalisogea robo iliyopita, na mngeacha kufadhili nini fedha zikipungua ghafla. Ikiwa huwezi kutaja matokeo, bado unafadhili pato.
Mnapaswa kuweka uwezo kiasi gani wa kihandisi ndani ili kubaki mnunuzi mwerevu wa kazi ya wauzaji na wajumuishaji wa mifumo? Mnapokabidhi utoaji kwa wakandarasi au mjumuishaji wa mifumo, mnabaki na uwajibikaji, kwa hiyo mnahitaji kina cha kutosha cha ndani kubainisha kazi, kuhukumu ubora, na kuchukua nafasi muuzaji akishindwa. Mkipoteza uwezo huo mnapata mikataba ya duka la watu: mnanunua masaa badala ya matokeo na hamwezi tena kusema kama mnahudumiwa au mmekamatwa. Pima gharama ya kubakiza wahandisi wakuu wasioandika sehemu kubwa ya msimbo dhidi ya gharama kubwa zaidi sana ya kufungwa na muuzaji na dhamira kushikiliwa mateka. Leta ishara thabiti: timu yenu inaweza kusoma mrundikano wa muuzaji, kuzalisha ujenzi, na kumiliki data na violesura leo? Sisitiza masharti ya kutoka na mpito tangu siku ya kwanza, kwa sababu wakati wa kujadili nguvu ni kabla ya kusaini, si uhusiano unapoharibika.
Mipango ipi mnaikataa kwa makusudi kufadhili mzunguko huu, na je, kila timu inaweza kufuatilia hapana hiyo hadi mkakati? Kupa kipaumbele ni kutoa, na jalada linalosema ndiyo kimyakimya kwa kila kitu halina mkakati; linaeneza tu uwezo adimu mwembamba mno kumaliza chochote vizuri. Kwa shirika kubwa uharibifu umesambaa, kwa sababu hakuna idhini moja inayoonekana ya kipumbavu, hata hivyo jumla inanyima dau chache zinazosogeza lengo kweli. Mvuto unaoshindana ni halisi: kila mpango uliokataliwa una mdhamini anayeamini ni muhimu, na mfumo (upimaji wenye uzito, gharama ya kuchelewa, RICE) hautaamua kwa niaba yenu, unalazimisha tu dhana zitoke wazi ambapo viongozi wanaweza kuzibishania. Leta orodha iliyopangwa, mabadilishano wazi yaliyorekodiwa kwa kila kuahirisha, na idadi ya mipango inayoendelea dhidi ya idadi mnayoweza kumaliza kwa uwezo. Katika mazingira ya mashirika makubwa na serikali, ongeza gharama ya kisiasa ya kila hapana na nani ana mamlaka ya kuifanya ishikilie, kwa sababu uamuzi wa kupa kipaumbele ambao mdhamini yeyote anaweza kuubatilisha kwa kupandisha si uamuzi, ni pendekezo.
Utegemezi wenu wa timu mbalimbali uko wapi leo, na ni upi mnauondoa kwa usanifu badala ya kuufuatilia tu? Kwa shirika kubwa, gharama ya uratibu, si juhudi ya kuandika msimbo, kwa kawaida ndicho kikwazo kinachobana, kwa hiyo kipengele ambacho timu moja ingeweza kusafirisha ndani ya mbio moja kinaweza kusubiri robo tatu kwa timu ya jukwaa ambayo haikuwahi kukisikia. Kufuatilia utegemezi kwenye rejista kunaufanya uonekane, lakini kuonekana si utatuzi; hatua yenye nguvu zaidi ya kunufaika ni kuuondoa kwa usanifu kupitia majukwaa ya kujihudumia, API zilizoandikwa, na mikataba wazi ya ndani ili timu ziache kusubiriana. Mabadilishano ni kwamba uwekezaji wa jukwaa unagharimu uwezo halisi sasa dhidi ya ucheleweshaji wa utegemezi unaojilimbikiza kimyakimya baadaye, na daima ni jaribu kufadhili kipengele kinachoonekana kuliko jukwaa lisiloonekana. Leta ramani ya utegemezi kwa mipango yenu mikuu, idadi ya utoaji uliochelewa robo iliyopita ukisubiri timu nyingine, na kama kila utegemezi unaovuka mipaka una mmiliki mmoja anayewajibika. Katika programu za mashirika makubwa na serikali ambapo makumi ya timu na wajumuishaji wa nje wanaingiliana, taja mzunguko wa upangaji wa timu mbalimbali unaoibua haya mapema, kwa sababu utegemezi unaogunduliwa wakati wa kuunganisha tayari ni kushindwa kwa ratiba.
Muundo mliouweka wa ufadhili na mikataba unalingana na mdundo ambao mnajifunza kweli? Kuahidi fedha kwa vipande vikubwa vya miaka mingi hufunga dhana zenu za mapema, zenye taarifa kidogo zaidi, hata hivyo kanuni nyingi za ufadhili, hasa mgao wa kila mwaka wa serikali, hukusukuma kuweka wigo mkubwa kupita kiasi katika ahadi ya awali na kutumia kabla ya mwisho wa mwaka. Mazingatio yanayoshindana ni kwamba utulivu wa ufadhili unaziruhusu timu za kudumu kuwekeza kwa upeo mrefu, kwa hiyo jibu si mikataba midogo mno bali nyongeza zenye thamani huru zinazofadhiliwa kwa hatua zinazofungwa na matokeo yaliyoonyeshwa. Leta umbo la ahadi zenu za sasa: kiasi gani kimeahidiwa kabla programu ya kwanza inayofanya kazi kusafirishwa, kama makadirio ya gharama yanatenganisha kujenga, kuendesha, na kudumisha, na mnaweza kusimamisha au kuelekeza upya kwa kuchelewa kiasi gani bila kupoteza mgao. Kwa wasomaji wa mashirika makubwa na serikali, timu za ununuzi na sheria huumba kinachowezekana zaidi sana kuliko wahandisi wengi wanavyotarajia, kwa hiyo washirikishe mapema na uulize wazi ni mamlaka gani ya mikataba ya kimoduli na ufadhili wa nyongeza ambayo kanuni tayari zinaruhusu kabla ya kudhania mnahitaji mkataba mmoja mkubwa.

