1.4 Ffyrdd o weithio

Trosolwg a chymhelliant

Mae “ffyrdd o weithio” yn disgrifio sut y mae eich tîm mewn gwirionedd yn cydgysylltu, cynllunio, cyfathrebu, a chyflenwi o ddydd i ddydd. Sut y caiff gwaith ei rannu i lawr? Pwy sy’n siarad â phwy, a phryd? Sut y caiff cynnydd ei olrhain, a sut y mae penderfyniadau a gwybodaeth yn llifo?

Mae’r rhan fwyaf o sefydliadau’n mabwysiadu methodoleg enwedig, Scrum, Kanban, rhyw fframwaith graddio, ac yn tybio bod y seremonïau’r un fath â’r gwerth sydd oddi tanynt. Nid ydynt. Roedd y methodolegau a drawsnewidiodd gyflenwi meddalwedd yn adweithiau yn erbyn prosesau trwm, wedi’u gyrru gan drosglwyddiadau. Eu nod oedd adborth cyflym, batsys bach, a thimau grymus. Mabwysiadwch ddim ond y defodau, sefyll-i-fyny, sbrintiau, pwyntiau stori, heb yr egwyddorion, a chewch gostau proses heb y buddion: ystwyth addoli-cargo.

I dimau mawr, dyma lle mae bwriadau da yn llwyddo neu’n methu. Ni all mil o beirianwyr fod i gyd yn yr un ystafell, mynychu’r un cyfarfod, na rhannu’r un cyd-destun dealledig. Po fwyaf y dowch, y mwyaf y mae’n rhaid i chi bwyso ar gyfathrebu ysgrifenedig, cydweithio asyncronig, a chydgysylltu ysgafn yn hytrach na chyfarfodydd a sgyrsiau coridor. Mae graddfa’n newid y ffiseg. Gall arferion sy’n gweithio’n hyfryd ar gyfer wyth person cydleoledig chwalu ar gyfer wyth deg person dosbarthedig. Ac mae fframweithiau graddio sy’n addo trwsio hyn yn aml yn ailgyflwyno’r union drosglwyddiadau a chanoli yr oedd ystwyth i fod i’w dileu.

Mae mentrau a llywodraeth yn teimlo pob un o’r pwysau hyn ar eu heithaf. Maent yn ymestyn ar draws llawer o gylchfaoedd amser, yn cyfuno staff parhaol â chontractwyr a gwerthwyr, ac yn aml yn cario giatiau cyfnod gorfodol ac adrodd. Yma, nid ffansïo yw ffordd o weithio dogfennau-yn-gyntaf, asyncronig, ganolbwyntiedig-ar-ganlyniadau. Dyma’r unig beth sy’n graddfa. Mae’r argymhellion isod yn ffafrio addasu egwyddorion i gyd-destun dros fewnforio fframweithiau’n gyfan, ac yn ffafrio arferion ysgrifenedig, asyncronig, tryloyw sy’n gadael i weithluoedd mawr, dosbarthedig, cymysg gydweithio’n wirioneddol.

Egwyddorion allweddol

Mabwysiadwch egwyddorion, nid defodau; deallwch pam y mae arfer yn bodoli cyn ei gopïo.
Mae batsys bach ac adborth cyflym yn curo cynlluniau mawr a chylchoedd hir.
Ffafriwch lif (cyfyngu gwaith ar y gweill) dros amser-focsio anhyblyg lle mae’n ffitio.
Amcangyfrifwch i alluogi sgwrs a chynllunio, nid i gynhyrchu manwl gywirdeb ffug.
Rhagosodwch i gyfathrebu ysgrifenedig, asyncronig; cadwch amser cydamserol ar gyfer yr hyn sydd wir angen hynny.
Gwnewch waith a phenderfyniadau’n weladwy ac wedi’u dogfennu fel y gall unrhyw un ddal i fyny heb gyfarfod.
Optimeiddiwch ar gyfer canlyniadau a gyflenwir, nid gweithgaredd a berfformir na chapasiti a ddefnyddir.

Argymhellion

Addasu Agile, Scrum, Kanban, a Lean i gyd-destun

Triniwch y rhain fel pecyn cymorth, nid crefydd. Mae sbrintiau amser-focsiedig Scrum yn addas i dimau â gwaith darganfod sy’n elwa o gyfradd gynllunio ac adolygu reolaidd. Mae llif parhaus ac uchafswm gwaith-ar-y-gweill amlwg Kanban yn addas i dimau â gwaith anrhagweladwy, wedi’i yrru gan darfu megis llwyfan a gweithrediadau. Mae ffocws Lean ar ddileu gwastraff a byrhau amser arwain yn sail i’r ddau. Dewiswch yn fwriadol. Cymysgwch lle mae’n helpu; mae llawer o dimau’n rhedeg ”Scrumban.” Cadwch yr arferion sy’n creu gwerth, a gollyngwch y seremonïau sydd wedi dod yn ddefod wag. Mae’r prawf ar gyfer unrhyw arfer yn syml. A yw’n byrhau adborth, yn lleihau maint batsh, neu’n cynyddu eglurder? Os na, cwestiynwch ef.

Graddio’n ofalus, nid addoli-cargo

Mae fframweithiau graddio, SAFe (Scaled Agile Framework), LeSS (Large-Scale Scrum), y “model Spotify” poblogeiddiedig, yn addo cydgysylltu llawer o dimau. Ymdriniwch â hwy â llygad amheus. Mae SAFe yn dod â strwythur ac fe’i dewisir yn aml gan fentrau mawr a llywodraeth am ei gynhwysfawrdod a’i ecosystem hyfforddi, ond gall ailgyflwyno cynllunio trwm, hierarchaeth, a throsglwyddiadau sy’n tanseilio ystwythder. Mae LeSS yn aros yn agosach at egwyddorion lean, ond mae’n mynnu newid sefydliadol gwirioneddol. Cipolwg o ddiwylliant esblygol un cwmni oedd “model” Spotify, byth yn dempled, ac ni redodd Spotify ei hun ef fel y mae pobl yn ei ddychmygu. Ffafriwch raddio trwy leihau’r angen am gydgysylltu, trwy dopolegau tîm y bennod flaenorol, yn hytrach na sownd-glymu fframwaith cydgysylltu ar strwythur darniog.

Amcangyfrif yn onest ac yn ysgafn

Mae pwyntiau stori a chyflymder yn helpu eich tîm i gynllunio ei waith byr-dymor ei hun a siarad am gymhlethdod cymharol. Nid ydynt yn fetrig cynhyrchedd, yn arian cyfred traws-dîm, nac yn addewid. Peidiwch byth â throi cyflymder yn darged: caiff ei gemio trwy chwyddiant pwyntiau. Ar gyfer rhagolygon amrediad-hwy, ffafriwch gyfrif trwybwn a defnyddio data amser-cylchred hanesyddol, sydd yn aml yn fwy cywir na chrynhoi amcangyfrifon. Mae llawer o dimau aeddfed yn torri gorbenion amcangyfrif trwy dorri gwaith yn ddarnau bach cyffelyb a’u cyfrif yn syml. Beth bynnag fo’r dull, cofiwch mai rhagolygon dan ansicrwydd yw amcangyfrifon, nid ymrwymiadau. Cyfathrebwch hwy fel amrediadau.

Rhagosod i gyfathrebu dogfennau-yn-gyntaf, asyncronig

Mewn sefydliadau mawr, dosbarthedig, nid yw cyfarfodydd cydamserol yn graddfa, ac maent yn cau allan bobl mewn cylchfaoedd amser eraill. Gwnewch ysgrifennu’n rhagosodiad: dogfennau dylunio, cofnodion penderfyniad, diweddariadau statws ysgrifenedig, a thocynnau trylwyr sy’n cario digon o gyd-destun i weithredu arnynt heb sgwrs fyw. Cofnodwch a chrynhowch y cyfarfodydd na allwch eu hosgoi. Mae diwylliant dogfennau-yn-gyntaf yn gadael i rywun mewn cylchfa amser arall gyfrannu’n llawn, yn gadael i ymunwyr newydd a chontractwyr sefydlu trwy ddarllen, ac yn gadael cofnod parhaol. Cadwch amser cydamserol ar gyfer cydweithio gwirioneddol, adeiladu perthynas, a chlirio amwysedd yn gyflym. Amddiffynnwch flociau mawr o amser ffocws rhag dernogi cyfarfodydd.

Gweithio’n dda ar draws cylchfaoedd amser, contractwyr, a gwerthwyr

Gweithluoedd dosbarthedig a chymysg yw’r norm ar raddfa. Dyluniwch ar gyfer ”dilyn-yr-haul,” lle mae trosglwyddiadau’n ysgrifenedig ac yn gyflawn, nid ar lafar. Gosodwch ychydig oriau craidd sy’n gorgyffwrdd ar gyfer y cyswllt cydamserol sydd ei angen arnoch, a rhannwch boen amseroedd cyfarfod anghyfleus yn deg yn hytrach na baich bythol ar yr un rhanbarth. Ar gyfer contractwyr a gwerthwyr, buddsoddwch yn ychwanegol mewn cyd-destun ysgrifenedig, rhyngwynebau clir, ac offer a rennir, gan nad oes ganddynt y wybodaeth ddealledig y mae eich staff parhaol yn ei chronni. Dewch â gwerthwyr i mewn i’r un byrddau gweladwy a dogfennaeth yn lle eu rheoli trwy sianel ar wahân, anhryloyw. Lle gallwch, strwythurwch gontractau o amgylch canlyniadau yn hytrach nag oriau.