Mtazamo wa sekta

Kampuni changa. Ukiwa na wahandisi wachache na njia fupi ya kukimbia, waanzilishi ndio tabaka la jalada, kwa hiyo liweke kwenye ubao mweupe: matokeo mawili au matatu yaliyochapishwa, kazi imebandikwa kwayo, na kila kitu kingine kikatwe mara moja. Fadhili kwa dau fupi unazoweza kuzisimamisha ndani ya wiki badala ya kuahidi robo mbele, na ruka mifumo, rejista, na matukio ya upangaji ambayo yangegharimu uratibu zaidi kuliko yanavyookoa. Hatari yako moja halisi ya jalada ni utegemezi mchache wa nje usioweza kuuepuka, kwa hiyo mtaje mmiliki kwa kila mmoja.

Biashara ndogo. Bila PMO maalumu wala meneja wa programu, usimamizi wa jalada ni mazungumzo ya mara kwa mara kati ya watu mliokuwa nao tayari, si jukumu mnaloliajiri. Egemea kununua badala ya kujenga kwa chochote nje ya kiini chenu, na uhukumu wauzaji kwa jinsi ilivyo rahisi kuwaacha, kwa kuwa kufungwa kunauma zaidi unapokosa wafanyakazi wa kuhamisha. Weka orodha moja ya uaminifu ya mnachofadhili na msichokifadhili kwa makusudi, na uipitie kwa mzunguko uliowekwa, mwepesi ili bajeti adimu ifuate matokeo machache yanayolipa bili.

Biashara kubwa. Kuvuka makumi au mamia ya timu kazi ni mshikamano bila kukwama: weka kati tu mkakati, majukwaa ya pamoja, viwango vinavyovuka mipaka, na mabadilishano ya ufadhili, na usukume utekelezaji kwa timu. Fadhili timu za kudumu zilizooanishwa na bidhaa kwa uendelevu, endesha mapitio ya jalada ya kila robo yanayogawa upya uwezo kati ya mada, na simamia utegemezi kupitia rejista ya pamoja na upangaji wa timu mbalimbali. Utawala na ukaguzi si wa kujadiliwa kwa ukubwa huu, kwa hiyo fanya kazi ya wauzaji ionekane kama ya ndani na urekodi mabadilishano nyuma ya kila uamuzi wa kupa kipaumbele.

Serikali. Sheria ya ununuzi, mgao wa kila mwaka, na uwajibikaji wa umma huumba kila hatua. Pendelea mikataba ya kimoduli kuliko tuzo moja kubwa ya miaka mingi, fadhili kwa hatua zinazofungwa na matokeo yaliyoonyeshwa, na utenganishe kujenga, kuendesha, na kudumisha katika makadirio yenu ili kudumisha kamwe kusiwe mshangao. Weka timu ya ndani ya mnunuzi mwerevu, miliki data na violesura vyako, na uandike masharti ya kutoka na mpito kwenye kila mkataba, kwa sababu wajibu wa uwazi unamaanisha programu iliyoshindwa inakuwa tukio la umma, lililokaguliwa badala ya kufutwa kimya.

Mifano

Kampuni changa. Kampuni changa ya hatua ya mbegu ya watu kumi na wawili inaendesha vikosi viwili vidogo, na waanzilishi wanafanya kazi kama tabaka zima la jalada. Kila Jumatatu wanabandika kazi kwa matokeo mawili tu yaliyochapishwa, uanzishaji na faida ghafi, na kukata wazi chochote kinachohudumia hakuna kati yake, kwa hiyo ombi la muunganisho wa kuvutia linaegeshwa ili kurekebisha kuacha kwa watumiaji wapya wakati wa kuanza. Wanafadhili kwa dau fupi badala ya kuahidi robo mapema, na wanataja mmiliki mmoja kwa utegemezi mmoja wa nje usioweza kuepukika, mtoa huduma wao wa malipo, ili usitelezeshe uzinduzi kimyakimya.

Biashara kubwa. Benki ya kimataifa inaendesha zaidi ya timu mia moja za utoaji kuvuka rejareja, malipo, na hatari. Inafanya mapitio ya jalada ya kila robo ambapo kikundi kidogo cha watendaji kinagawa ufadhili kwa mada kumi na mbili za kimkakati, kila moja ikiongozwa na jozi inayowajibika: kiongozi mmoja wa biashara, kiongozi mmoja wa uhandisi. Timu zinafadhiliwa kwa uendelevu, si kwa kila mradi. Mapitio ya robo yanagawa upya uwezo kati ya mada badala ya kuvunja timu. Rejista ya utegemezi ya pamoja na tukio la upangaji la kila robo vinaibua mahitaji ya timu mbalimbali mapema. Matokeo: kuteleza kwa mshangao kwa chache, na uwezo wa kuelekeza upya uwekezaji ndani ya robo moja hali ya soko inapobadilika.

Serikali. Mamlaka ya kitaifa ya kodi inayosasisha mfumo wa kuwasilisha wa miongo kadhaa inakataa mkataba mmoja mkubwa wa miaka mingi na kuchagua mikataba ya kimoduli: mfululizo wa nyongeza ndogo zenye thamani huru, kila moja ikitoa programu inayofanya kazi ambayo raia wanaweza kuitumia. Inaomba ufadhili kwa hatua zinazofungwa na matokeo yaliyoonyeshwa, jambo linalopunguza hatari ya programu kubwa iliyoshindwa. Mamlaka inaweka timu ya kiufundi ya ndani kama mnunuzi mwerevu, inamiliki data na violesura vyote, na kuandika masharti wazi ya kutoka kwenye kila mkataba wa muuzaji, kwa hiyo hakuna mjumuishaji mmoja anayeweza kushikilia dhamira mateka.

Kesi ya biashara: sababu, ROI, na TCO

Faida ya usimamizi wa jalada inatoka vyanzo vitatu: upotevu ulioepukwa, utoaji wa thamani wa haraka zaidi, na kushindwa kwa programu kubwa chache. Upotevu ulioepukwa ni mifumo iliyorudiwa msiyoijenga kamwe na mipango ya thamani ndogo msiyoifadhili kamwe kwa sababu mtazamo wa jalada ulifanya upungufu uonekane. Thamani ya haraka zaidi inatoka kuondoa utegemezi kwa usanifu ili timu ziache kusubiriana. Faida kubwa zaidi, hata hivyo, ni kupunguza hatari. Programu kubwa za programu hushindwa au kuzidi bajeti vibaya kwa viwango vya juu, na kushindwa mara moja kwa miaka mingi kulikoepukwa kunaweza kuzidi gharama yote ya kazi ya jalada.