Cyfaddawdau: manteision ac anfanteision

Dull	Manteision	Anfanteision
Agile (rhyngweithiadau rhanddeiliaid)	Cydweithio uchel a’r gwerth cyflymaf	Angen ymddiriedaeth a hyblygrwydd
Scrum (sbrintiau amser-focsiedig)	Cyfradd reolaidd, rhythm rhagweladwy, myfyrdod adeiledig	Gorbenion seremoni; ffit gwael i waith wedi’i yrru gan darfu
Kanban (llif parhaus, uchafswm gwaith-ar-y-gweill)	Hyblyg, yn dinoethi tagfeydd, da ar gyfer gweithrediadau	Llai o rythm; angen disgyblaeth i gyfyngu gwaith-ar-y-gweill
SAFe / fframwaith graddio trwm	Strwythur, hyfforddiant, cyfarwydd i sefydliadau mawr a llywodraeth	Yn ailgyflwyno hierarchaeth a throsglwyddiadau; gall fygu ystwythder
LeSS / graddio ysgafn	Yn aros yn agos at egwyddorion lean	Yn mynnu newid sefydliadol dwfn
Asyncronig / dogfennau-yn-gyntaf	Yn graddfa ar draws cylchfaoedd amser; parhaol; cynhwysol	Arafach ar gyfer pynciau amwys; angen disgyblaeth ysgrifennu

Y cyfaddawd cyffredinol yw cydgysylltu yn erbyn ymreolaeth, a strwythur yn erbyn addasadwyedd. Mae mwy o fframwaith a mwy o gydgysylltu cydamserol yn prynu rhagweladwyedd ac aliniad, ar draul cyflymder, gorbenion, a grymuso timau. Mae llai o fframwaith yn prynu cyflymder a pherchnogaeth, ar draul camaliniad posibl ar draws llawer o dimau. I’r rhan fwyaf o sefydliadau mawr, yr ateb gorau yw cyfradd a rennir leiaf ynghyd ag arferion ysgrifenedig cryf. Mae hynny’n lleihau’r baich cydgysylltu wrth ei ffynhonnell yn hytrach na’i reoli â phroses drymach.

Cwestiynau i’w trafod gyda’ch tîm

Os yw arweinyddiaeth eisiau’r rhagweladwyedd y mae fframwaith graddio’n ei addo, sut y byddwch yn rhoi hynny iddynt heb ailgyflwyno’r trosglwyddiadau yr oedd ystwyth i fod i’w dileu? Mae mentrau mawr a rhaglenni llywodraeth yn aml yn gorfodi cynllunio ystafell-fawr arddull-SAFe ac adrodd giât-gyfnod gan fod cyrff goruchwylio’n mynnu rhagolygon a chydgysylltu y gallant eu gweld. Mae’r ystyriaethau cystadleuol yn wirioneddol: mae angen rhagweladwyedd ac aliniad ar arweinyddiaeth ar draws llawer o dimau, ac mae fframweithiau trwm yn prynu hynny ar draul cyflymder, gorbenion, ac union y trosglwyddiadau sy’n arafu cyflenwi. Dewch â thystiolaeth i’r drafodaeth, megis faint o’r wythnos waith sy’n diflannu i mewn i ddigwyddiadau cynllunio a chydgysylltu dibyniaeth traws-dîm, ac a yw’r digwyddiadau hynny’n dileu dibyniaethau neu’n dim ond eu dwyn i’r amlwg. Y symudiad cryfach yw graddio trwy leihau’r angen i gydgysylltu trwy dopoleg tîm, yna bodloni adrodd o fyrddau byw a rhyngwynebau ysgrifenedig yn hytrach na marathonau cynllunio. Penderfynwch pa gydgysylltu sy’n real a pha un sy’n seremoni, a rhowch i arweinyddiaeth y rhagolwg sydd ei angen arnynt o ddata trwybwn ac amser-cylchred yn hytrach na gorbenion fframwaith.
Beth fyddwch chi’n mewn gwirionedd ei wneud i atal cyflymder rhag cael ei droi’n fetrig cynhyrchedd traws-dîm? Mae pwyntiau stori’n helpu un tîm i gynllunio ei waith byr-dymor ei hun, ac maent yn dod yn ddiwerth y foment y’u cymherir ar draws timau neu eu gosod fel targed, gan mai chwyddiant pwyntiau yw’r ymateb rhesymegol. Mewn sefydliad mawr, mae’r dynfa i rolio cyflymder i fyny i mewn i ddangosfwrdd y mae cadeirwyr yn ei gymharu’n gryf, ac mae’n distaw lygru’r amcangyfrifon y mae’r timau’n dibynnu arnynt. Dewch â thystiolaeth o drifft: a yw pwyntiau’n chwyddo dros amser, a yw timau’n padio amcangyfrifon, a yw unrhyw un yn cael ei raddio yn ôl cyflymder? Ffafriwch gyfrif trwybwn a defnyddio data amser-cylchred hanesyddol ar gyfer unrhyw ragolwg sy’n gadael y tîm, a chyfathrebwch amcangyfrifon fel amrediadau dan ansicrwydd yn hytrach nag addewidion. Dylai’r ateb gynhyrchu cytundeb penodol na fydd cyflymder byth yn gadael y tîm, a bod rhagolygu traws-dîm yn defnyddio metrigau llif yn lle hynny.
Beth yw eich bar pendant ar gyfer “wedi’i ysgrifennu i lawr,” a pha benderfyniadau sydd mewn gwirionedd yn dal angen sgwrs gydamserol? Mae rhagosodiad dogfennau-yn-gyntaf yn beth sy’n graddfa ar draws cylchfaoedd amser, contractwyr, a gwerthwyr, ac mae’n costio disgyblaeth ysgrifennu wirioneddol nad oes gan bawb eto. Byddwch yn benodol am y bar: a yw tocyn yn cario digon o gyd-destun i weithredu arno heb alwad fyw, a yw penderfyniadau’n glanio mewn cofnod parhaol, a yw’r cyfarfodydd na allwch eu hosgoi wedi’u cofnodi a’u crynhoi? Ar gyfer mentrau a rhaglenni llywodraeth sy’n cyfuno staff parhaol â chontractwyr sydd heb wybodaeth ddealledig, y cyd-destun ysgrifenedig yw’r hyn sy’n gadael i weithlu cymysg, dosbarthedig gyfrannu’n llawn. Y cyfaddawd yw bod pynciau amwys neu ddadleuol yn aml yn gyflymach i’w datrys yn gydamserol, felly enwch y rheini’n benodol a chadwch amser cydamserol prin ar eu cyfer. Penderfynwch pwy sy’n dwyn cost adeiladu’r arferiad ysgrifennu ac amseroedd cyfarfod anghyfleus, a rhannwch y gost honno’n deg yn hytrach na baich bythol ar yr un rhanbarth.
Pa un o’n seremonïau presennol fyddai’n goroesi pe baem yn barnu pob un yn bur ar sail a yw’n byrhau adborth, yn lleihau maint batsh, neu’n cynyddu eglurder? Mae seremonïau’n cronni’n ddistaw: sefyll-i-fyny yma, sesiwn mireinio yno, adolygiad ac ôl-drafodaeth a digwyddiad cynllunio, nes bod tîm mawr yn treulio mwy o’i wythnos mewn cyfarfodydd cylchol nag yn y gwaith y mae’r cyfarfodydd hynny i fod i’w wasanaethu. Mae’r ystyriaethau cystadleuol yn real, gan y gall defod sy’n teimlo fel gorbenion pur i un person fod yr unig le y mae tîm dosbarthedig yn adeiladu cyd-destun a rennir neu’n dwyn rhwystr i’r amlwg. Dewch â thystiolaeth i’r drafodaeth: cyfanswm oriau cyfarfod cylchol fesul person fesul wythnos, presenoldeb ac ymgysylltiad ym mhob seremoni, a pha benderfyniad neu signal y mae pob un mewn gwirionedd yn ei gynhyrchu na allai ddod o ddiweddariad ysgrifenedig. Ar gyfer menter neu raglen lywodraeth lle mae pob tîm yn rhedeg yr un gyfradd orfodedig, mae’r gost gyfansymiol yn enfawr, felly cytunwch ar brawf penodol y mae’n rhaid i bob seremoni ei basio i gadw ei slot, a byddwch yn barod i dorri neu uno’r rhai sy’n parhau dim ond trwy arferiad.
Pan fo gwaith yn stopio, a ydym yn gwybod ble y mae mewn gwirionedd yn aros, ac a ydym yn rheoli llif neu ddim ond staffio? Yn y rhan fwyaf o waith gwybodaeth mae tasg yn treulio llawer mwy o’i hoes yn aros mewn ciwiau, trosglwyddiadau, ac adolygiad nag yn cael ei gweithio’n weithredol, ac eto mae timau’n reddfol yn ymateb i gyflenwi araf trwy ychwanegu pobl neu wthio am ddefnydd uwch, sy’n hwyhau ciwiau yn hytrach na’u byrhau. Y tyndra yw bod cyfyngu gwaith-ar-y-gweill yn teimlo fel gadael capasiti’n segur, ac mae pobl sy’n edrych yn segur yn peri anesmwythder i reolwyr a chyrff goruchwylio. Dewch â’r dystiolaeth sy’n dinoethi’r gwirionedd: dosraniadau amser-cylchred, cymhareb amser gweithredol i gyfanswm amser arwain, ble mae eitemau’n eistedd wedi’u rhwystro ar eich bwrdd, a sut y mae uchafswm gwaith-ar-y-gweill (cap ar sawl eitem sydd ar hedfan ar unwaith) yn newid trwybwn pan fyddwch yn ei orfodi. Ar gyfer sefydliad mawr neu lywodraethol a fesurir ar ddefnydd staff, mae hyn yn ail-fframio’r targed o gadw pawb yn brysur i gadw gwaith gorffenedig yn llifo, ac mae’r shifft honno’n aml y lifer unigol mwyaf ar gyflymder cyflenwi.
Sut y bydd ein ffordd o weithio’n amsugno’r bobl nad ydynt yn staff parhaol yn eistedd yn ein cylchfa amser graidd, y contractwyr, gwerthwyr, a rhanbarthau lawer o oriau i ffwrdd o’r pencadlys? Ar raddfa, gweithlu cymysg, dosbarthedig yw’r norm, ac mae arferion wedi’u tiwnio ar gyfer tîm craidd cydleoledig yn distaw eithrio pawb arall: y gwerthwr a reolir trwy sianel breifat, y contractwr heb y cyd-destun dealledig, y rhanbarth nad yw ei ddiwrnod gwaith byth yn gorgyffwrdd â chyfarfod penderfynu. Mae’r ystyriaethau’n tynnu yn erbyn ei gilydd, gan fod rhyngwynebau ysgrifenedig tynnach a throsglwyddiadau ysgrifenedig cyflawn yn costio disgyblaeth wirioneddol ac yn arafu’r cydgysylltu anffurfiol cyflym y mae grŵp cydleoledig yn ei fwynhau. Dewch â thystiolaeth megis pwy sy’n absennol yn arferol o’r cyfarfodydd lle gwneir penderfyniadau, pa mor aml y mae rhanbarthau i ffwrdd wedi’u rhwystro’n aros am drosglwyddiad, ac a yw gwerthwyr yn gweithio ar yr un byrddau gweladwy â staff neu mewn trac anhryloyw ar wahân. Ar gyfer mentrau a rhaglenni llywodraeth sy’n cyfuno staff parhaol, contractwyr, a gwerthwyr ar draws llawer o gylchfaoedd amser dan adrodd gorfodol, triniwch arfer ysgrifenedig, tryloyw, dilyn-yr-haul fel y llinell sylfaen sy’n gadael i’r gweithlu cyfan gyfrannu, a rhannwch faich yr oriau anghyfleus yn hytrach na’i osod bob amser ar yr un rhanbarth.