Gharama ya kupokea ni halisi: majukumu ya jalada na programu, mizunguko ya upangaji, zana, na muda wa uratibu ambao yote haya yanatumia. Gharama ya kutopokea ni kubwa zaidi lakini imesambaa, na kwa hiyo ni rahisi kupuuza: matumizi yasiyoratibiwa, gharama iliyozama katika kazi isiyolingana, na mzigo unaojilimbikiza wa ucheleweshaji wa utegemezi kuvuka kila mpango. Mnapotoa hoja kwa uongozi, weka usimamizi wa jalada kama utaratibu unaogeuza mkakati wao kuwa utoaji na kuwalinda dhidi ya kushindwa kwa programu kubwa kunakomaliza kazi. Onyesha jumla ya gharama ya umiliki kuvuka kujenga, kuendesha, na kudumisha kwa miaka mingi, si ujenzi wa awali tu, kwa sababu viongozi wanaofadhili ujenzi pekee hushangazwa kila mara na uendeshaji.

Mifumo mibaya na mitego

Kupa kipaumbele kwa HiPPO. Maamuzi yanayoendeshwa na maoni ya mtu anayelipwa zaidi badala ya ushahidi au mfumo uliokubaliwa.
Ramani ya njia kama ahadi ya tarehe. Kuchapisha tarehe za mbali kama ahadi, kisha kusimamia kalenda badala ya matokeo.
Kila kitu ni kipaumbele cha kwanza. Jalada lisilo na hapana za wazi, kwa hiyo uwezo adimu unaenezwa mwembamba mno kumaliza chochote.
Upofu wa utegemezi. Kugundua utegemezi wa timu mbalimbali wakati wa kuunganisha badala ya wakati wa kupanga.
Mikataba ya kukodisha watu. Kununua masaa ya wakandarasi badala ya matokeo, na kupoteza uwezo wa ndani wa kuhukumu ubora.
Matumizi ya tumia-au-poteza. Haraka za bajeti za mwisho wa mwaka zinazofadhili kazi ya thamani ndogo kuepuka kurudisha mgao.
OKR kama mnara wa udhibiti. Kugeuza malengo kuwa kazi zilizogawiwa na vipimo vya tathmini, kuharibu ishara ya uaminifu ambayo yapo kuitoa.
Programu za zombie. Juhudi za miaka mingi zinazoendelea kufadhiliwa kwa mazoea muda mrefu baada ya dhana yake kushindwa.

Kielelezo cha ukomavu

Ngazi ya 1: Kuanzisha. Vipaumbele vinawekwa papo hapo na vinabadilika na yeyote anayeomba kwa sauti kubwa zaidi. Hakuna mtazamo wa jalada, kwa hiyo utegemezi unajitokeza kama migogoro ya wakati wa kuunganisha na mifumo iliyorudiwa haionekani. Wauzaji wanasimamiwa kwa kiasi cha mkataba badala ya matokeo, na ufadhili unafuata haraka za mwisho wa mwaka.

Ngazi ya 2: Kuendeleza. Orodha ya jalada ipo na hupitiwa mara kwa mara, lakini mazoea yanatofautiana timu kwa timu. Malengo yamechapishwa lakini yameunganishwa hafifu na kazi ya kila siku; baadhi ya timu zinaweka rejista ya utegemezi na kusimamia wauzaji wachache kwa matokeo huku nyingine hazifanyi lolote. Upangaji wa bajeti unatabirika lakini bado ni wa msingi wa mradi, kwa hiyo uwajibikaji ni wazi zaidi kuliko mshikamano wa kimkakati.

Ngazi ya 3: Kusawazisha. Mkakati unashuka vizuri hadi kwa timu kupitia muundo usio na kina wa OKR, na mfumo mmoja wa kupa kipaumbele umeandikwa na kutumika kuvuka jalada zima. Matukio ya upangaji wa timu mbalimbali yanaibua utegemezi kabla haujauma, timu zinafadhiliwa kwa uendelevu badala ya kwa kila mradi, na mikataba ya kimoduli yenye ufadhili wa nyongeza ndiyo kawaida ya shirika zima badala ya jaribio la ndani.