Lens sector

Cwmni newydd. Gyda llond llaw o bobl ac ychydig o redfa, hepgorwch y catalog seremoni a rhedwch ar y llif ysgafnaf posibl: bwrdd a rennir, diweddariad dyddiol ysgrifenedig byr, a phenderfyniadau wedi’u dal mewn dogfen fel nad oes neb wedi’i rwystro’n aros i gydweithiwr ddeffro. Gwnewch ysgrifennu’n rhagosodiad o’r diwrnod cyntaf, gan fod yr arferiad asyncronig yn llawer rhatach i’w adeiladu ar bum person nag i’w ôl-osod ar hanner cant. Peidiwch â mabwysiadu fframwaith graddio na fydd ei angen arnoch am flynyddoedd; eich mantais yw bod gennych bron ddim byd i’w gydgysylltu, felly amddiffynnwch hynny.

Busnes bach. Heb hyfforddwr ystwyth na rheolwr cyflenwi ar y staff a chyllideb dynn, ffafriwch arfer parod dros fframweithiau a brynwyd sy’n cario costau hyfforddi a thystysgrifo na allwch eu cyfiawnhau. Dewiswch un fethodoleg sy’n ffitio eich gwaith, Kanban ar gyfer gwaith gwasanaeth wedi’i yrru gan darfu neu gyfradd Scrum ysgafn ar gyfer gwaith prosiect, a gwrthwynebwch y dynfa i brynu teclyn trwm pan fo bwrdd syml a thocynnau clir yn gwneud y gwaith. Treuliwch eich ymdrech gydgysylltu prin ar ysgrifennu pethau i lawr fel nad yw tîm bach yn cael ei gadw’n wystl gan gof un person.

Menter. Ar draws llawer o dimau, cost gydgysylltu a chysondeb yw’r broblem: cyfradd a rennir leiaf, diffiniad cyffredin o’r hyn y mae “wedi’i ysgrifennu i lawr” yn ei olygu, a metrigau llif sy’n rholio i fyny heb droi cyflymder yn darged traws-dîm. Graddiwch trwy leihau’r angen i gydgysylltu trwy dopoleg tîm yn hytrach na sownd-glymu fframwaith sy’n ailgyflwyno trosglwyddiadau, a llywodraethwch y ffordd o weithio fel rhywbeth yr ydych yn ei diwnio o dystiolaeth, nid cyflwyniad un-tro. Safonwch y rhyngwynebau a’r adrodd fel bod goruchwyliaeth yn cael ei fodloni o fyrddau byw yn hytrach na marathonau cynllunio.

Llywodraeth. Mae rheolau caffael, giatiau cyfnod gorfodol, ac atebolrwydd cyhoeddus yn siapio pob dewis, ac mae gweithluoedd cymysg o staff parhaol, contractwyr, a gwerthwyr yn ymestyn ar draws llawer o gylchfaoedd amser dan adrodd cynnydd gofynnol. Ffafriwch ffordd o weithio dogfennau-yn-gyntaf, tryloyw lle mae pob darn o waith yn cario cyd-destun ysgrifenedig llawn ar fwrdd gweladwy i staff a gwerthwyr fel ei gilydd, fel bod adroddiadau statws yn dod yn syth o’r cofnod yn hytrach na chyfarfodydd ar wahân. Strwythurwch gontractau gwerthwyr o amgylch canlyniadau a gweladwyedd a rennir yn hytrach na bilio oriau anhryloyw, a thriniwch y llwybr ysgrifenedig, archwiliadwy fel ased cydymffurfio yn hytrach na gorbenion.

Enghreifftiau

Cwmni newydd. Mae cwmni newydd wyth-person dosbarthedig yn hepgor catalog seremoni llawn Scrum ac yn rhedeg ar fwrdd Kanban a rennir ynghyd â diweddariad dyddiol ysgrifenedig byr yn Slack. Gan fod y ddau sylfaenydd yn eistedd mewn cylchfaoedd amser gwahanol, maent yn gwneud ysgrifennu’n rhagosodiad o’r diwrnod cyntaf: mae pob penderfyniad yn glanio mewn dogfen, fel nad oes neb wedi’i rwystro’n aros i’r llall ddeffro. Pan fyddant yn ddiweddarach yn cyflogi mewn trydedd gylchfa amser, dim ond darllen yn bennaf yw sefydlu, ac mae’r arferiad asyncronig yn graddfa heb newid. Y cyfarfod statws cydamserol, yr arfer na fabwysiadwyd ganddynt erioed, yw’r un nad ydynt byth yn ei golli.

Menter. Cyflwynodd banc rhyngwladol fframwaith graddio ar draws cannoedd o dimau, yn gyflawn â chynllunio ystafell-fawr chwarterol. Gwellodd aliniad ar bapur, ond arafodd cyflenwi. Treuliodd timau ddyddiau mewn digwyddiadau cynllunio a chydgysylltu dibyniaethau traws-dîm y daeth y fframwaith â hwy i’r amlwg ond na’u dileodd. Cywirodd y banc ei gwrs. Cadwodd dim ond yr aliniad traws-dîm ysgafn yr oedd wir ei angen, ailstrwythurodd dimau i berchen ar eu ffrydiau gwerth o ben i ben, a symudodd y rhan fwyaf o gydgysylltu i rhyngwynebau ysgrifenedig a diweddariadau asyncronig. Syrthiodd amser arwain cyflenwi, a chrebachodd y marathonau cynllunio blinderus i gydamseriadau ffocysedig, achlysurol.

Llywodraeth. Gweithiodd asiantaeth lywodraeth yn cyflenwi gwasanaethau dinasyddion ar draws staff parhaol mewn un rhanbarth a thimau contractwyr mewn dau arall, gan ymestyn ar draws llawer o gylchfaoedd amser, dan adrodd cynnydd gorfodol. Mabwysiadodd ffordd o weithio dogfennau-yn-gyntaf, seiliedig ar Kanban. Roedd pob darn o waith yn cario cyd-destun ysgrifenedig llawn ar fwrdd a rennir gweladwy i staff a gwerthwyr fel ei gilydd. Roedd trosglwyddiadau rhwng rhanbarthau’n ysgrifenedig ac yn gyflawn. Daeth adroddiadau statws gofynnol yn syth o’r bwrdd yn hytrach na chyfarfodydd ar wahân. Gadawodd hyn i weithlu dosbarthedig, cymysg gydweithio’n barhaus, bodlonodd adrodd goruchwyliaeth fel sgil-gynnyrch, a thorrodd ddibyniaeth yr asiantaeth ar gyfarfodydd traws-cylchfa-amser anodd-eu-hamserlennu.