Ngazi ya 4: Kusimamia. Jalada linapimwa dhidi ya vipimo vya msingi, si kuandikwa tu. Viongozi wanafuatilia mwendo wa matokeo kwa kila mada iliyofadhiliwa, gharama ya kuchelewa kwenye mipango mikuu, viwango vya kuteleza kwa utegemezi, utoaji wa muuzaji dhidi ya matokeo yaliyokubaliwa, na sehemu ya matumizi yaliyoahidiwa yaliyofungwa na matokeo yaliyoonyeshwa. Mabadilishano ya kupa kipaumbele na vigezo vya kusimamisha vinatekelezwa kwa ushahidi huu, na tofauti ya makadirio-dhidi-ya-halisi kwenye gharama na ratiba inaendesha kila uamuzi wa ufadhili badala ya utetezi.

Ngazi ya 5: Kuratibu. Upangaji wa jalada, programu, na hatari umeunganishwa, na jalada linasawazishwa upya mfululizo ushahidi unapofika. Utegemezi kwa kiasi kikubwa umeondolewa kwa usanifu kupitia majukwaa na mikataba wazi ya ndani, kazi ya muuzaji na ya ndani zinashiriki mtazamo mmoja wa thamani na hatari, na mzunguko wa ufadhili unalingana na mzunguko wa kujifunza ili shirika lisimamishe, lielekeze upya, au lipange upya wigo wa kazi kwa kawaida bila tamthilia.

Mawazo ya kujadili

Mteremko wa OKR unaweza kuwa na kina kidogo kiasi gani kabla haujaacha kuongoza kazi, na wenye kina kiasi gani kabla haujawa hadithi?
Fomula ya kupa kipaumbele inaboresha maamuzi lini, na lini inatakasa tu jibu lililoamuliwa mapema la mtu?
Timu za jukwaa zifadhiliwe kutoka bajeti ya kati au zitozwe timu zinazotumia, na hilo linabadilishaje motisha zao?
Katika muktadha wa serikali, unaweza kusukuma ufadhili wa nyongeza na wa kimoduli kiasi gani ndani ya sheria iliyopo ya mgao kabla hujahitaji mabadiliko ya kisheria?
Mnaiwekaje kazi ya muuzaji ionekane kama ya ndani bila kuzama kwenye mzigo wa kuripoti?
Jibu sahihi ni lipi bidhaa ya timu ya kudumu inapopoteza umuhimu wa kimkakati: kuwapanga upya watu, au kuvunja na kujenga upya?

Mambo muhimu ya kukumbuka

Usimamizi wa jalada hubadilisha mkakati kuwa programu iliyotolewa kwa kuamua nini cha kufadhili, kwa mpangilio gani, kuvuka timu nyingi.
Pa kipaumbele kwa kutoa na urekodi mabadilishano; jalada linalosema ndiyo kwa kila kitu halina mkakati.
Kwa mashirika makubwa, utegemezi wa timu mbalimbali, si juhudi ya kuandika msimbo, kwa kawaida ndio kikwazo kinachobana; uufanye uonekane na uuondoe kwa usanifu.
Fadhili timu za kudumu zilizooanishwa na bidhaa na uahidi fedha kwa nyongeza ili utulivu wa watu uishi pamoja na unyumbulifu wa mwelekeo.
Tawala wauzaji kama sehemu ya jalada, weka kazi ya mnunuzi mwerevu ndani, na ujikinge na kufungwa kwa umiliki wa data na vifungu vya kutoka.
Serikalini, panga programu kuwa nyongeza zenye thamani huru ili zilingane na mizunguko ya ufadhili wa miaka mingi na kupunguza hatari ya kushindwa kwa programu kubwa.

Marejeo na usomaji zaidi

Donald G. Reinertsen, The Principles of Product Development Flow
Marty Cagan, Inspired and Empowered
John Doerr, Measure What Matters
Christina Wodtke, Radical Focus: Achieving Your Most Important Goals with OKRs
Mik Kersten, Project to Product
Jez Humble, Joanne Molesky, and Barry O’Reilly, Lean Enterprise
Project Management Institute, The Standard for Portfolio Management
Axelos, Managing Successful Programs (MSP)
U.S. Digital Service, Digital Services Playbook
UK Government Digital Service, Service Manual and Technology Code of Practice
U.S. Government Accountability Office, Agile Assessment Guide