Achos busnes: cymhellion, ROI, a TCO

Mae’r ddadl economaidd yn gorffwys ar effeithlonrwydd llif. Yn y rhan fwyaf o waith gwybodaeth, mae’r amser y mae uned o waith yn ei dreulio’n cael ei gweithio’n weithredol yn ffracsiwn bach o’i chyfanswm amser arwain. Aros yw’r gweddill: mewn ciwiau, mewn cyfarfodydd, mewn trosglwyddiadau, mewn bylchau cylchfa amser. Mae ffyrdd o weithio sy’n lleihau maint batsh, yn cyfyngu gwaith-ar-y-gweill, ac yn disodli tagfeydd cydamserol â llif ysgrifenedig asyncronig yn ymosod ar yr aros hwnnw’n uniongyrchol. Yr elw yw amseroedd arwain byrrach a thrwybwn uwch heb ychwanegu pobl, ynghyd â llai o namau, gan fod adborth yn cyrraedd yn gynt tra bo’r cyd-destun yn ffres.

Pwyswch gost mabwysiadu yn erbyn cost y status quo. Mae dogfennau-yn-gyntaf, asyncronig, a llif lean yn costio’n bennaf newid mewn arferion a rhywfaint o fuddsoddiad ymlaen llaw mewn ysgrifennu ac offer. Nid oes angen trwyddedau drud arnynt. Mae fframweithiau graddio trwm, i’r gwrthwyneb, yn cario cost wirioneddol: hyfforddiant, tystysgrifo, rolau pwrpasol, a gorbenion parhaus digwyddiadau cynllunio mawr. Dim ond angenrheidiau cydgysylltu gwirioneddol sy’n cyfiawnhau hynny. Mae cost gwneud dim yn ymddangos fel calendrau dirlawn-cyfarfod, cyfranwyr o bell wedi’u heithrio, seremonïau addoli-cargo sy’n treulio amser heb wella canlyniadau, a chyflenwi araf. I wneud yr achos i arweinyddiaeth, mesurwch amser arwain cyflenwi, amlder defnyddio, a’r ffracsiwn o’r wythnos waith a gollir i gyfarfodydd gwerth-isel. Mae gwelliannau bach mewn llif ar draws gweithlu mawr yn cyfansymio’n gynyddion capasiti mawr.

Gwrth-batrymau a pheryglon

Ystwyth addoli-cargo: perfformio seremonïau heb yr egwyddorion sydd oddi tanynt.
Cyflymder fel targed: yn gwahodd chwyddiant pwyntiau ac yn dinistrio defnyddioldeb y metrig.
Addoli fframwaith: gorfodi SAFe neu dempled “model Spotify” heb ystyried ffit.
Amcangyfrifon fel ymrwymiadau: trin rhagolygon dan ansicrwydd fel addewidion rhwymol.
Diwylliant wedi’i yrru gan gyfarfodydd: rhagosod i alwadau cydamserol sy’n eithrio cylchfaoedd amser eraill.
Penderfyniadau heb eu dogfennu: gwybodaeth wedi’i dal ym mhennau pobl a sgyrsiau’r gorffennol.
Blychau du gwerthwyr: rheoli contractwyr trwy sianeli ochr anhryloyw yn lle gweladwyedd a rennir.
Obsesiwn defnyddio: mwyafu prysurdeb pawb yn hytrach na llif gwaith gorffenedig.

Model aeddfedrwydd

Lefel 1, Cychwyn. Mae proses yn ddigyswllt neu’n addoli-cargo; mae timau’n perfformio seremonïau benthyg heb yr egwyddorion sydd y tu ôl iddynt, neu’n byrfyfyrio heb ddull a rennir o gwbl. Mae cyfathrebu wedi’i yrru gan gyfarfodydd ac heb ei ddogfennu, mae penderfyniadau’n byw ym mhennau pobl, a thrinnir amcangyfrifon fel addewidion. Caiff cyfranwyr dosbarthedig, contractwyr, a chylchfaoedd amser i ffwrdd eu cydgysylltu ar lafar a’u gadael wedi’u rhwystro pryd bynnag y mae’r person cywir yn cysgu.
Lefel 2, Datblygu. Mae timau unigol yn mabwysiadu methodoleg enwedig megis Scrum neu Kanban ac yn ei dilyn gyda pheth cysondeb, ond mae arfer yn amrywio o dîm i dîm ac mae’r seremonïau’n aml yn rhemp. Mae rhai timau’n ysgrifennu dogfennau dylunio a chofnodion penderfyniad tra bo eraill yn dal i ddibynnu ar gyfarfodydd. Mae amcangyfrif a chydgysylltu’n digwydd, ond heb far a rennir o’r hyn y mae “wedi’i ysgrifennu i lawr” yn ei olygu, felly mae cyd-destun yn dal i ollwng ac mae trosglwyddiadau traws-dîm yn aros yn drwm.
Lefel 3, Safoni. Dewisir arferion yn fwriadol i ffitio’r gwaith a’u dogfennu fel disgwyliad ar draws y sefydliad: cyfradd a rennir leiaf, bar diffiniedig ar gyfer cyd-destun ysgrifenedig mewn tocynnau a chofnodion penderfyniad, cyfathrebu dogfennau-yn-gyntaf asyncronig fel rhagosodiad, ac amcangyfrif a ddefnyddir ar gyfer sgwrs yn hytrach na rheolaeth. Gorfodir y safon yn gyson, fel y gall contractwr neu ymunwr newydd mewn unrhyw dîm sefydlu trwy ddarllen, ac mae gwerthwyr yn gweithio ar yr un byrddau gweladwy â staff.
Lefel 4, Rheoli. Mesurir y ffordd o weithio yn erbyn llinellau sylfaen yn hytrach na’i chymryd yn ganiataol. Mae timau’n olrhain amser arwain cyflenwi, dosraniadau amser-cylchred, amlder defnyddio, trwybwn, a’r ffracsiwn o’r wythnos waith a gollir i gyfarfodydd gwerth-isel, ac maent yn gwylio am gyflymder yn cael ei gemio trwy chwyddiant pwyntiau. Gorfodir uchafswm gwaith-ar-y-gweill ar sail tystiolaeth, rheolir llif yn hytrach na defnydd, a’r data, nid barn, sy’n penderfynu pa seremonïau sy’n cadw eu slot a lle mae ciwiau’n hwyhau. Daw adrodd i arweinyddiaeth a chyrff goruchwylio’n syth o’r metrigau byw hyn.
Lefel 5, Cyfundrefnu. Mae’r sefydliad yn tiwnio ei ffordd o weithio’n barhaus o fetrigau llif a thystiolaeth ôl-drafodaeth, ac mae’r angen cydgysylltu wedi’i leihau wrth ei ffynhonnell trwy dopoleg tîm yn hytrach na’i reoli â phroses drymach. Mae ffyrdd o weithio, metrigau cyflenwi, a dylunio sefydliadol wedi’u hintegreiddio ac yn addasu wrth i’r gweithlu, y farchnad, a’r darlun rheoliadol newid; mae timau dosbarthedig, cymysg o staff, contractwyr, a gwerthwyr ar draws llawer o gylchfaoedd amser yn cydweithio’n llyfn, ac ymddeolir arferion sy’n peidio ag ennill eu cost heb seremoni.

Syniadau ar gyfer trafodaeth

Pa rai o’n seremonïau y byddem yn eu cadw pe baem yn eu barnu’n bur ar y gwerth y maent yn ei greu?
A ydym yn graddio trwy ychwanegu fframwaith neu trwy leihau’r angen i gydgysylltu?
A yw ein cyflymder yn gymorth cynllunio neu’n darged yr ydym yn ei gemio’n ddistaw?
Pa benderfyniadau a statws sy’n byw dim ond mewn cyfarfodydd a chofion pobl, ac a ddylent gael eu hysgrifennu?
Cylchfa amser pwy sy’n dwyn cost ein cyfarfodydd cydamserol, ac a yw hynny’n deg?
A yw ein contractwyr a’n gwerthwyr yn gweithio yn yr un llif gweladwy â’n staff?

Casgliadau allweddol

Mabwysiadwch yr egwyddorion y tu ôl i fethodolegau, nid dim ond eu defodau.
Dewiswch Agile, Kanban, neu gyfuniad i ffitio’r gwaith; ffafriwch fatsys bach ac adborth cyflym.
Ymdriniwch â fframweithiau graddio’n amheus; graddiwch trwy leihau cydgysylltu, nid ychwanegu proses.
Defnyddiwch amcangyfrifon ar gyfer sgwrs a rhagolygu, byth fel targedau cynhyrchedd nac addewidion.
Rhagosodwch i gyfathrebu asyncronig, dogfennau-yn-gyntaf fel y gall timau mawr, dosbarthedig, cymysg gydweithio.
Optimeiddiwch ar gyfer canlyniadau a llif, nid gweithgaredd na defnydd.

Cyfeiriadau a darllen pellach

David J. Anderson, “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business”
Donald Reinertsen, “The Principles of Product Development Flow”
Mary and Tom Poppendieck, “Lean Software Development: An Agile Toolkit”
Craig Larman and Bas Vodde, “Large-Scale Scrum (LeSS)”
Nicole Forsgren, Jez Humble, Gene Kim, “Accelerate” (delivery metrics)
The Agile Manifesto and its twelve principles
Henrik Kniberg, “Scaling Agile @ Spotify” (with the caution that it is a snapshot, not a model)
GitLab’s public Handbook on asynchronous, remote-first working